Digitalisaatio järjestöissä

27.4.2016 15:20

Pätevyydet pätevästi rekisteriin

Kouluttaako järjestösi jäsenistöä? Vaatiiko toimintaan osallistuminen pätevyyden tai tutkinnon? Tiedätkö, organisaatiosi pätevöityneet ihmiset ja tutkintojen voimassaoloajat? Pystytkö ennustamaan tulevaisuuden tarpeen koulutustarpeet ja tunnistatko potentiaaliset koulutukseen osallistujat?

Järjestöjen hallinnoissa on pitkään laadittu eritasoisia toimintasuunnitelmia ja strategioita. Näissä suunnitelmissa otetaan usein kantaa oman asian vaikuttavuuteen yhteiskunnassa tai toiminnan laadun parantumiseen organisaation sisällä. Usein, lähes aina, suunnitelmat tähtäävät jäsenmäärän kasvattamiseen. Järjestöt elävät murrosta, jossa siihen kuuluminen ei ole enää itsestäänselvyys, vaan jäsenpito ja jäsenmäärän kasvattaminen vaatii huolellista pohtimista ja suunnitelmien jalkauttamista.

Lähes yhtä usein, kun suunnitelmaan kirjataan osia jäsenmäärän kasvattamisesta ja siihen tarvittavista toimenpiteistä puuttuu suunnitelmasta jäsenmäärän kasvattamisen sivuvaatimuksista. Esim. jos 10.000 jäsenen urheilujärjestö laatii suunnitelman, joka tähtää lisenssiurheilijoiden määrän 10% kasvuun vaatii tämä valmentajia, tuomareita, toimitsijoita jne. 1.000 kasvavalle urheilijalle. Keskimääräisen ryhmäkoon ollessa n. 20 urheilijaa vaatii tuo kasvu siis 50 uutta valmentajatehtävän synnyttämistä. Lisäksi joukkueet osallistuvat kilpailuihin, jotka vaativat erilaisia toimijoita, jotta kilpailu syntyy.

Entä sitten, kun mukaan rekrytoidut juniorit kasvavat ja kehittyvät? Useilla järjestöillä on tasovaatimuksia, jotta voit toimia luottamustoimessa. Tässä yhteydessä se tarkoittaa, että valmentajalla tulee olla tietyn tasoinen tutkinto, jotta ylipäänsä voi valmentaa. Sama koskee tuomareita ja toimitsijoita. Strategiassa on siis kyettävä ennustamaan, että jos onnistumme suunnitelmassa ja saamme 1.000 uutta junioria mukaan toimintaan, niin mikä sen vaikutus on tulevaisuuden tuomari- ja valmentaja- ja toimitsija tarpeeseen. 1.000 juniorista kasvaa joukkueellinen huippu-urheilijoita, joille tarvitaan huippuvalmennus ja huippuunsa viritetyt kilpailutapahtumat. Kysymys kuuluukin. Kuinka monta perustason tuomaria meidän tulee kouluttaa tänä vuonna, jotta meillä on riittävästi koulutettuja huipputuomareita vuonna 2026.

Sopiva rekisterisovellus on tähän oiva työkalu. Yhdistettäessä tapahtumienhallinta ja rekisterit, voidaan muodostaa yhdestä tai useasta tapahtumasta automaattinen tutkintonimike. Tutkinto voi olla voimassa määräajan tai hamaan tulevaisuuteen. Myös tapahtuma (yksi tai useampi) ja tutkinto voidaan yhdistää uudeksi tutkinnoksi, joka voi tarkoittaa esim. tutkinnon uudistamista tai ylemmän tutkinnon suorittamista.

Mistä löytyy osallistujat koulutustapahtumiin?

Usein järjestöt ovat laatineet pätevyysvaatimussuunnitelman, jolla pyritään takaamaan riittävän laadukas toiminta. Kysyttäessä näiden järjestöjen aktiiveilta, mistä etsitte tietoa kun haluatte tietää esim. henkilöt joiden x-tutkinto vanhenee tämän vuoden aikana on tyypillinen vastaus:

”koulutuspäälliköllä on jokin Exceli…ehkä”

Kun tutkinnot ja niiden haltijat tallennetaan tutkintorekisteriin, on sieltä helppo poimia erilaisia kohderyhmiä, joille voi markkinoida tulevia koulutustapahtumia. Näin varmistetaan, että viesti tavoittaa ne henkilöt, joille koulutustapahtumat ovat ajankohtaisia, rekisteritiedon pohjalle voidaan suunnitella koulutustarve.

Tulevaisuuden ennustaminen on ennustamisen lajeista kaikkein vaikein. Eheällä ja toimivalla rekisteröintiprosessilla voidaan kuitenkin tehdä arvaamisesta huomattavasti perustellumpaa…

Jos sinua kiinnostaa kuulla lisää aiheesta, niin ota yhteyttä minuun. Kerron mielelläni kuinka Avoine voi auttaa asiassa.