Digitalisaatio järjestöissä

26.5.2014 15:21

Tarkistuspyyntö auttaa pitämään jäsentiedot ajan tasalla

Mikä jäsentietojen tarkistuspyyntö on ja miksi sitä kannattaa hyödyntää

Eräs yhdistyksen perushaasteista on jäsentietojen pitäminen ajan tasalla. Yhdistysavaimen Jäsentietojen tarkistuspyyntö on tätä silmällä pitäen suunniteltu toiminto, jonka avulla pääkäyttäjä voi näppärästi saada jäsenet päivittämään tietonsa ajan tasalle. Suurena etuna tässä on se, että pääkäyttäjä voi konkreettisesti seurata tarkistuspyyntöjen yksilöllisiä vaikutuksia ja päättää tämän perusteella jatkotoimenpiteistä. Sähköpostitse lähetettävä tarkistuspyyntö ei maksa mitään, joten siitä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti.

Kuinka se toimii käytännössä

tarkistuspyyntö1

Kaikki alkaa klikkaamalla Tarkistuspyyntö-nappia Rekisterin päävalikossa. Tarkistuspyynnön voit lähettää kenelle hyvänsä millä tahansa kriteerillä aivan kuten muutkin viestit Rekisteristä - esimerkiksi kaikille tiettyyn ryhmään kuuluville tai tietyllä paikkakunnalla asuville jäsenille tai kaikille, joilta puuttuu puhelinnumero.

 

tarkistuspyyntö3

Seuraavassa kohdassa voit muotoilla vapaamuotoisen viestin tarkistuspyyntöä varten, mikäli haluat sanoa jotakin muuta kuin mitä oletusviestissä lukee. Tämän jälkeen voit esikatsella viestisi ja lähettää sen. Vastaanottaja saa tarkistuspyynnön mukana linkit, joiden kautta hän voi joko muokata tietojaan tai vain kuitata ne paikkansapitäviksi ilman muutoksia.

Miten seurata vaikutuksia ja päättää jatkosta

Tässä piilee toiminnon hienous: kun klikkaat uudestaan Tarkistuspyyntö-kohtaa Rekisterin päävalikossa, näet aiemmin lähettämäsi tarkistuspyynnöt. Näet yksityiskohtaisesti ketkä ovat muuttaneet tietojaan, ketkä ovat kuitanneet ne oikeiksi ja ketkä eivät ole tehneet mitään. Näet myös kuka ei ole saanut viestiä virheellisen sähköpostiosoitteen vuoksi joten tiedät, kenelle kannattaa pistää jatkossa mieluummin vanhanaikainen kirje ennen kuin jäsen saa sähköpostinsa kuntoon.tarkistuspyyntö4

Oletko jo kokeillut tarkistuspyyntöä? Millaisia tuloksia saavutitte yhdistyksessänne? Kerro tästä kommenteissa!