Digitalisaatio järjestöissä

16.7.2014 15:30

Uuden tiedon luominen yhdistyksessä – Neljä vaihetta nirvanaan

Tämänkertainen blogikirjoitus ei käsittele ihan perinteistä yhdistysaihetta, sillä hyppäämme tietojohtamisen kutkuttavaan maailmaan ja alamme luomaan uutta. Pölytön yhdistys -blogissa keskitymme usein yleiseen jäsenviestintään ja tiedottamiseen yhdistyksen ulkopuolelle - tämän kirjoituksen tarkoitus on kuitenkin perehtyä erityisesti yhdistystä aktiivisesti pyörittävien henkilöiden väliseen kanssakäymiseen ja herättää ajatuksia siitä, voitaisiinko sinunkin yhdistyksesi sisällä jakaa tietoa paremmin, samalla oppien ja luoden uutta?

Mikäli homma kuulostaa heti alkuun aivan huuhaalta, voi olla järkevää lopettaa tähän. Toinen vaihtoehto on valita kulttielokuva Matrixista tuttu ”punainen pilleri” ja jatkaa lukemista…

pills

Tietoon liittyy oleellisesti kaksi termiä, hiljainen ja eksplisiittinen tieto, jotka on hyvä käydä läpi ennen kuin sukellamme syvemmälle kaninkoloon.

  • Hiljainen tieto: kokemukseen perustuvaa tietoa, jota ihmisen on hyvin haastava jakaa eteenpäin, tallettaa tai pukea sanoiksi. Esimerkiksi käy vaikkapa pyörällä ajaminen: sinulle itsestään selvä taito, joka on hyvin vaikea selittää toiselle tai kirjoittaa ohjeeksi.
  • Eksplisiittinen tieto: hiljaisen tiedon vastakohta.  Käytännössä eksplisiittisellä tiedolla tarkoitetaan siis esimerkiksi kirjoissa ja ohjeissa olevaa, muodollista, helposti talletettavaa ja jaettavaa tietoa. Kirjoitetun tekstin lisäksi eksplisiittinen tieto voi olla esimerkiksi video tai äänitallenne.

Nyt kannattaa viimeistään ottaa hatusta kiinni; elämä sellaisena, kun sen tunsit, on pian muuttumassa.

Uusi tieto syntyy neljän vaiheen kautta, jotka voidaan nimetä sosialisaatioksi, ulkoistamiseksi, yhdistämiseksi ja sisäistämiseksi. Nimiin ja termeihin ei kuitenkaan kannata keskittyä liiaksi, vaan siihen mitä vaiheet oikeasti sisältävät ja liittyvät toisiinsa. Pyrin lähestymään aihetta esimerkkien kautta ja tuomaan nimenomaan yhdistyskulmaa mukaan peliin.

Lähes kaikki asiat maailmassa voidaan asetella upeasti nelikenttään, tyrkätä sekaan eri suuntiin singahtelevia nuolia ja esitellä lopputulos maailmaa parantavana ”prosessimallina”. Ja arvasit aivan oikein, kaikkivoipa nelikenttä sopii loistavasti myös tähän. Älä anna värikkäiden ukkeleiden hämätä.

spiral

Oheinen kuva esittää siis uuden tiedon luomisen mallia, johon edellä mainitut termit liittyvät. Tärkeimmät asiat, joita kuvassa pyritään havainnollistamaan ovat se, miten vaiheet linkittyvät toisiinsa ja se, miten prosessi ei koskaan pysähdy, vaan jatkuu loputtomiin (huomaa hypnotisoiva spiraali keskellä). Eri vaiheissa tieto muuntautuu hiljaisesta eksplisiittiseksi ja tästä jälleen hiljaiseksi. Reunoilla olevat vihreät tekstit kuvaavat tapoja, joilla tieto päätyy vaiheesta toiseen. Seuraavassa käymme läpi mitä eri vaiheissa tapahtuu:

