Digitalisaatio järjestöissä

25.1.2018 14:31

Tapahtumahallinnan kehitysuutisia, tammikuu 2018

Avoinen Tapahtumahallintajärjestelmä eli tuttavallisemmin "Tapu" on ollut jälleen nyt tammikuussa kehitystyön kohteena. Olemme ottaneet tämän kertaisiksi kehityskohteiksi pitkälti asiakkailtamme tulleita toivomuksia ja parannusehdotuksia. Nämä yleisen kehitystyön tuloksena syntyneet toiminnallisuudet ovat käytettävissä viikon 5 alkupuolella niissä Tapuissa, jotka eivät sisällä asiakaskohtaisia mukautuksia.  

Osallistuja-listauksen graafiset muutokset

Uusien toiminnallisuuksien myötä olemme ottaneet käyttöön Ilmoittautuneet-välilehden osallistujalistauksessa ikoni-kuvakkeet. Kun hiiren kursori viedään yksittäisen ikonin päälle, näet tarkemmin mikä on ko. ikonin tarkoitus. Mukaan tulleet uudet toiminnot ovat kuitin lataaminen ja maksun tilan tarkistaminen – näistä kerromme lisää tuonnempana.

Uusia kenttiä ilmoittautumislomakkeen oletuskenttiin

Matkapuhelinnumero on nyt mukana ilmoittautumislomakkeella kerättävissä tiedossa. Ilmoittautujan kirjoittama numero muuttuu +358-muotoon (+358501231234) kun tieto tallentuu tapuun. Mikäli matkapuhelinnumero on ulkomaalainen ja ilmoittautuja on kirjannut siihen ulkomaan suunnan mukaan (esim. ruotsin suunta +46…), tällöin numero pysyy tallennuksen jälkeen muuttumattomana.

Syntymäaika on jatkossa myös yksi oletuskentistä. Tyypiltänsä tämä kenttä on päivämääräkenttä ja sisältö kuuluu syöttää muodossa pp.kk.vvvv.

Tekstikentän ja Vapaan tekstikentän merkkimäärän rajoittaminen

Ilmoittautumislomakkeen tekstikenttiin liittyen tietokantaan tallentuu 255 merkkiä. Jatkossa sisällön kirjoittaminen tekstikenttään tai vapaaseen tekstikenttään tyssää, kun merkkimäärä on täynnä.

Selvyyden vuoksi suosittelemme, että mainitsette merkkimäärärajoitteen kentän kuvaustekstissä. Tämä rajoitus saattaa jäädä huomioimatta, jos ilmoittautuja esim. kirjottaa tekstipätkän Wordissa ja kopioisen tekstikentän sisällöksi.

Tapahtuman maksukuitti osa Ilmoittautuneet-välilehden osallistujalistausta

Edellisessä kehitysrupeamassa loimme mahdollisuuden siihen, että ilmoittautuja saa avattua Kiitos-sivulta maksutapahtuman jälkeen maksukuitin selaimeensa. Saimme palautetta, että kuitti olisi hyvä saada toimitettua myös jälkikäteen osallistujalle ja tässä ratkaisumme:

Osallistujalistauksen Näytä kuitti-ikoni on käytettävissä silloin kun ko. henkilön tapahtumamaksu on Suoritettu-tilassa ja tapahtuman hinta on suurempi kuin 0,00 euroa. Kuitti avautuu ikonin takaa uuteen välilehteen ja kuittisivun osoitteen voi toimittaa sitä kysyvälle henkilölle. Kuitti itsessään noudattaa samaa rakennetta kuin Kiitos-sivulta ladatessa.

Kuitti on jatkossa myös osa automaattista vahvistusviestiä eli kuittilinkki on mukana sähköpostiin lähettyvässä osallistumiskuittausviestiä ja tämä löytyy aivan viestin lopusta. Ja näin on myös silloin, kun osallistujalle lähetetään vahvistusviesti osallistujalistauksen Lähetä vahvistusviesti-toiminnolla. Myös tällöin kuitti noudattaa samaa rakennetta kuin Kiitos-sivulta ladatessa.

