Digitalisaatio järjestöissä

9.7.2014 11:50

Savumerkkien aika on ohi - 8 nykyaikaista viestintäkanavaa, joiden avulla tavoitat yhdistyksenne jokaisen jäsenen

Kirjekyyhkyt, savumerkit, morsetus, lennättimet ja huutaminen. Siinä viisi esimerkkiä viestintäkeinoista, joita kannattaa ehdottomasti kokeilla yhdistyksen virkistyspäivillä. Hieman modernimpaan viestintään on olemassa lukemattomia keinoja, joista tähän blogiin on kerätty yhdistysnäkökulmaa silmälläpitäen ne upeimmat.

smokesignals

Yhdistyksen ei kannata tuutata kaikkea informaatiota samasta viestintäkanavasta, vaan tiedottaa monipuolisesti eri tavoin, riippuen siitä millaisella asialla jäseniä halutaan lähestyä. Jokaisella viestintäkanavalla tulisi kuitenkin olla oma selkeä tarkoituksensa, liian monen tavan käyttäminen aiheuttaa vain turhaa sekaannusta jäsenistössä ja vaikeuttaa myös viestin lähettäjän elämää.

Karkeasti ottaen yhdistyksen kannattaa käyttää pidempiin ja yksityiskohtaisempiin asioihin eri kanavaa kuin lyhyisiin ja nopeaa reagointia vaativiin asioihin.
Seuraavassa on esitelty 8 tapaa tavoittaa yhdistyksen jäsenistö nykyaikaisin menetelmin. Osa menetelmistä on uudempaan teknologiaan nojaavia tapoja, joita kaikki eivät ole varmasti vielä kokeilleet. Osa puolestaan vanhempia, mutta toimiviksi todettuja - näidenkin hyödyntämiseen pyrimme tarjoamaan uusia ideoita.

Lyhyeen ja kiireiseen viestintään sopivat:

1. Tekstarit

Perinteinen tekstiviesti on erittäin toimiva tapa tavoittaa koko jäsenistö, kun asia on tärkeä ja vaatii esimerkiksi nopeaa reagointia. Tekstarin ehdoton etu on se, että ihmiset eivät ohita sitä kuten esimerkiksi mainostulvaan hukkunutta sähköpostia. Lisäksi kännykkä löytyy nykypäivänä jokaisen taskusta, mutta sähköposti ei välttämättä olekaan itsestäänselvyys erityisesti vanhemman väen keskuudessa.

Tekstiviestitittely ei kuitenkaan ole ilmaista, joten laajemmalle jäsenkunnalle ei useimmissa yhdistyksissä ole varaa viestittää ainakaan useita kertoja päivässä. Viestejä ei ole pakko lähettää omasta puhelimesta omalla liittymällä, vaan netissä on useita palveluita, joilla homman voi hoitaa helposti tietokoneen äärestä. Hyvästä jäsenrekisteripalvelusta voit lähettää tekstiviestin suoraan halutuille vastaanottajille tai koko jäsenistölle. Viesti olisi hyvä pystyä kohdistamaan halutulle joukolle jäsenyyden kannalta olennaisten tietojen avulla. Erinomaisissa jäsenrekisteripalveluissa pystytkin lähettämään viestit helposti esimerkiksi sen mukaan, kuuluuko jäsen hallitukseen tai muuhun työryhmään, onko hänellä toimivaa sähköpostiosoitetta, osallistuuko hän tiettyyn tapahtumaan tai mikä on hänen jäsentyyppinsä.

2. WhatsApp ja muut älypuhelinohjelmat

WhatsApp on suuren suosion saavuttanut tekstiviestien korvaaja, jolla viestien lähetys onnistuu ”tekstarimaisesti” mobiiliverkon yli ilman erillisiä maksuja. WhatsApp antaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda ryhmiä, joihin voidaan kutsua esimerkiksi kaikki yhdistyksen jäsenet. Ryhmään kuuluvat jäsenet saavat kaikki ryhmään lähetetyt viestit puhelimeensa ja voivat itse lähettää sinne viestejä kaikkien nähtäville. Ryhmän luominen useiden satojen ihmisten kesken ei siis välttämättä ole fiksua, sillä tärkeät viestit voivat hukkua muun keskustelun sekaan.

