Digitalisaatio järjestöissä

2.4.2014 14:54

Vuosikello auttaa arjenhallinnassa

Kohtaamme asiakaspalvelussa tilanteita, joissa asiakkaamme on havahtunut siihen, että aika on ajanut ohitse eli jokin yksittäinen asia, esim. jäsenlaskutus tai raportointi on tehtävä pikapuoliin ja työn valmistelevat toimet ovat jääneet muun kiireen jalkoihin. Tämä saattaa aiheuttaa ylimääräisiä paineita, jolloin osa tärkeistä asioista unohtuu ja lopputulos ei ole toivotunlainen.

Ennakointi antaa pääkäyttäjälle aikaa reagoida ja valmistella tehtävää hyvissä ajoin ennen tehtävän toteutusta. Lisäksi pääkäyttäjä voi tarpeen vaatiessa tilata Avoinelta esimerkiksi laskupohjien päivityksen tai rekisterissä olevien tietojen massapäivityksen. Vuosikello helpottaa tulevien toimien hahmotusta. Vuosikelloajattelua voisikin pitää rekisterin ylläpidon kannalta yhtenä toimivimmista malleista. Vuosikello voi kattaa koko organisaation tai vain pääkäyttäjän omat arkiaskareet. Vuosikelloon voi kirjata seuraavia asioita:

  • Jäsen-, lehti- karhulaskutuksen ajankohdat sekä niitä edeltävät tehtävät
  • Aikataulut jäsenmaksujen tilityksille / varojenjaolle
  • Organisaation sisäiset kokoukset, joissa hyödynnetään rekisterin tietosisältöä
  • Lehden julkaisuaikataulut
  • Rekisterin tietosisällön raportointihetket ja käytettävät raportit kriteereineen
  • Ajankohdat, jolloin organisaatio tarvitsee Avoinen apua esim. laskutuksessa tai tietojen päivityksissä
  • Tietosisällön tarkistus- ja siivoushetket
  • Ammattiyhdistyksien jäsenmaksujen verottajailmoituksien ajankohdat tai työnantajaviitteiden toimittamiset uudelle jäsenvuodelle

Vuosikellosta on hyötyä pääkäyttäjälle itselleen ja myös liitolle. Toiminnan suunnittelu ja ennakointi helpottaa rekisterin käyttöä sekä parantaa arjen sujumista. Vuosikellon hyötyjä ovat ainakin seuraavat asiat:

  • Antaa mielenrauhan, kun tärkeät rekisterin ylläpitoon liittyvät asiat ovat vuoden ajalta hahmotettu ja valmiiksi aikataulutettu
  • Mahdollistaa tehtäviin valmistautumisen maltilla ja huolella
  • Tuo esille mahdolliset loma-aikojen ja hoidettavien asioiden päällekkäisyydet
  • On apuna pääkäyttäjän sijaiselle tai seuraajalle
  • Auttaa valmistautumaan uuteen jäsenvuoteen

Meitä avoinelaisia asiakkaan vuosikelloajattelu auttaa niin, että osaamme olla paremmin läsnä asiakkaidemme arjessa. Arkeemme kuuluu asiakkaidemme avustaminen erilaisissa vuosikelloon kirjatuissa töissä.  Aikataulutamme asiakkaidemme työtilaukset aina työlistalle. Jotta voimme varmistaa työn toteutuksen asiakkaan toivomana aikatauluna, toivomme töiden tilausta hyvissä ajoin. Mitä aikaisemmassa vaiheessa saamme tiedon avuntarpeesta, sitä paremmin saamme sen osaksi työlistojamme haluttuun ajankohtaan.