HUOM: Molemmat ylläolevat ominaisuudet edellyttävät sitä, että tämä Kuitti-laajennus on aktivoitu Tapuunne teidän pyynnöstä. Jos haluatte kuittilaajennuksen käyttöönne, otattehan yhteyden asiakaspalveluumme, asiakaspalvelu(a)avoine.fi

Raportit-välilehden ”Custom raporttiin” saadaan mukaan myös varasijalla olevat

Nk. Custom raportti mahdollistaa sen, että Exceliin ladataan vain tietyt ilmoittautuneisiin henkilöihin liittyvät tiedot (esim. nimitietojen lisäksi vain sähköposti). Kenttävalintojen alapuolella on valintakenttä, josta voidaan valita tulostumaan vain osallistujat (=oletusvalinta) tai myös varasijalla olevat. Excelin listauksessa varasijalla olevan henkilön kohdalla on tästä merkkinä ”X” Varasijalla-nimisessä sarakkeessa.

Ilmoittautumisiin liittyvät heräteviestit voidaan ohjata useammalle henkilölle

Automaattiset heräteviestit uusista ilmoittautuneista tai ilmoitukset peruutuslinkin kautta tehdyistä peruutuksista ovat lähettyneet aiemmin vain yhteen sähköpostiin, tavallisesti Tapun pääkäyttäjälle tai tapahtumakohtaiselle vastuuhenkilölle. Jatkossa nämä viestit voidaan ohjata tiedoksi useammalle henkilölle. Sähköposti-kentän sisältö määritellään seuraavasti: pekka.paakayttaja@yhdistys.fi;ville.varamies@yhdistys.fi eli sähköpostit erotetaan puolipisteellä.

Tapussa on olemassa kaksi paikkaa, joissa näitä heräteviestien vastaanottajia ylläpidetään:

  1. Tapun yleisasetukset, joihin pääset siirtymään esim. Tapahtumat-välilehdeltä. Mikäli haluatte, että herätteet lähtevät aina useammalle henkilölle, määritä tällöin kaikki osoitteet Sähköposti-kenttään.
  2. Tapahtuman Lisäasetukset –välilehti on silloin oikea paikka, kun heräteviestien vastaanottajat vaihtelevat tapahtumakohtaisesti. On tärkeä pitää mielessä, että nämä tapahtumakohtaiset sähköpostiosoitteet (ja muutkin lisäasetukset) yliajavat yleisasetuksiin määritetyt osoitteet (tai osoitteen).

HUOM: Molemmissa tapauksissa on tärkeä huomioida, että ensimmäinen sähköpostiosoite näkyy osallistujalle lähtevän automaattisen osallistumiskuittausviestin lähettäjänä. Ylläolevassa esimerkissä osoite pekka.paakayttaja@yhdistys.fi on ”osallistujille näkyvä” osoite ja Villen osoite ei tule esille missään vaiheessa asiakkaan suuntaan.

Yksittäisen ilmoittautumisen Verkkomaksu peruutettu-statuksen tarkistaminen

Mikäli käytössänne on tapahtumamaksamiseen liittyen Maksuturva, voi vastaan tulla tilanne, jossa osallistujan laskun tila on virheellisesi ”Verkkomaksu peruutettu”, mutta Maksuturvan-päädyssä maksu on suoritettu. Tämä ristiriita johtuu siitä, ettei maksun suorittaja ole maksutoimien jälkeen palannut takaisin Tapuun, jolloin Tapu-päätyyn ei ole päivittynyt tarvittavia tietoja ja maksun tilana näkyy ”Verkkomaksu peruutettu”. Näissä tapauksissa virheellinen laskun saadaan päivitettyä kuntoon Tarkista maksun tila- toiminnolla.

Toiminto tarkistaa maksun tilan Maksuturvasta ja päivittää tarvittaessa muuttuneen tilan (Verkkomaksu peruutettu > suoritettu). Tämän muutoksen myötä osallistujalle lähtee automaattinen ilmoittautumisvahvistus, jota hän ei ole aiemmin saanut virheellisen Laskun tila-tiedon vuoksi. Mikäli tapunne on synkattu Sense-rekisteriin, niin tällöin osallistuminen siirtyy rekisteriin.

Mikäli kehitystöihin tai muutoin Tapun käyttöön liittyen herää kysymyksiä, on asiakaspalvelumme käytettävissänne, asiakaspalvelu(a)avoine.fi.