1. Sosialisaatio - kehity keskustelemalla

Sosialisaatiossa henkilökohtainen hiljainen tieto välittyy ihmiseltä toiselle heidän keskustellessaan ja toimiessaan keskenään normaaleissa tilanteissa. Kanssakäymisen ei tarvitse olla millään tavoin muodollista tai etukäteen suunniteltua, tärkeintä on, että yhdistysaktiivit saadaan mahdollisimman usein yhteen ja heillä on oikeasti halua jakaa tietojaan sekä keskustella yhdistyksen asioista. Hyödylliset keskustelut voivat liittyä mihin tahansa alaan, millä yhdistys toimii (metsästys, varainkeruu, hoitotyö) tai yleispätevämpänä esimerkkinä vaikkapa hyviin kokouskäytäntöihin.

Suurin este tässä vaiheessa on se, että ihmiset eivät syystä tai toisesta halua jakaa omaa tietouttaan ja välttävät avointa keskustelua. Tämä voi johtua usein esimerkiksi siitä, että ihminen pelkää asemansa heikentymistä yhdistyksessä, mikäli jakaa tietouttaan muille (”en ole enää korvaamaton mikäli kerron tämän eteenpäin") tai vaihtoehtoisesti pelkää joutuvansa naurunalaiseksi, mikäli ehdottaa jotain totutusta poikkeavaa. Yhdistyksen vetäjiksi kannattaa mahdollisuuksien mukaan valita henkilöitä, jotka kannustavat muita keskusteluun ja ovat itse avoimia toiminnassaan.

2. Ulkoistaminen - pue sanoiksi

Ulkoistamisvaiheessa keskustelun ja tekemisen kautta saavutettu hiljainen tieto pyritään muuttamaan helposti jaettavaksi ja tallennettavaksi eksplisiittiseksi tiedoksi. Yhdistyksesi hyvistä kokouskäytännöistä voi kirjoittaa pienen ohjekirjasen, virkkausyhdistys voi kuvata videolle eri nypläystapoja tai kalastusyhdistys merkata yhteiseen Google Maps karttaan parhaita apajia. Esimerkkejä on loputtomasti ja parhaat tavat vaihtelevat yhdistyksen toiminnan mukaan.

Yksi loistoidea on perustaa yhdistykselle oma wiki-sivu, jonne kuka tahansa yhdistykseen kuuluva voi käydä kirjoittamassa ohjeartikkeleita tai jakamassa videoita muiden katsottaviksi. Ilmasia wikipalveluita on monia (esim. Wikispaces), mutta voit tehdä yhteisöllisen ohjesivun myös esimerkiksi yhdistyksen kotisivuille, joko julkiselle puolelle tai jäsensivuille, ja antaa halukkaille jäsenille muokkausoikeudet.

Itse työkaluja tärkeämpää on kuitenkin pyrkiä luomaan yhdistykseen sellainen ilmapiiri, jossa tämän tyyppiseen toimintaan kannustetaan ja sille annetaan arvoa. Ilmapiirin luomiseen ei vaadita ihmeellisiä temppuja, positiivisuus, avoimuus ja pitkäjänteisyys kantavat jo pitkälle. Yhdistyksen sisäisten tekstien ja muiden ohjeiden ei välttämättä tarvitse olla niin muodollisia ja loppuun saakka mietittyjä kuin ulospäin suuntautuvan viestinnän. Muut voivat tietysti täydentää ja tarkentaa artikkeleiden sisältöä julkaisun jälkeenkin. Rohkaiskaa ihmisiä tuottamaan ja julkaisemaan materiaalia itsekseen ja tehkää sitä myös yhdessä!

Koko Suomen mittakaavassa yhdistystoimintaa, ja samalla tietysti maailmaa, parannetaan mm. osoitteessa www.yhdistystieto.fi, jossa yhdistysaktiivit jakavat tietouttaan keskusteluissa ja voivat osallistua yhdistysaiheisen wikin kirjoittamiseen.

