Digitalisaatio järjestöissä

26.2.2016 10:26

Uutena Avoinella – järjestöpalveluista järjestöjen palveluun

Avoinen pitkäaikainen palveluvastaava, rekistereiden teknisen tuen rautainen ammattilainen, Sanna Judén jäi äitiyslomalle helmikuussa 2016. Olin onnekas ja sain tilaisuuden tulla rekrytoiduksi Sannan sijaiseksi Avoinen asiakaspalvelutyöhön. Tässä tekstissä kerron kuinka ensimmäiset viikkoni Avoinella ovat sujuneet.

Avoinen asiakkaasta Avoinen työntekijäksi

Ennen nykyistä työtehtävää työskentelin Avoinen asiakkaan, Suomen Ladun, palveluksessa. Aloitin työn Suomen Ladussa jäsensihteerin vuorotteluvapaan sijaisena. Sijaisuuden kuluessa otin haltuun yli 80 000 jäsenyyttä sisältävän räätälöidyn Ankkuri-järjestelmän toiminnallisuudet. Sijaisuuteni kuluessa dokumentoin jäsenrekisterin käyttöperiaatteet dokumentteihin ja videoihin.

Sain Avoinelta kutsun pääkäyttäjän opastustuokioon, jonka jälkeen kävin kaikissa Avoinen järjestämissä työpajoissa kartuttamassa osaamistani. Aistin työpajoissa käydessäni, että avoinelaiset ovat mukavaa sakkia ja myös toimintansa puolesta yritys vaikutti kiinnostavalta työnantajalta. Työntekijät tulivat tutummaksi kun lähetin palvelupyyntöjä asiakaspalvelun sähköpostiin ihmettelemistäni asioista järjestelmän käyttöön liittyen.

Kun Suomen Ladun työsuhde läheni loppuaan, lähetin Avoinelle avoimen hakemuksen, jossa ilmaisin kiinnostukseni työskennellä Avoinella. Aivan heti ei tärpännyt, ja jatkoin työskentelyä Suomen Ladussa tapahtumakoordinaattorin tehtävissä. Onnekseni (ja Sannan onneksi) äitiyslomauutiset aikaansaivat minulle toivotun puhelinsoiton: Tuletko Sannaa sijaistamaan? Kyllä tulen!

Räätälöityjä asiakasjärjestelmiä ja osaamisen kartuttamista

Ensimmäisinä viikkoina avoinelaisena olen päässyt perehtymään asiakaspalveluprosessiin ja saanut rekisteritiimin lämpimän vastaanoton sekä täyden tuen. Sannan ja minun yhteinen perehdytysaika jäi lyhyeksi, mutta sen sijaan olen nyt järjestelmäasiantuntijoiden hellässä huomassa.

Ensimmäinen ohje aloittaessani oli, että aiemmassa työssä käyttämäni järjestelmän perustoiminnallisuudet mielessä pitäen kaiken muun aiemmin oppimani voin unohtaa. Asiakkainamme on noin 250 liittoa, joista useilla on räätälöintejä järjestelmissään. Saamme asiakaspalveluun monen tasoisia palvelupyyntöjä. Joihinkin palvelupyynnöistä voi hyvin vastata perustiedoilla, mutta osaan vastatessa täytyy huomioida asiakkaan järjestelmän räätälöidyt ominaisuudet. Siksi on tärkeää, että teen läheistä yhteistyötä asiantuntijoiden kanssa. Koska olen vasta osaamisen kartuttamisen alkuvaiheessa, on varminta pyytää soittavaa asiakasta laittamaan palvelupyyntö Avoinen suuntaan sähköpostilla.

Oppimisen ja olemisen iloa

Avoinelaisuus on osoittautunut erinomaiseksi elämänvalinnaksi. Tehtävässä ja yrityksessä riittää kehittymisen haasteita jatkoa ajatellen. Työyhteisön lämmin vastaanotto on tehnyt oloni tervetulleeksi. Avoine tarjoaa työntekijälle ajantasaiset työskentelyvälineet ja etäyhteydet. Nautin vaihtelevuudesta, jota etä- ja lähipäivät viikkooni luovat.

Jatkossa minulle osoitetaan asiakaspalvelun ohelle muitakin työtehtäviä. Tulen esimerkiksi toimimaan Avoinen yhtenä blogistina. Kevään kuluessa järjestämme Avoinella kaksi Pääkäyttäjän opastustuokiota. Huhtikuun tuokiossa on vielä tilaa, tervetuloa mukaan! Lisätietoja ja ilmoittautuminen Pääkäyttäjän opastustuokioon löytyy täältä.

Flickr - Zhao !