WhatsApp:n tyylisiä ohjelmia on useita muitakin, kuten Googlen Hangouts, Facebookin Messenger ja Suomessa hieman tuntemattomampi Kik. Ennen kuin otat jonkin mobiilisoftan käyttöön oman yhdistyksesi viestintään, kannattaa muistaa kaksi erittäin tärkeää seikkaa: 1. Ohjelmien käyttö vaatii jokaiselta vastaanottajalta älypuhelimen, johon on asennettu kyseinen ohjelma. 2. Viestien lähetys ja vastaanottaminen edellyttää aina internetyhteyttä (mobiilinettiä tai lähiverkkoa). Mikäli laitteet ja yhteydet löytyvät, on WhatsApp erittäin kätevä ja vaivaton tapa jakaa tiedonjyväsiä nopeasti kaikille.

3. Facebook

Ihmiset ovat nenä kiinni Facebookissa jatkuvasti, ja sitä selataan nykyään tietokoneen lisäksi puhelimilla ja tableteilla aina, kun on vähänkin vapaata aikaa. Mikset siis menisi sinne, missä yhdistyksesi jäsenet jo valmiiksi ovat? Facebookia voit hyödyntää yhdistyksen viestinnässä esimerkiksi näillä kolmella tavalla:

Tee yhdistyksellesi oma julkinen sivu ja kutsu jäsenet tykkämään siitä. Voit julkaista sivuillasi yhdistyksen kuulumisia, kuvia, videoita tai tarjota hyödyllisiä linkkejä esimerkiksi yhdistyksen kotisivuilta löytyviin juttuihin. Julkisen sivun ehdoton etu on se, että sen avulla myös ulkopuoliset voivat löytää yhdistyksesi ja mahdollisuudet saada uusia jäseniä kasvavat. Huono puoli on se, että julkisen sivun päivitykset eivät aina tavoita kaikkia tykkääjiäsi. Facebookin käyttöä jäsenhankinnan näkökulmasta on pohdittu tarkemmin täällä.

Perusta yhdistyksesi jäsenille Facebook-ryhmä. Ryhmä on muuten kuin julkinen sivu, mutta päivitykset näkyvät vain siihen kuuluvien jäsenten uutisvirrassa. Ryhmä on julkista sivua varmempi tapa tavoittaa nykyiset jäsenet, sillä päivitykset ilmestyvät varmasti heidän uutisvirtaansa. Jäsenet myös mahdollisesti kommentoivat päivityksiä rohkeammin, jos he tietävät, että kommentit eivät näy julkisesti muille kuin tutuille ryhmän jäsenille.

Lähetä yksityisviestejä. Voit lähettää Facebookin yksityisviesti-toiminolla viestin kaikille Facebookiin kuuluville jäsenillesi ”sähköpostimaisesti”. Jos yhdistyksessäsi on paljon nuoria tai muuten sosiaalista mediaa käyttäviä jäseniä, tämä tapa voi tavoittaa heidät paremmin kuin perinteinen sähköposti. Facebookissa tullutta viestiä ei koeta välttämättä niin formaalina, ja jäsenillä voi olla pienempi kynnys vastata siihen.

4. Twitter

Twitter ei ole Suomessa vielä aivan samanlainen megailmiö kuin muualla maailmalla, mutta sen suosio kasvaa täälläkin jatkuvasti. Tässä vaiheessa kannattaakin siis hypätä mukaan, ja perustaa yhdistyksellesi oma Twitter-tili ja kutsua yhdistyksesi jäsenet seuraamaan sitä. Twitterissä voit julkaista lyhyitä 140 merkin pituisia viestejä (”tweettejä”), jotka näkyvät kaikille seuraajillesi. Jäsenten ei ole kuitenkaan pakko liittyä Twitteriin itse, vaan he voivat käydä katsomassa tweettejä profiilistasi ilman tiliäkin.

