Digitalisaatio järjestöissä

21.8.2018 16:11

Tapahtumanhallinnan kehitysuutisia, elokuu 2018

Tapahtumanhallintajärjestelmä eli Tapu antaa tapahtumajärjestäjälle vapauden keskittyä olennaiseen

Tapahtumien järjestämisessä on aina paljon huomioitavaa ja muistettavaa, eikä useita lankoja ole aina helppo pitää tukevasti käsissä samaan aikaan. Tapua kehitetään kaiken aikaa ja tämän viikon torstaina 23.8.2018 siihen lisätään muutamia uusia ominaisuuksia. Nämä yleisen kehitystyön tuloksena syntyneet korjaukset ja toiminnallisuudet koskevat niitä Tapuja, jotka eivät sisällä asiakaskohtaisia mukautuksia. 

  • Tapahtuma-välilehden taulukon sisältöön on nostettu myös paikkakunta sekä tapahtuman päivämäärä.

 

  • Jatkossa ilmoittautuja voi itse vaikuttaa kuittaussähköpostin sisältöön ja kieltää ilmoittautumislomakkeelle täyttämiensä tietojen lähettämisen sähköpostitse.

 

  • Tapahtuma-raportteja voidaan jatkossa hakea esim. kokonaisen vuoden ajalta, jolloin Exceliin saadaan kätevästi listattua mm. kaikkien raportoitujen tapahtumien nimet ja osallistujamäärät. 

 

  • Järjestelmän yleisiin asetuksiin voidaan määritellä vakiosisältöinen tietosuojaseloste, joka tulee automaattisesti näkyviin jokaisen tapahtuman alle.

 

  • Osallistumisen peruuttamisen yhteydessä kuittausviesti lähtee myös peruuttajalle itselleen.

 

  • Heräteviestit voidaan hiljentää tapahtumakohtaisesti, mikä auttaa antamaan työrauhan massatapahtumien järjestäjille.

 

  • Lisäksi asiakaskohtaisesti voidaan mahdollistaa tapahtumanostot, joiden avulla voidaan kiinnittää esimerkiksi pidempään jatkuva tapahtuma listauksen yläreunaan. Tämän ominaisuuden hinta on alk. 270 €.

Tapahtumanhallintajärjestelmää käyttämällä voidaan vähentää pienten yksityiskohtien nypläämiseen kuluvaa aikaa merkittävästi ja hoitaa koko tapahtumanhallintaprosessi mahdollisimman ketterästi.


Ilmoittautumislomakkeiden tietojen purkaminen ja listaaminen Exceliin voi viedä yllättävän paljon työaikaa, mikäli se tehdään manuaalisesti. Tapun avulla tapahtumakutsuja saadaan laadittua helposti ja nopeasti sekä määriteltyä, mitä tietoja ilmoittautumislomakkeella kerätään. Järjestelmä tallentaa ilmoittautumislomakkeille syötetyt tiedot ja lähettää automaattisesti ilmoittautumisvahvistukset jokaisen osallistujan sähköpostiosoitteeseen.

Tapuun on mahdollista liittää verkkomaksaminen, mikä varmistaa, ettei osallistumismaksuja tarvitse karhuta jälkikäteen. Tämä ominaisuus takaa, että maksujen kerääminen on turvallista ja helppoa tapahtumajärjestäjälle ja maksaminen käytännöllistä ja nopeaa osallistujille.

Tapussa voidaan rajata tapahtumien osallistujamääriä ja sallia ilmoittautumiset varasijoille, jolloin ei ole tarpeen pitää erikseen kirjaa siitä, montako osallistujaa tapahtumaan vielä mahtuu. Tarpeen mukaan varasijamenettelyä voidaan hallinnoida myös täysin manuaalisesti.

Tapusta saa ladattua myös Excel-raportteja, joiden sisältämät tiedot voidaan määrittää tarpeen mukaan. Raporttien avulla on helppo tarkistaa esimerkiksi osallistujien erityisruokavaliot ennen tarjoilujen hankkimista tai ainoastaan kerätä kaikkien osallistujien yhteystiedot näppärästi yhdelle listalle.

Lisätietoja Tapusta saat Avoinen asiakaspalvelusta tai katsomalla alla olevan esittelyvideon.