Digitalisaatio järjestöissä

15.12.2014 10:43

Mikä on verkkosivujen päivittämisen merkitys?

Verkkosivut ovat – tai ainakin niiden tulisi olla – eläviä ja muuttuvia kokonaisuuksia. Olipa sisältö hetkellisesti kuinka hyvää tahansa, sen jääminen ajastaan jälkeen ja pysyminen aina ja kaikille samanlaisena ei auta järjestöä luomaan uskottavuutta. Päivittämisessä on silti kyse muustakin kuin uuden tiedon julkaisemisesta.

Päivittäminen kertoo järjestön arvoista ja kehityssuunnista

Päivittäminen ei ole pelkästään tiedon tuomista ihmisten saataville. Päivittäminen ja päivittämistiheys ovat julistuksia organisaation arvoista, painotuksista ja viestintämenetelmistä. Jos jotakin aihepiiriä käsittelevää sisältöä julkaistaan vähän tai ei ollenkaan vaikka ympäröivät olosuhteet ja näkökulmat faktoihin muuttuvat, voi ulkopuolinen henkilö tehdä ainoastaan yhden perustellun, Occamin partaveitsen mukaisen tulkinnan: asia ei kiinnosta järjestöä.

Jos halutaan viestiä jonkin teeman merkityksestä, se on pidettävä esillä. Tämä saavutetaan sellaisilla päivityksillä, jotka muodostavat saumattoman kokonaisuuden järjestön viestintäkanavissa.

Sisältöpolut ovat päivittämisen suuntaviittoja

Verkkosisältöjen asiantuntija, Kati Keronen Differo Oy:stä painottaa toimivien sisältöpolkujen merkitystä päivitysten suunnittelussa. Sisältöpolut ovat loogisia informaation jatkumoita, jotka auttavat vierailijaa löytämään hänelle oleellisen tiedon lähteelle. Polut voivat toimia eri alustojen, kuten sosiaalisen median ja järjestön omien verkkosivujen välillä, mutta myös yhden verkkosivuston sisällä.

Kaikki sisällön muutokset on siis tehtävä siten, että kävijän tiedontarve ja liikkuminen sivustolla huomioidaan sekä sisällössä että sivuston rakenteessa.  Itse verkkosivu toimii polkujen ”keskusyksikkönä” ja tärkeimpänä tietolähteenä. Sosiaalinen media itsessään ei vähennä omien nettisivujen merkitystä, vaan niiden merkitys tällaisessa tilanteessa pikemminkin kasvaa.

Yhtä osaa sivustosta ei voida päivittää huomioimatta muutosta koko sivustolla. Jokainen päivitys avaa tai sulkee sisältöpolun sivustolla. Samoin päivityksissä on huomioitava kaikki kanavat, sillä sisältöpolut ovat kaikkialla tärkeitä.

Palvelkaa asioiden sijasta ihmisiä

Keronen huomauttaa, että tiedon vaikuttavuus verkossa on tärkeämpää kuin julkisuus. Siksi asioista on kerrottava jäsentä tai potentiaalista jäsentä palvelevalla tavalla ja tuotava esiin saatavilla olevan tiedon konkreettinen merkitys kävijälle. Pelkkä lähteisiin viittaaminen ei riitä, eikä pidä olettaa, että kävijä vetäisi jonkun tietyn johtopäätöksen tarjolla olevasta, tulkitsemattomasta informaatiosta.

Edellisen perusteella on helppo päätellä, että sivuston tuoreena pitäminen on helpompaa, kun muutoksia ohjaa suunnitelma siitä, millaista polkua tiettyyn päämäärään pyrkivän käyttäjän toivotaan etenevän. On järkevää valita päivityksiin tietoa joka edesauttaa käyttäjän prosessia – olipa tämä sitten jäseneksi liittyminen tai muu tiedonhaku. Järjestön sisäiseksi tehtäväksi päivitysten yhteydessä muodostuu tiedon suodattaminen valmiiseen ja relevanttiin muotoon ja käyttäjien tiedontarpeiden ennakointi. Tärkeää on, että tietoaines sisältää aidosti inhimillisen elementin – sisältö, joka voitaisiin tuottaa koneellisesti, ei ole sen arvokkaampaa ihmisen tuottamanakaan. ”Jakaminen ei itsessään ole arvo, mutta jaetun tiedon tulkitseminen on”, Keronen toteaa. Kävijän löydettyä haluamansa tiedon on sivuston pystyttävä tarjoamaan myös seuraava polku eteenpäin ja autettava käyttäjään suuntaamaan toimintaansa.  

Päivitykset ja jatkuvuus rakentuvat järjestön ymmärryksestä

Järjestön verkkosivut eivät voi olla kertaalleen rakennettu monumentti, joka hylätään valmistumisen jälkeen. Ne eivät myöskään ole tietovarasto, jonne pakon edessä kaadetaan uutta dataa käytäntöjen niin vaatiessa. Järjestön sivusto on osa jäsenten ja potentiaalisten jäsenten palvelua.  

Järjestö on paras asiantuntija omassa toiminnassaan, ja siksi sen on nähtävä muutokset myös toimintaympäristössään. Tästä seuraa tarve saada faktat, jäsenten ja tulevien jäsenten tiedontarpeet ja järjestön arvot sulautettua yhdeksi, päivittyväksi viestinnälliseksi kokonaisuudeksi. Esimerkiksi ammattiliitto joutuu vastaamaan kysymykseen siitä, miten tarjotut jäsenedut suhteutuvat työmarkkinatilanteeseen - palkkaneuvontaa antaakseen järjestön on tunnettava alan tilanne ja tarjottava tieto hyödyllisessä muodossa.  Järjestö muuttaa siis tietonsa palveluksi.

Pohjimmiltaan päivittämisessä onkin kyse siitä, että järjestö jatkuvasti varmistaa, että se pystyy palvelemaan jäseniään sivustonsa avulla – ei pelkästään tiedottamaan jotakin kuvitteellista, satunnaisesti yksittäisellä sivulla käyvää vierailijaa, jonka toiminnalla ei ole todellista kontekstia.

Muistilista järjestön verkkosivujen päivittäjälle:

  • Määrittele erilaiset kävijätyypit ja heidän tiedontarpeensa
  • Tarkista, vastaako sivustolla esitetty materiaali kävijöiden kysymyksiin nykyhetken parhaan tiedon perusteella
  • Varmista, että sisältöpolut toimivat ja että kävijä ei joudu eksyksiin vaan löytää aina seuraavaan oleelliseen paikkaan sivustolla
  • Huomioi kaikki kanavat kun teet päivityksiä
  • Keskustele tarvittaessa muiden organisaatiosi jäsenten kanssa siitä, miten uudet asiat on parasta viestiä sivustolla ja missä vaiheessa sisältöpolkua ne on tuotava esille

 

Kuva: Flickr - Ian Muttoo


Liittyvät kirjoitukset: