Digitalisaatio järjestöissä

3.12.2013 15:34

Tietojen poistaminen vahingossa on monen pahin painajainen

Ja tätä on tapahtunut joskus melkein kaikille - poistit sivustolta vahingossa jotakin, jota ei olisi pitänyt. Joskus vahinko todella on peruuttamaton ja harmittaa pitkän aikaa, mutta usein näin ei onneksi ole. Miten sitten Yhdistysavaimen kanssa kannattaa toimia, että välttyisi suuremmalta mielipahalta?

Tyypilliset tilanteet

Yhdistysavaimessa on Roskakori-toiminto, joka auttaa selviämään tavallisista vahinkopoistoista ilman haittaa. Kun sivustolta poistetaan mikä tahansa osio, kuten kuva- ja tekstiosio tai vaikka kuvagalleria sisältöineen, päätyvät nämä poistetut sisällöt roskakoriin. Jokaisella sivulla on oma Roskakorinsa, joka näyttää kyseiseltä sivulta poistetut sisällöt. Roskakorin sisältö pysyy tallessa puoli vuotta, joten erehdyksessä poistetut sisällöt ehtii hyvin palauttaa. Osioiden muokkaushistoria taas on hyödyllinen silloin, kun halutaan palauttaa aiemmin osioon tallennettu sisältö. Ei siis haittaa vaikka vahinko olisi tapahtunut esimerkiksi tekstiä muokatessa.

Entä sitten, jos kokonainen sivu on poistettu ja pitäisi saada takaisin? Tällaisessa tapauksessa sen voi palauttaa Roskakorista menemällä ensin sivulle, jonka alasivu poistettu sivu oli. Esimerkiksi etusivun poistettu alasivu löytyy siis etusivun Roskakorista.

Näiden kanssa kannattaa olla vähän varovaisempi

Aivan kaikki poistettu tieto ei kuitenkaan tallennu Roskakoriin. Esimerkiksi suoraan tekstin kirjoitustilassa ennen tallennusta poistettu teksti katoaa pysyvästi ilman palautusmahdollisuutta, joten tämän kanssa on syytä olla tarkkana. Lomaketyökalulla luotujen lomakkeiden kanssa voi syntyä ongelmallisia tilanteita jos lomakkeesta poistetaan yksi kentistä sen jälkeen kun lomakkeeseen on saapunut vastauksia. Tällöin myös kaikki vastaukset kyseisestä kentästä katoavat, eikä niitä ole mahdollista palauttaa. Samaten Poista kaikki vastaukset -napin klikkaaminen hävittää saapuneet vastaukset peruuttamattomasti. Sen sijaan jos koko lomake poistetaan sivulta, saa sen takaisin aivan kuten minkä tahansa muunkin sivulta poistetun osion.

Ulkoasua muokattaessa kannattaa olla myös maltillinen ennen tallennusta, sillä kerran tallennettujen muutosten kumoaminen vaatii asetusten muuttamista käsin,
vaikkei mitään pysyvää vahinkoa tapahdukaan. Tallenna-nappia kannattaa painaa siis vasta huolellisen katselun jälkeen.

Viime kädessä tärkeiden tietojen hävittyä on mahdollisuus olla yhteydessä Yhdistysavaimen asiakaspalveluun ja pyytää tietojen palauttamista erikseen laskutettavana työnä. Ennen tähän vaihtoehtoon turvautumista voi kuitenkin hyödyntää arkistointipalvelua, joka tallentaa julkiset nettisivut selattavaksi myöhemmin, vaikka ne poistettaisiinkin palvelimelta. Tämän avulla voi säästyä paljolta harmilta, jos eteen osuisi pahempi tilanne tietojen häviämisen suhteen. Samalla voi tutkia, miltä menneisyyden nettisivut näyttivät internetin alkuaikoina.

Kukas se nyt tämmöistä on mennyt tekemään..

Roskakori on hyödyksi myös silloin, kun halutaan tietää kuka on poistanut jotakin sivustolta. Tämä helpottaa pääkäyttäjien välistä yhteistyötä ja muutosten seuraamista, kun nähdään mitä ja milloin on poistettu ja mikä voidaan tarvittaessa palauttaa.

Onko teidän yhdistyksessänne tullut tilanteita, että jotain olisi vahingossa poistettu sivustolta? Kerro kommenteissa kuinka selvisitte!

Kuva: Flickr: Library of Congress