Digitalisaatio järjestöissä

23.8.2013 11:53

Sähköpostiosoitteiden ajantasaisuus - avainasia toimivalle jäsenviestinnälle?

Jäsenviestintä on meille sydämenasia. Teemme kaikkemme, jotta yhdistykset saavat pidettyä huolta yhteystietojen ajantasaisuudesta ja jäsenten tavoittamisesta.

Sähköposti yhdistetään usein ei-toivottuun ja kohdistamattomaan "spammiin". Paremmin se toimii esimerkiksi jäsenviestintään. Kuvan säilykeliha ei liity tapaukseen.

Miksi viestiä sähköpostilla?

Sähköpostin huonoista puolista saa lukea paljon. Se vie liian paljon aikaa, sitä käytetään väärin, se kasautuu holtittomaksi klöntiksi ja yrittää varastaa kaiken aikasi ja niin edelleen. Silti sähköpostin käyttö on suosittua ja moni yritys halvaantuisi pahoin ilman sähköpostia. Pakkohan sen on siis olla oikein käytettynä tehokas viestintäväline. Mielestämme yhdistystenkin kannattaa ponnistella toimivan sähköpostiviestinnän aikaansaamiseksi, eikä sitä tarvitse tehdä yksin.

Miten me aiomme auttaa yhdistyksiä sähköpostiviestinnässä?

Näe kokonaiskuva - Kuinka ison osan jäsenistöstä tavoitat sähköpostilla nyt?

Sähköpostin lähettämisen ei pidä olla arpapeliä. Esimerkiksi sihteerillä pitää olla tieto siitä, tavoittaako sähköposti kaikki jäsenet. Tätä varten olemme kehittäneet Yhdistysavain Rekisteriin sähköpostiosoitteiden eri tilat (kuva).

[caption id="attachment_3306" align="alignright" width="207" caption="Klikkaa isommaksi"][/caption]

Nyt sihteerillä on käsissään arvokasta tietoa! Osa on varmistanut sähköpostinsa toimivuuden, osaa voidaan patistella se tekemään, osalta sähköpostiosoite uupuu kokonaan. Tämä tieto antaa hyvät pelimerkit päättää, mitä asialle kannattaisi seuraavaksi tehdä. Päätitpä sitten pistää liikkeelle jäsentietojen tarkistuspyynnön tai patistaa useampia jäseniä hommaamaan sähköpostiosoitteen ylipäätään, niin onpahan ainakin päätöksen pohjalle tietoa ja loppuu se arvaileminen. :)

Saa tarkka tieto jokaisen viestin perillemenosta

[caption id="attachment_3310" align="alignright" width="207" caption="Klikkaa isommaksi"][/caption]

Jotta sähköposti voi olla mahdollisimman tärkeä osa toimivaa jäsenviestintää, täytyy olla tietoinen viestien tavoittavuudesta. Ei kannata tuudittautua siihen, että jäsenrekisterin Sähköposti-kenttään on kirjattu jotain.

Mikäli sähköposti tavoittaa vain murto-osan jäsenistä, joilla sähköpostiosoite on olemassa, on aika tehdä jotain. Tämänhetkinen viesti varmasti kannattaa yrittää saada perille muuta kanavaa pitkin (vaikkapa tekstiviestillä), mutta pidemmällä aikavälillä osoitteet kannattaa päivittää kuntoon. Tämä taas onnistuu vaikkapa keräämällä ajantasaiset jäsentiedot perinteisellä kirjeellä. Joka tapauksessa tätä pohdintaa avittamaan Yhdistysavain Rekisteri esittää käyttäjälleen tarkan jäsenkohtaisen näkymän viestien perillemenoon.

Poimi helposti jäsenet, joita et tavoita sähköpostilla...

[caption id="attachment_3321" align="alignright" width="207" caption="Klikkaa isommaksi"][/caption]

Kun olet jo tottunut siihen, että osaa jäsenistöstä on turha patistella hommaamaan sähköpostiosoitetta itselleen, on ehkä aika sopeutua tilanteeseen. :) Onneksi Yhdistysavain Rekisteristä löytyy apua tähänkin! Siirryt luomaan tiedotetta, nappaat jäsensuodatuksen esiin ja valitset vastaanottajiksi ne jäsenet, joilta sähköpostiosoite puuttuu. Sitten vaan tiedote liikkeelle perinteisellä etanapostilla, ja johan taas tieto liikkuu (vähän hitaammin tosin). ;)

Sähköposti tekee osan - ei kaikkea

Yhdistyksen viestintä on kokonaisuus, jonka on sopeuduttava asian laatuun ja jäsenistön erityispiirteisiin. Nopean asian välittäminen juniorijäsenille onnistuu varmasti parhaiten sähköpostilla ja ei-kiireellinen asia voi tavoittaa ehkä osan jäsenistä kirjeenä paremmin kuin sähköposti tai tekstari. Uskottavan toiminnan, kestävän näkyvyyden ja uusjäsenhankinnan rakentamisessa kotisivut taas ovat ehdoton apu. Niiden kautta pyritään viestimään toiminnasta kiinnostuneille, jotka eivät vielä ole jäseniä. Yhteisöllisyyttä mikään voi tuskin koskaan rakentaa kuin tapaaminen kasvotusten... :) Mahdollisimman toimiva viestintä muodostuu teillekin varmasti tämän tyylisten tapojen yhdistelmästä. Ja se on asia, jota aiomme olla mahdollistamassa.

Kerro kommentoimalla - Mistä asioista toimiva viestintä teillä koostuu?

P.s. Mikäli artikkeli herätti tarpeen hakea vinkkejä omaan sähköpostin käyttöön, suosittelen lukemaan esimerkiksi tämän artikkelin. Jos taas heräsi epäilys sähköpostin käytännöllisyydestä ylipäätään, lukaise sähköpostin hyvistä puolista.

Tutustu tarkemmin Yhdistysavain Rekisteriin »

Kuva Flickr - epSos.de