Digitalisaatio järjestöissä

29.10.2014 15:58

Vanhentuneiden jäsentietojen hinta

Oletko koskaan pysähtynyt pohtimaan mitä vanhentuneet jäsentiedot maksavat järjestöllesi? Jäsentietojen vanhentuminen ei ole pelkästään kiusallista tai epäkäytännöllistä, vaan myös taloudellinen rasite. Tiedot voivat vanhentua monesta syystä - henkilö voi vaihtaa nimeä, muuttaa toiseen osoitteeseen tai jopa kuolla. Ratkaisuja tietojen ajan tasalla pitämiseen on kuitenkin olemassa.

Ei tietoja, ei jäsentä

Jäsentietojen vanhentumisen seuraukset tuntuvat kipeästi silloin, kun arvokas tieto pitäisi saada menemään jäsenelle.  Jos kyseessä on jäsenmaksun maksamiseen tarvittava ohjeistus ja lasku, ollaan todellisissa ongelmissa. Jokainen lähetetty lasku maksaa rahaa - silti tätä on väistämättä yritettävä ennen kuin todetaan, ettei jäsentä tavoiteta. Tämän jälkeen jäsenelle joudutaan lähettämään karhulasku, joka ei sekään välttämättä löydä oikeaa vastaanottajaa väärillä osoitetiedoilla.

Maksun jäädessä lopulta maksamatta jäsen saadaan takaisin mukaan vasta hänen itsensä havahduttua tilanteeseen. Siihen voi mennä aikaa, ja tuossa vaiheessa järjestö on käyttänyt rahaa ja mahdollisesti (ainakin tilapäisesti) menettänytkin jäsenen. Lisäksi prosesseihin on mennyt järjestön työntekijän aikaa, jonka hän olisi voinut käyttää johonkin muuhun. 

Kenen vastuulla tietojen ajantasaisuuden pitäisi oikeastaan olla?

Perustilanteessa jokainen jäsen vastaa omien tietojensa ajantasaisuudesta – tästä harva on eri mieltä. Tiedot on kuitenkin vaikea muistaa päivittää joka paikkaan niiden muuttuessa, eikä voida realistisesti odottaa, että suuresta ihmisjoukosta jokainen muistaisi aina tehdä tämän ajallaan.  

On järkevää automatisoida jäsentietojen hallinta mahdollisimman pitkälle. Jäsenrekisterin kytkeminen Itellan osoitepäivityksiin antaa jäsenelle mahdollisuuden päivittää tietonsa vain yhteen paikkaan, jonne hän joka tapauksessa tekisi ilmoituksen osoitteen muuttumisesta. 

Tietueiden päivittäminen Itellan järjestelmästä jäsenrekisteriin ei ole ilmaista, mutta sen kokonaiskustannukset lähes aina alittavat tuloksettomiin laskuihin ja karhulaskuihin hukkaantuneen rahamäärän. 

Kuinka monta väärää osoitetietoa sinun järjestössäsi ilmaantuu vuosittain?

Oletetaan, että järjestössä on 3000 jäsentä, joille lähetetään lasku kerran vuodessa. Yksittäisen laskun hinnaksi muodostuisi vajaa euro. Kun tiedetään, että jäsenistä keskimäärin 20 prosenttia muuttaa osoitettaan vuoden aikana, merkitsee tämä lähtökohtaisesti noin 500 € edestä perille saapumattomia laskuja. Jos jokaiselle väärään osoitteeseen laskun saaneelle lähetetään karhulasku edellisen jäätyä maksamatta, kustannus kaksinkertaistuu. Yli 1000 € rahaa – eikä välttämättä montaakaan maksettua laskua.

Osoitetietojen päivittämisen hinta suoraan Itellan järjestelmästä on yleensä alle puolia euroa per tietue. Jos esimerkkijärjestön jäsenistä 600 tiedot päivitetään automaattisesti vuosittain, tulee tästä noin 300 euron kustannus.  Vaikka tämä määrä kaksinkertaistettaisiin, eivät kustannukset yllä lähellekään väärillä osoitetiedoilla lähetettyjen laskujen yllä mainittua hintaa - missä summassa ei ole edes huomioitu muita haittoja, kuten perille menemättömiä jäsenlehtiä, tyytymättömiä jäseniä ja mennyttä työaikaa.

Automaattisen osoitteiden päivityksen etuna on ennustettavuus: kustannukset voidaan arvioida edellisten vuosien muutosten perusteella etukäteen, ja laskutusprosessin lopputulosta ei tarvitse arvailla toisin kuin vääriin osoitteisiin lähetettyjen laskujen kanssa. 

Tietojen päivityksen automatisointi tuottaa järjestölle myös lisäetua näkyvyyden muodossa – osoitepäivitystä käyttävät organisaatiot saavat nimensä Itellan verkkosivuille ja logonsa paperiesitteisiin, joita jaetaan Itellan toimipisteissä.

Automatiikka ei voi huolehtia aivan kaikesta

Joissakin tilanteissa tietojen automaattinen päivittäminen Itellan järjestelmästä ei ole mahdollista. Tähän voi olla syynä esimerkiksi jäsenen itsensä asettama tietojenluovutuskielto. Vaikka tällaiset tapaukset olisivatkin ennemmin poikkeus kuin sääntö, on järkevää ottaa ne huomioon viestinnässä jäsenille. Kun käytettävissä on sähköinen jäsenpalvelu, jäsen voi päivittää omat tietonsa eri yhteyksissä. Jotta suuremmilta ongelmilta vältytään, onkin syytä jo tietojen keräämisen vaiheessa korostaa tarvetta päivittää osoitetiedot aika-ajoin, mikäli jäsen on estänyt tietojen luovuttamisen.

Osoitetietojen manuaalinen päivittäminen sujuu helpoimmin silloin, kun se on osa muuta, merkityksellistä toimintaa. Harva jäsen ryntää liiton verkkopalveluun ajatuksenaan ”nyt on sellainen tunne, että huvittaisipa tarkistaa omien jäsentietojeni ajantasaisuus!”. Osoitetietojen oikeiksi kuittaamista voi kuitenkin pyytää monessa muussakin yhteydessä – esimerkiksi jäsenille tarkoitettu osio verkkosivuilla voi ilmoittaa tästä tarpeesta silloin tällöin sopivissa yhteyksissä.

Jäsenlehti, jossa on kiinnostavaa ja merkityksellistä sisältöä, halutaan oikeaan osoitteeseen – siksi siitä kertovalla sivulla voi myös mainita osoitetietojen päivittämisestä. Tämän ohella on tietysti tärkeää, että tietojen päivittämismahdollisuus on selkeästi näkyvillä jokaiselle sisään kirjautuvalle jäsenelle.  Monimutkaisen navigaation taakse piilotetusta, teoriassa käyttökelpoisesta omien tietojen muokkauksesta ei ole suurinta mahdollista käytännön hyötyä.

Jäsentietojen pitäminen ajan tasalla tulee ehkä aina olemaan haaste, mutta sen ei onneksi tarvitse perustua yritykseen ja erehdykseen. Tuntemalla jäsenensä järjestö voi ymmärtää heidän toimintaansa ja suunnitella tiedon pohjalta parhaat, kustannustehokkaimmat käytännöt. 

 

Kuva: Flickr: n0r