Tweettien ei tarvitse olla mahdottoman hiottuja ja isolla porukalla mietittyjä. Twitteriä kannattaakin hyödyntää spontaanien juttujen ja ajatusten jakamiseen, ja näitä voi lähettää useasti päivässä. Voit esimerkiksi päivittää jonkin yhdistyksesi järjestämän tapahtuman vaiheita jatkuvasti Twitteriin, jotta muutkin kuin paikallaolija pääsevät kärryille. Twitterissä voi myös helposti jakaa (”retweetata”) muiden käyttäjien viestejä eteenpäin omille seuraajillesi – kannattaa siis ottaa seurantaan yhdistyksesi kannalta mielenkiintoisista aiheista viestittäviä henkilöitä ja organisaatioita.

Jos hommasta haluaa kaiken irti, kannattaa twitterin käyttö kuitenkin tehdä tavoitteellisesti. Tarkat ohjeet yhdistyksen twitter-strategian luomiseen tulemme kirjoittamaan myöhemmin.

5. Sähköposti

Vanha kunnon sähköposti pitää edelleen vahvasti pintansa ihmisten jokapäiväisessä viestinnässä. Sen lähettäminen on helppoa sekä halpaa, ja jonkinlainen sähköpostiosoite löytyy lähes kaikilta. Sähköposti on erittäin kätevä väline esimerkiksi silloin, kun on tarve lähettää erilaisia dokumentteja tai muita liitteitä isolle vastaanottajajoukolle. Nykyaikaisissa sähköpostiohjelmissa ja jäsenrekisteripalveluissa on mahdollisuus luoda erilaisia ryhmiä, joiden avulla on helppo lähettää tietty viesti juuri halutulle joukolle (hallitus, talkooryhmä jne.). Hyvän palvelun avulla voit luoda yhden yhteisen osoitteen, johon lähettämäsi viesti menee itse etukäteen määrittelemällesi jäsenjoukolle. Parhaassa tapauksessa esimerkiksi jäsenrekisteripalvelu osaa lähettää viestin automaattisesti aina ajantasaiseen osoitteeseen, käyttäen perinteisen sähköpostilistan sijaan kunkin jäsenen päivittyviä tietoja.

Sähköpostin huono puoli on se, että se jää monelta helposti lukematta. Lähettäjän on vaikea luottaa siihen, että jokainen lukee tunnollisesti kaikki lähetetyt viestit, postitulvan ollessa useimmilla valtava. Vaikka sähköposteilla ei ole pituusrajoitteita, kannattaa välttää jaarittelua ja pitää asia ytimekkäänä. Monet lukevat sähköpostinsa älypuhelimen ruudulta, ja varsinkin silloin mielenkiinto loppuu nopeasti, jos viesti muistuttaa romaania. Mikäli kyseessä on pidempi viesti, se kannattaa kirjoittaa kokonaisuudessaan esimerkiksi yhdistyksen nettisivuille ja lähettää sähköpostilla vain lyhyt tiivistelmä aiheesta sekä linkki kokonaiseen tekstiin.

Pidempiin viesteihin sopivat:

6. Kirje

Perinteinen paperinen kirje on ehdottomasti tämän listan vaikuttavin viestintämuoto. Omalla nimelläsi kirjattu kirjekuori, suoraa kotiovelle kannettuna – sitä ei yksinkertaisesti vain jätetä lukematta. Älypuhelin puuttuu monelta, tekstiviestit eivät tavoita kaikkia, sähköpostin käyttö on usein heikkoa; kirjeen ehdoton valtti onkin vaikuttavuuden lisäksi se, että postiosoite löytyy aivan jokaiselta ja voit täten luottaa viestisi perillemenoon.

