Digitalisaatio järjestöissä

30.1.2014 10:51

Vuoden 2014 jäsenmaksulaskutus Hilpeälän kuvitteellisessa omakotiyhdistyksessä

Hilpeälän omakotiyhdistyksessä on 20 aktiivista jäsentä. Osa tavoitetaan hyvin sähköpostilla, osa ei ole vielä astunut sähköpostimaailmaan ja osalle sähköposti ei enää näy menevän perille. Vuosittainen jäsenlasku kuitenkin saadaan vaivatta kaikille, miten se käy?

Anna jäsenistön määritellä laskun lähetystapa

Hilpeälässä ollaan rahojen suhteen tarkkoja, joten laskut lähetetään sähköpostitse niille jäsenille, jotka oletettavasti saadaan kiinni sähköpostilla. Toissijaisesti laskut lähetetään perinteisinä kirjeinä. Erikokoisia jäsenmaksuja yhdistyksessä on kaksi, perusjäsenet maksavat 50 €, seniori- ja kannatusjäsenet 25 € vuodessa.

Näin Hilpeälässä toimitaan (klikkaa kuvia):

jäsenlasku-1

1. Lähetetään jäsenmaksulaskut perusjäsenille, joilla sähköposti toimii

Tämä tapahtuu kuvassa näkyvällä tavalla. Suodatetaan perusjäsenet sähköpostiosoitteen tilan mukaan.

jäsenlasku-2

2. Lähetetään jäsenmaksulaskut seniori- ja kannatusjäsenille, joilla sähköposti toimii

Sama suodatus, mutta eri jäsentyyppivalinnalla. Muistetaan muuttaa jäsenlaskun summaksi 25 €.

Tämän jälkeen jäljellä on enää jäseniä, joilla sähköpostiosoite joko puuttuu tai ei viimeisimpien tietojen mukaan toimii. Siirrytään etanapostin maailmaan.

jäsenlasku-3

3. Lähetetään jäsenmaksulaskut kirjeinä perusjäsenille, joilla sähköposti ei toimi

Valitaan tällä kertaa sähköpostiosoitteen tilaksi vastakkaiset valinnat, eli "Puuttuu" tai "Virheellinen". Kuvasta huomataan, että yhdelle jäsenelle ei löydy myöskään postiosoitetta, joten hänelle maksuohjeet toimitetaan parin viikon päästä yhdistyksen seuraavassa kokouksessa.

jäsenlasku-4

4. Lähetetään jäsenmaksulaskut kirjeinä seniori- ja kannatusjäsenille, joilla sähköposti ei toimi

Taas sama suodatus, mutta eri jäsentyyppivalinnalla ja summamuutoksella.

Hilpeälän viimevuotinen puheenjohtaja on lisäksi jo hoitanut pankkiyhteysvaltuutuksen kuntoon, joten viitetiedot noudetaan viikottain pankkitililtä yhdistyksen jäsenrekisteriin. Vuoden 2014 osalta homma on siis pulkassa muutamassa minuutissa!

Toimisiko tällainen malli teidän yhdistyksessänne?

Hilpeälän kuvitteellista omakotiyhdistystä isommilla yhdistyksillä voi olla monipuolisempia tarpeita, esimerkiksi useampia jäsentyyppejä, perhejäsenyyksiä tai muuta vastaavaa. Yhdistysavain Rekisteri tarjoaa kuitenkin erinomaiset työkalut näitäkin tilanteita varten, joiden käyttö toivottavasti avautuu tämän kirjoituksen avulla.

Mikäli haluaisitte toivoa laskutuspuoleen parannuksia, antakaa äänenne kuulua Ideafoorumilla! Voitte myös esittää oman yhdistyksenne laskutukseen liittyviä kysymyksiä tämän kirjoituksen kommenteissa - vastaamme parhaamme mukaan. :)

Mitä jäsenmaksulaskutus teidän yhdistyksessänne vaatii?