Digitalisaatio järjestöissä

30.12.2013 10:27

Varaa 15 minuuttia - hoida tämän vuoden jäsenlaskutus ja maksuseuranta kuntoon!

Laskutuksen kanssa puuhastelu ei ole kovin mielenkiintoista. Nyt on keino hoitaa tämä välttämättömyys nopeammin!

[caption id="attachment_4794" align="aligncenter" width="469" caption="Raastaako jäsenmaksujen seuraaminen hermoja? Tee tänä vuonna asiat helpommin."][/caption]

Millaisia ovat muistosi yhdistyksesi viime vuoden laskutusprosessista? Kauanko kaikkeen tuohon meni aikaa?  Jos erityisiä huonoja muistoja ei ole, mutta laskutus tuli silti hoidetuksi, on yhdistykselläsi joko vähän jäseniä tai hyvät välineet.

Jos pintaan nousee karvaita ajatuksia alkuvuoden innostuksen tappaneesta laskutuskikkailusta varsinaisen toiminnan käynnistämisen sijaan, ehdotamme täksi vuodeksi tapaa joka ei sekään ole suoranaisesti viihdyttävä, mutta sitäkin nopeammin ohitse.

Luodaksesi ja lähettääksesi jäsenmaksulaskut ja seurataksesi maksujen saapumista tilille sinun tarvitsee tehdä vain neljä asiaa. Nämä vaativat noin 15 minuuttia istuskelua koneella sekä valtakirjan viemisen pankkkiin. Jos käytät jo Yhdistysavainta, voit hypätä suoraan kohtaan 2, jolloin selviät tietokoneella tehtävistä asioista ehkä jo alle 10 minuutissa.

TEE NÄIN:

1. Perusta Yhdistysavain Rekisteri osoitteessa www.yhdistysavain.fi/rekisteri/aloita/. Tämä vie aikaasi alle minuutin, ja pääset käyttämään tuotetta heti. Käyttöönotosta ei tarvitse maksaa mitään. Kuukausimaksuja ei ole. Ainoastaan lähetetyistä laskuista joutuu vähän maksamaan - luonnollisesti vain kappalemäärän mukaan.

2. Täytä yhdistyksen perustiedot. Sitten tulosta Rekisteristä valmis valtakirja. Riippuen tulostimesi nopeudesta tässä voi mennä kokonainen minuuttikin. Poikkea viemässä valtakirja pankkiin sopivan tilaisuuden tullen. Suosittelemme tekemään tämän pian - siten sinulla on taas yksi tylsä asia vähemmän mielessäsi.

3. Tuo jäsentiedot Rekisteriin Excel-tiedostosta. Tähän kannattaa varata viisi minuuttia aikaa - tai kymmenen siltä varalta että  kenttien ja sarakkeiden kohdistaminen vaatii pohdintaa. Tarvittaessa saat apua videosta sekä ohjeistosta. Jos excel-tiedostoa ei ole, jäsenet voi tietysti lisätä käsinkin.

[caption id="attachment_4835" align="alignright" width="300" caption="Erään laskun näkymä - klikkaa suuremmaksi"][/caption]

4. Luo Rekisterissä uusi lasku ja lähetä se asianomaisille. Arvioisimme, että tähän menee noin minuutti tai vähän enemmän riippuen siitä tiedätkö suoralta kädeltä kenelle laskun pitää lähteä.

Näiden vaiheiden jälkeen maksutiedot kirjautuvat automaattisesti Rekisteriin ja työsi on tehty. Ei varmaan kuulosta turhan pahalta?

5. Kerro muillekin tuntemillesi yhdistysaktiiveille, kuinka helppoa kaikki oli! Kommentoi Rekisterillä laskuttamista alla ja klikkaa epäröimättä tykkää-nappia kirjoituksen yläreunassa, jos tämä vinkki helpotti elämääsi.

Jos johonkin kohtaan tuhraantui minuutteja luvattua enemmän, kerro siitä meille. Luultavasti keksimme keinon kiertää viimeisenkin esteen, jos vain tiedämme siitä.