Digitalisaatio järjestöissä

28.11.2013 09:53

Uuteen jäsenvuoteen valmistautuminen: Laskuliikenteeseen liittyvät päivitykset

Jäsenmaksujen periminen on yksi rekisterin perustoiminnoista. Kun summat on päivitetty, tilinumerot tarkistettu, laskupohjat tai laskuille tulostuvat tekstit muutettu, alkaa perustiedot olla kunnossa.

Laskupäivitykset eivät koske vain jäsenmaksuja. Mikäli laskutatte myös lehtilaskuja, on myös niihin liittyvät tiedot päivitettävä samaan tapaan kuin jäsenmaksujen tiedot.

Ay-ankkuri

Jäsenmaksut

Päivitä jäsenmaksusummat rekisterinne. Vuoden 2014 summat lisätään jäsenmaksujen joukkoon, älä siis päivitä summia vanhojen summien päälle.

Tilityssummat

Myös tilitysperusteet on päivitettävä uudelle vuodelle vaikka ne pysyisivät sanoina kuin vuonna 2013. Älä päivitä tietoja vanhojen päälle vaan lisää vuoden 2013 tilitysperusteet vanhojen perusteiden joukkoon. Näiden tietojen perusteella rekisterinne laskee yhdistyksillenne tai osastoillenne tilitettävät jäsenmaksuosuudet.

Laskupohjat

Jos laskunne pohjana toimivat ylläpitämänne kirjepohjat, muista käydä muuttamassa kirjepohjaan vuosiluvut ym. vuoden vaihdoksen myötä päivitettävät tekstit. Kirjepohjia hallinnoidaan kiinteiden raporttien kautta. Saat käytössänne olevat kirjepohjat esille Kirjepohjien hallinta-työkalun avulla.

Liittonne tilinumerot

Mikäli liittonne tilinumeroihin on tullut muutoksia, päivitä uudet numerot Organisaatio-puolelle liittonne tietoihin. Muista määritellä kunkin tilin käyttötarkoitus (Lasku, kantoluettelo, tilitykset).

Ankkuri

Liiton jäsenmaksusummat

Jäsenmaksujen maksuperusteet on päivitettävä vuodelle 2014. Maksuperusteita ylläpidetään rekisterin asetuksissa (Asetukset > Asetukset : Laskutusasetukset). Uusi jäsenmaksusumma päivitetään vanhan päälle, muista samalla muuttaa mahdollinen maksuperusteeseen liitetty teksti sekä mahdolliset tilitysosuudet.   

Yhdistys- tai osastokohtaiset jäsenmaksusummat

Mikäli liittonne yhdistyksillä tai osastoilla on liiton summista poikkeavia jäsenmaksuja, myös näihin kohdistuneet muutokset on päivitettävä. Yhdistys/osastokohtaisia summia ylläpidetään kunkin yhdistyksen tiedoissa Jäsenmaksut -välilehdellä.  Huomioithan, että yhdistyskohtaisen jäsenmaksusumman yhteyteen kirjoitettu teksti kumoaa sekä liiton laskutusasetuksiin että liiton tietoihin kirjoitetut tekstit. Jäsenmaksusummien muuttuessa on tärkeä päivittää myös mahdolliset tilitysosuudet kuntoon.

Tilinumerot

Liiton tiedoissa (Asetukset > Asetukset) on olemassa oma kenttä niin IBAN-muotoiselle tilinumerolle kuin vanhanmalliselle tilinumerolle. Maksuliikenteeseen liittyvät toiminnot edellyttävät, että vanhan mallinen tilinumero löytyy asetuksista, vaikka se ei laskulle tulostu.

Laskulle tulostuva tiedot

Liiton tiedot, laskutusyhteyshenkilön ja pankkiyhteystiedot tulostuvat jäsenlaskulle ja näitä tietoja hallinnoidaan liiton asetuksissa (Asetukset > Asetukset).

Huomioi myös liiton asetuksiin kirjatut laskulle tulostuvat tekstit, eteenkin jos ne sisältävät vuosilukuja tai muuta jäsenvuoteen kiinteästi liittyvää tekstiä. Muistahan, että maksuperusteeseen kirjattu laskuteksti kumoaa asetuksiin kirjoitetun yleisen tekstin.

Ay-ankkuri sekä ankkuri

Kiinteät laskupohjat

Mikäli käytössänne on kiinteitä laskupohjia, täytyy niiden muutokset tehdä Avoinen toimesta. Päivitykset eivät tapahdu automaattisesti vaan pyynnöstänne. Mikäli muutos on pieni, esim. vuosiluvun muuttaminen, tapahtuu se ylläpidon puitteissa tukihetken aikana. Mutta jos muutos on laajempi ja vie enemmän aikaa, tapahtuvat laskupohjan muutostyöt tällöin lisätilauksella työlistan kautta.

Tarkemman tiedon toteutusajankohdasta ja – hinnasta saatte kun toimitte muutosmateriaalin asiakaspalveluumme. Loppuvuoden osalta työlistamme ovat jo täynnä, joten suuremmat muutokset on mahdollista toteuttaa vasta vuoden 2014 alkuviikoilla.

Muuttuva jäsenmaksujen keräilytili?

Mikäli olette vaihtaneet tai vaihtamassa jäsenmaksujen keräilytiliä, muistakaan valtuuttaa Avoine noutamaan viitetiedot (sekä konekieliset tiliotteet) jäsenmaksutililtänne. Tarkemmat ohjeistukset tilimuutokseen saat asiakaspalvelustamme.

Jos olet epävarma mitä asioita sinun on huomioitava järjestelmänne osalta, niin ole yhteydessä asiakaspalveluumme (asiakaspalvelu@avoine.fi).