3. Yhdistäminen - linkitä toisiinsa

Tämä vaihe sisältää edellisessä vaiheessa luotujen eksplisiittisten tiedonjyvästen yhdistämistä ja vertailua toisiinsa ja jo olemassa olevaan tietoon. Ihmiset lukevat toistensa tuottamia ohjeita esimerkiksi yhdistyksen wikistä ja heijastelevat näitä muihin teksteihin, omiin näkökulmiinsa ja aiemmin oppimaansa.

Vaikkapa yhdistyksen omia kokouskäytäntöjä voidaan vertailla oman työpaikan kokouksiin tai kirjastosta lainattuun ”Parhaat kokouskäytännöt”-oppaaseen ja lopulta nähdä näistä parhaat puolet, joiden avulla edelleen kehittää omia toimintatapojaan pidemmälle. Kokoukset ovat kieltämättä hieman tylsä esimerkki, mutta sama asia pätee tietysti lähes kaikkeen mitä juuri sinun yhdistyksesi touhuaa.

4. Sisäistäminen - käytä ja omaksu

Yhdistelyn avulla saavutettua uutta tietoa voidaan alkaa testaamaan käytännössä ja ottaa se osaksi yhdistyksen toimintaa. Käytännön kautta oikeasti asioita tehden on mahdollista sisäistää tieto omaan pääkoppaan ja muuttaa se jälleen hiljaiseksi tiedoksi.

Kun eksplisiittisistä lähteistä luettua ja yhdisteltyä tietoa aletaan hyödyntää omassa toiminnassa, se muuttuu pikkuhiljaa omaksi henkilökohtaiseksi tiedoksi ja kokemuksiksi. Uusi tieto sisäistetään ja se alkaa näkyä päivittäisissä rutiineissa ja yhdistyksen yhteisessä tekemisessä.

Kun ihminen on sisäistänyt asian ja omaksunut sen omaksi hiljaiseksi tiedokseen, voi kehä alkaa jälleen alusta. Asioita voi opettaa ja näyttää käytännön esimerkkien avulla muille ja herättää heissä halun oppia lisää, saada heidät innostumaan ja keskustelemaan.

------------------------------------------------------------------------

Moni voi vielä miettiä seuraavaa: miksi yhdistyksen pitäisi luoda uutta tietoa, eivätkö nämä hommat ole enemmän yritysmaailman juttuja?

Mikäli yhdistykset haluavat toimia tehokkaasti, ajaa heille tärkeää asiaa pitkäjänteisesti ja saada uusia jäseniä sekä kasvaa, on uusista toimintatavoista, tuoreista ideoista ja yhdistysaktiivien tietämyksen yleisestä lisääntymisestä varmasti suurta hyötyä. Tätä auttavat uuden tiedon luomiselle ja muutenkin ihmisten väliselle yhteistyölle oleelliset asiat, kuten läpinäkyvyys, yhteistyö, tekemällä oppiminen ja tiedonjako.

Suurimpia esteitä tiedonjaolle ja uuden tiedon syntymiselle ovat tiedonjakokanavien puuttuminen, tiedon tarkoituksellinen panttaaminen itsellä, henkilökemioiden sopimattomuus ja yleinen kyvyttömyys jakaa tietoa eteenpäin.

Kannustakaa toisianne avoimeen keskusteluun, älkää tuomitko uusia tai erilaisia mielipiteitä ja antakaa aitoa arvostusta tietoa jakaville henkilöille!

1. kuva: Sarah Fagg, Flickr

Tämä blogi perustuu japanilaisten tutkijoiden Nonakan ja Takeuchin SECI-malliin, josta voit lukea lisää esimerkiksi heidän kirjastaan The Knowledge-creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation.

Onko tämä mielestäsi täyttä puppua vai olisiko takana sittenkin jotain ideaa? Voisiko sinun yhdistyksesi ottaa tästä jotain onkeensa, ja pyrkiä avoimempaan tiedonjakoon ja keskusteluun?

Jaa oma näkemyksesi aiheesta blogin kommentteihin tai ota yhteyttä Facebookissa & Twitterissä!


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!