Digitalisaatio järjestöissä

7.10.2013 10:31

Tietoa rekisterin maksuliikenteestä

Oletko kuullut käsitteistä viitesiirrot ja konekielinen tiliote? Menevätkö e-lasku ja e-maksu sekaisin? Miten e-lasku, suoramaksu ja suoraveloitus eroavat toisistaan?

Moni rekisterin pääkäyttäjä kokee rekisterin maksuliikenneasioista vastaamisen yhdeksi haastavimmista työtehtävistä. Maksuliikenteeseen liittyy kokonaan oma käsitteistönsä eikä asiaa helpota se, että eri pankit saattavat käyttää hieman eri käsitteitä.

Viitenoudot ja konekieliset tilitotteet

Pääkäyttäjän vastuulla on tuntea omaan rekisteriin kytketyt maksuliikennepalvelut. Kaikkein tyypillisin maksuliikennepalvelu on viitenoudot. Tämä tarkoittaa sitä, että pankista noudetaan rekisteriin viitenumerolla maksetut suoritustiedot. Jäsenmaksuille on syytä varata kokonaan oma ns. jäsenmaksujen keräilytili, jotta viiteaineisto muodostuu vain rekisterillä tehdyistä laskuista. Mikäli tilille tulee myös muita viitteellisiä suorituksia, päätyvät ne kohdistumattomina rekisterin virhemaksulistalle.

Useat asiakkaamme toivovat, että rekisteriin noudetaan viitteellisten suoritusten lisäksi myös ilman viitettä maksetut suoritukset. Tällöin rekisteriin kytketään viitenoutojen lisäksi myös konekielinen tiliote. Pankin veloittama palvelumaksu on tyypillisesti hieman suurempi konekielisen tiliotteen osalta kuin viitesiirtojen osalta.

On syytä myös huomioida, että Avoine ei näe, mitkä palvelut pankin päässä on valtuutettu Avoinelle. Myöskään pankki ei näe, onko Avoine kytkenyt esimerkiksi viitenoudot päälle asiakkaan rekisteriin.  Pääkäyttäjän vastuulla onkin pitää molemmat osapuolet tietoisina maksuliikennepalveluiden kytkemisestä.

Viitteiden nouto tapahtuu Avoinen puolelta joka arkipäivä. On pankkikohtaista, voiko asiakas vaikuttaa tähän aikatauluun esim. siten, että viiteaineisto muodostuu kerran viikossa. Viitteiden muodostumisen aikataulu saattaa  (pankista riippuen) vaikuttaa palvelun hintaan. Kustannukset muodostuvat pankin hinnaston mukaisesti, Avoinen osalta viitenoudot eivät muodosta kustannuksia.

E-lasku, e-maksu, suoramaksu..

Uusin tulokas pankkikäsitteistössä on e-lasku, joka lähetetään jäsenen verkkopankkiin. E-laskua ei tule sekoittaa sähköpostilaskuun, jolloin lasku lähetetään jäsenen sähköpostiin. E-lasku on korvaamassa perinteisen suoraveloituksen, joka päättyy kokonaan vuoden 2014 alkupuolella.  Jäsenille, jotka eivät käytä verkkopankkia, voidaan tarjota suoramaksua. Suoramaksu veloitetaan maksajan tililtä automaattisesti eräpäivänä. Rekisterien pääkäyttäjät ovat tervetulleita kuulemaan lisää e-laskusta e-laskun esittelytunneille: www.avoine.fi/tapahtumat.

E-maksu puolestaan on sähköinen maksamisen tapa, jossa maksu siirtyy internetissä tehdyn ostoksen yhteydessä suoraan ostajalta myyjälle. Esimerkiksi liittymislomakkeella voi olla e-maksunappi, jonka kautta jäsen voi käydä maksamassa liittymismaksunsa. On olemassa myös yrityksiä, jotka tarjoavat yhdessä paketissa kaikki e-maksupainikkeet. Tällaisia yrityksiä ovat esimerkiksi Suomen Verkkomaksut ja Maksuturva.

Valtuutus maksuliikenneaineistojen välittämiseen

Avoine tulee aina erikseen valtuuttaa noutamaan viitesiirrot sekä konekieliset tiliotteet. Uutta valtuutusta tehdessä asiakas voi pyytää valtakirjapohjan asiakaspalvelustamme. Tällöin asiakaspalvelulle tulee kertoa pankkinne nimi sekä tiedot siitä, mitkä maksuliikennepalvelut haluatte ottaa käyttöön.

Valtakirja, joka sisältää pankille tarpeelliset asiakastunnukset kytkentää varten, toimitetaan pankkiin. On hyvä huomioida, että siirtojen kytkeminen saattaa vielä oman aikansa sekä pankin että Avoinen puolelta, eteenkin silloin kun tilejä on useampi. Yleensä pankit pyytävät valtakirjan liitteeksi liiton hallituksen kokouksen pöytäkirjeliitteen valtuutuksen myöntämisestä. Valtakirjaa ei tarvita, mikäli kyse on e-laskuaineistojen välittämisestä.