Digitalisaatio järjestöissä

27.8.2013 18:03

Tietojärjestelmä, isäntä vai renki

 

 

Kuulen usein asiakkaiden toimintaan tutustuessani kriittisiä kommentteja asiakkaan olemassa olevista järjestelmistä. Keskustelu järjestelmään kohdistuvista ongelmista saattaa kuitenkin paljastaa tiedostamattomia prosessikatkoksia organisaation toiminnassa, joiden ratkaiseminen lopulta parantaa toiminnan johtamista ja helpottaa uusien tietojärjestelmien hankintaa.

Systeemiset ongelmat

Asiakkaan liiketoimintaan liittyy poikkeuksetta lukuisia prosesseja, joita pyritään palvelemaan koneellisesti. Tietotekniikan kehittyessä voidaan kustannustehokkaasti pureutua yhä yksityiskohtaisempaan prosessin komponenttiin, jolloin ongelmatkin alkavat paljastua. Käsittelen usein asiakkaan kanssa jotain tietotekniikkaan liittyvää ongelmaa, josta yksityiskohtiin mennessä huomataan, että tapahtumaketju ei olekaan looginen. No, tietokone on. Tietokone hyväksyy ainoastaan kyllä tai ei vastauksia ja näiden vastausten perusteella voidaan käynnistää tai olla käynnistämättä jokin prosessin jatko osa. Työn kulku saattaa keskeytyä ja muuttua manuaaliseksi vaiheeksi joko epäloogisen toimintamallin ilmetessä tai siirryttäessä järjestelmästä toiseen.

Työn johtaminen

Jokaisella organisaatiolla on paljon toimintoja, jotka ovat pakollisia pahoja esim. lain nojalla. Systeemiset ongelmat kumuloivat organisaation byrokratiaan, eli ydinliiketoimintaan kuulumattomien töiden määrää huomattavasti. Olen tunnistanut kaksi tekijää, joihin systeemiset ongelmat keskeisesti vaikuttavat.

Systeeminen ongelma kasvattaa henkilöriskiä tai hankaloittaa uuden työntekijän rekrytointia. Useimmissa tapauksissa, jossa ongelmien aiheuttajaksi osoitetaan tietojärjestelmää, esimies tai organisaatio ei ole paneutunut alaisensa työtehtävään siten, että pystyisi itse tunnistamaan systeemiin liittyvät haasteet yksityiskohtaisesti. Tämä tekee työn johtamisen haasteelliseksi tai jopa mahdottomaksi. Toiminnan monitorointi onkin keskeisessä roolissa, kun analysoidaan tietojärjestelmien kehitystarpeita. Toistuvien ja loogisten työnkulkujen automatisointi on nykytietotekniikalla hyvinkin mahdollista ja jopa toivottavaa. Toiminnan monitorointi ei ole mahdollista, jos systeemisestä ongelmasta johtuen ei pystytä ennakoimaan/määrittelemään eri muuttujien vaikutusta resurssituhlarina.

Toinen asia liittyykin tietojärjestelmien hankintaan. Kuinka usein organisaatioissa vaihdettu jotain tietojärjestelmää siitä syystä, että ei tiedetä miksi se on hankittu tai miten sitä pitäisi käyttää. Järjestelmä toimittajat tukevat organisaation henkilöstön kouluttamista mielellään. Systeemisten ongelmien lisäksi, käyttökoulutuksen puute onkin yksi suurimpia järjestelmätyytymättömyyden lisääjiä (empiirinen arvio). Nykyiselle tietojärjestelmälle tulisikin antaa mahdollisuus johtotason ymmärryksen lisäämisen kautta, jotta mahdollisista uusista tietojärjestelmähankinnoista tulisi toimintaa tehostavia.

Järjestelmä

Tietokone tekee sen mitä sen on käsketty tekemään. Tietotekniikka kehittyy huimaa vauhtia ja on ihan luonnollista, että uudistunut teknologia tuo uusia mahdollisuuksia palvella ydinliiketoimintaa. Useimmat tapaukset, joissa minut kutsutaan keskustelemaan järjestelmäuudistuksesta, perustuu tyytymättömyyteen vanhaa järjestelmää kohtaan. Usein keskustelussa kuitenkin ilmenee, että organisaatiossa ei ole pystytty erottelemaan systeemisiä- ja järjestelmäongelmia. Jotta nykytila paranisi, on asiakkaan ja toimittajan yhdessä tunnistettava ne prosessin komponentit, joita nykyjärjestelmässä ei ole mahdollista toteuttaa. Huomattavaahan on, että mikäli ongelma on tässä kohtaa systeeminen, ei uusi järjestelmä paranna nykytilaa lainkaan.

Uutta tietojärjestelmää hankittaessa on hyvä tarkastella hanketta kahdesta suunnasta.

  • 1.       Miten olemme aikaisemmin toimineet ja mitkä on niitä liiketoiminnan osia joiden haluamme jatkossakin toimivan kuten ennen.
  • 2.       Mitä mahdollisuuksia uudistunut teknologia tuo meille, joiden avulla voisimme itse uudistua tai muuttaa toimintatapaamme.

Joissain tapauksissa toimittaja tuntee asiakkaan liiketoiminta-alan hyvin ja on innovoinut sovelluksen, jolla prosessia voidaan palvella. Nämä tapaukset ovat kannustettavia tilanteita asiakkaalle muuttaa omaa toimintamallia. Tuotepohjainen sovellus auttaa asiakasta ymmärtämään omaa liiketoimintaa (systeemiä) paremmin ja sitä kautta tunnistamaan resurssituhlareita.

Summa summarum

Ennen kun tietojärjestelmää käyttävä tai hankkiva organisaatio alkaa arvioida nykyistä tai potentiaalista uutta tietojärjestelmää tulee organisaation tunnistaa liiketoiminnan prosessit yksityiskohtaisesti. Liiketoiminnan yksityiskohtien tunnistaminen ja ymmärtäminen mahdollistaa työn monitoroinnin, jolloin työnjohtaminen tulee läpinäkyväksi ja mahdolliset tietojärjestelmähankkeet kannattavammaksi.

Liittyvät kirjoitukset: