Digitalisaatio järjestöissä

13.9.2013 09:56

Rekisterin pääkäyttäjän tehtävät ja vastuut

Kaikilla käytössä olevilla järjestelmillä tulisi aina olla pääkäyttäjä. Erityisen tärkeää tämä on jäsenrekisterin osalta, koska rekisteri on tyypillisesti yksi organisaation tärkeimpiä järjestelmiä ja sillä on yleensä monia loppukäyttäjiä. Pääkäyttäjän tehtävät ja niille varattu aika tulee aina kirjata henkilön tehtävänkuvaan. Pääkäyttäjä toimii usein myös rekisterin loppukäyttäjänä, mutta näitä kahta roolia ei saa sekoittaa toisiinsa.

Millaisia tehtäviä ja vastuita rekisterin pääkäyttäjällä sitten on? Aloitamme Avoinen blogissa juttusarjan, jossa pyrimme tuomaan pääkäyttäjän moninaisia tehtäviä esille. Syksyn ja talven aikana tulemme julkaisemaan kirjoituksia ainakin seuraavista pääkäyttäjän tehtävistä ja vastuista:

  • Rekisterin loppukäyttäjien tukeminen
  • Käyttäjähallinnan ylläpito
  • Asetusten ja työkalujen hallinta
  • Rekisteriin liittyvien prosessien kehitys omassa organisaatiossa
  • Kehitysehdotuksien kerääminen ja rekisterin kehittäminen yhteistyössä Avoinen kanssa
  • Testaus- ja laadunvarmistustyöhön osallistuminen rekisterin kehityksen yhteydessä
  • Tietosisällön oikeellisuudesta vastaaminen
  • Loma-aikojen ja muiden poissaolojen huomioiminen rekisterin pääkäyttäjyydessä
  • Rekisteriin liittyvien maksuliikenneasioiden huomioiminen
  • Uuden pääkäyttäjän kouluttaminen

Mikäli pääkäyttäjällä ei ole mahdollisuutta sitoutua tehtäväänsä kunnolla, kärsii siitä helposti sekä loppukäyttäjät että joskus myös liiton jäsenistö. Tämän vuoksi on erityisen tärkeää, että myös pääkäyttäjän esimies ymmärtää pääkäyttäjän vastuullisen roolin. On tärkeää, ettei rekisterin pääkäyttäjä koe jäävänsä yksin tehtävässään. Erityisen tärkeää on huomioida pääkäyttäjän tukeminen silloin, kun pääkäyttäjä vaihtuu. Uusi pääkäyttäjä on tärkeää perehdyttää tehtäviinsä joko vanhan pääkäyttäjän tai Avoinen toimesta.

Avoine tukee pääkäyttäjiä normaalin asiakaspalvelun lisäksi esimerkiksi maksuttomien opastustuntien ja maksullisten koulutusten muodossa. Avoinen erityisesti pääkäyttäjille tarjoamista palveluista voit lukea lisää täältä.