Kirje ei toki ole se nopein tai halvin väline, eikä se sovellu aivan kaikkeen viestintään. Tärkeät tiedotteet, kutsut ja erityisesti laskut on kuitenkin usein paras lähettää kirjeitse, jos haluat niiden tavoittavan ihmiset varmasti. Kirjeen huonoimpana puolena pidetään niiden lähettämisen vaivalloisuutta varsinkin isommalle joukolle: kuorien hankinta, kirjeen kirjoitus ja tulostaminen, kuoritus, osoitteiden lisääminen, postimerkkien liimailu, kirjeiden kiikutus postiin… lista tuntuu todellakin loputtomalta. Nykypäivänä ei moisella kannata enää vaivata päätään, sillä monet tarkoitukseen suunnitellut ohjelmat ja jäsenrekisteripalvelut hoitavat lähes kaiken puolestasi. Parhaimmillaan sinun tarvitsee vain kirjoittaa teksti ja valita vastaanottajat valmiista jäsenluettelosta.

7. Nettisivut

Jokaisen yhdistyksen tulisi löytyä netistä, sillä se on lähes poikkeuksetta ensimmäinen paikka, josta ihmiset lähtevät etsimään tietoa yhdistyksen toiminnasta tai ylipäänsä kuulevat yhdistyksen olemassaolosta. Joillekin yhdistyksille riittää, jos heidän yhteystietonsa paistuvat esimerkiksi keskusliiton sivuilla, mutta useimmille on ehdottomasti suositeltavaa pistää pystyyn omat sivut.

Jäsenviestintää silmälläpitäen sivujen kannattaa olla ehdottomasti sellaiset, joille kenen tahansa yhdistysaktiivin on helppo päivittää uusimmat uutiset, tiedotteet ja infot esimerkiksi tulevista tapahtumista. Hienoistakin kotisivuista on usein enemmän  haittaa kuin hyötyä, jos kukaan ei osaa päivittää niitä sen jälkeen, kun sivut alunperin värkännyt sihteerin veljenpoika on kuvioista ulkona.  Mikäli sivut ovat aina ajan tasalla, jäsenten on helppo ja kätevä käydä tarkistamassa sieltä uusimmat kuulumiset eikä kaikille tarvitse olla kokoajan lähettämässä erikseen esimerkiksi sähköpostia. Nettisivuille voi kirjoittaa hieman syvällisempiä ja pidempiäkin juttuja ja linkittää niihin esimerkiksi Facebookissa, Twitterissä tai sähköpostilla.

8. Jäsenlehti

Jäsenlehti on monen liiton sekä yhdistyksen toiminnan kivijalka ja usein yksi jäsenen tärkeimmistä eduista. Jäsenlehdissä julkaistaan yleensä toimintaan liittyviä pidempiä artikkeleita ja ne ilmestyvät harvakseltaan, mahdollisesti vain muutaman kerran vuodessa. Lehteä kannattaakin siis käyttää tiedotuksessa harkiten ja pyrkiä laittamaan sinne pääasiassa ajattomia ja yleishyödyllisiä kirjoituksia, jotka tuovat jäsenyyteen selkeää lisäarvoa.

Kun lehdessä on pääasiassa jäseniä kiinnostavaa materiaalia, se ei lennä suoraa paperinkeräykseen ja sitä oikeasti luetaan. Tällöin lehdessä voi mainosmaisesti tiedottaa esimerkiksi tulevista tapahtumista ja luottaa siihen, että ihmiset myös näkevät nuo tiedotteet. Yhdistyksen toimintaan liittyvät uutiset on suositeltavaa julkaista ensisijaisesti esimerkiksi yhdistyksen nettisivuilla, jotta ne ovat tuoreita ja relevantteja, mutta isoimmat jutut kannattaa painaa myös jäsenlehteen.

Muistakaa vielä tämä: jäsenlehden ei nykyaikana tarvitse olla kallis kotiin toimitettava paperiversio, vaan pienempikin yhdistys voi alkaa julkaista kustannustehokasta verkkolehteä.

Kuva: Espen Sundve, Flickr

Miten teidän yhdistyksessänne viestitään? Mitä muita tapoja jäsenten tavoittamiseen on olemassa? Haluaisitko kuulla lisää jostain blogissa mainitusta viestintätavasta? Kommentoi tai kysy!


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!