Digitalisaatio järjestöissä

15.10.2013 09:33

Rekisteriotetyökalu saatavilla

Tietosuojalain mukaan jäsen voi pyytää listausta omista rekisteriin tallennetuista henkilötiedoista. Rekisteriotteessa on oltava kaikki jäsenen pyytämät, rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Usein jäsenen pyyntö kohdistuu vain tiettyihin tietoihin, esimerkiksi tehtävähistoriaan ansioluetteloa varten tai jäsenmaksuyhteenvetoon.

Avoinen rekistereihin on nyt saatavilla rekisteriotetyökalu, johon käyttäjä voi tulostaa haluamansa tiedot jäsenistä. Työkalu on käytettävissä rekisterin Toiminnot-valikon kautta. Oletuksena käyttäjä voi tulostaa rekisteriotteelle kaikkien välilehtien tiedot, mutta hänellä on myös mahdollisuus rajata tulostus koskemaan vain tiettyjä välilehtiä:

Joillain välilehdillä saattaa olla kenttiä, joita ei koskaan haluta tulostaa rekisteriotteelle. Tällaisia voivat olla esimerkiksi jäsenmaksuvälilehdellä olevat ns. "apukentät" (esim. laskuid tai suoraveloituskoodi), jotka eivät varsinaisesti ole jäsenen henkilökohtaisia tietoja. Tällaiset tiedot voi jättää kokonaan pois rekisteriotteelta. Pääkäyttäjä voi käydä rekisterin lomake-editorissa merkitsemässä tällaisten kenttien kohdalle rastin Piilota rekisteriotteesta:

Valmis rekisteriote avautuu PDF-tiedostoksi, jossa käyttäjän valitsemat tiedot näytetään allekkain. Myös historiavälilehtien tiedot näytetään allekkain. Vasempaan yläkulmaan voidaan tulostaa liiton logo tai yhteystiedot.

Ole yhteydessä asiakaspalveluumme (asiakaspalvelu@avoine.fi)  ja tilaa rekisteriotetyökalu rekisteriisi hintaan 120 euroa / vuosi (ALV 0%). Toimitathan samalla myös logosi, mikäli haluat sen tulostuvan rekisteriotteelle. Rekisteriotetyökalu ei ole saatavilla vanhan käyttöliittymän rekistereihin.

Huom: Ay-Ankkurin suoritustyökalussa olevat suoritukset ja Jäsenmaksut-välilehden taulukko eivät tällä hetkellä tulostu rekisteriotetyökaluun. Nämä voidaan tulostaa selaimen tulostusominaisuuden kautta.