Digitalisaatio järjestöissä

16.12.2013 17:35

Pääkäyttäjän rooli rekisterin kehittämisessä

Rekisterin kehittäminen voi tarkoittaa joko isohkoa jatkoprojektia tai pientä, asiakaspalvelun kautta toteutettavaa muutosta rekisterissä. Usein rekisterin kehittämiseksi mielletään puhdas ohjelmointityö. Näin ei kuitenkaan ole, sillä esimerkiksi asiakkaan ja erityisesti pääkäyttäjän rooli saattaa usein olla jopa ohjelmoijan roolia merkittävämpi. Ainakin seuraavat vaiheet liittyvät rekisterin laadukkaaseen kehittämiseen:

  • Suunnittelu
  • Toteutus
  • Viestintä

Suunnittelu

Tarve rekisterin kehittämiseen nousee tyypillisesti esiin järjestön uuden tai muuttuneen prosessin myötä. Muutos prosessiin vaatii usein muutoksia myös tietojärjestelmään, tässä tapauksessa rekisteriin.  Muutoksen suunnittelu aloitetaan ensin organisaation sisällä mieluiten pääkäyttäjän johdolla. Joskus voi olla niinkin, että asiasta tietää enemmän joku muu henkilö kuin pääkäyttäjä. Tällöinkin on tärkeää, että pääkäyttäjä on tietoinen kaikista rekisteriin suunnitelluista muutoksista.

Kun muutos on suunniteltu organisaation sisällä, on pääkäyttäjä yhteydessä Avoineen. Yhteydenotto tapahtuu tyypillisesti asiakaspalveluumme. Pienet muutokset voidaan hoitaa suoraan asiakaspalvelussa, kun taas laajemmat välitetään usein eteenpäin Avoinen sisällä, esimerkiksi rekisteriprojektissa mukana olleelle ja näin ollen rekisterin hyvin tuntevalle henkilölle.

Usein muutostoive on suunniteltu niin hyvin jo järjestön sisällä, että suunnitelmaan tarvitaan vain pieniä tarkennuksia ennen varsinaista ohjelmointityötä. Mikäli suunnitelmat ovat vielä ylätasoiset, saattaa Avoine tarjota määrittelytyöpajojen pitämistä ennen toteutuksesta annettavaa tarjousta. Riittävän tarkka määrittely ennen työn toteutusta on hyvä tapa vähentää toteutukseen liittyviä riskejä.

Toteutus

Isoissa tai muuten kriittisissä (esim. laskutusmuutokset) muutoksissa toteutus tehdään tyypillisesti ensin demorekisteriin. Toteutusvaiheessa ohjelmoijalta saattaa tulla vielä hyvin yksityiskohtaisia kysymyksiä toteutukseen liittyen. Esimerkiksi ohjelmoitavaan raporttiin liittyy usein yksityiskohtia tarkennuksia, jotka eivät välttämättä tule mieleen vielä suunnitteluvaiheessa. Esimerkiksi niinkin yksinkertaiselta kuulostava asia kuin aktiivisten jäsenten lukumäärä voidaan laskea eri järjestöissä hieman eri tavoin.

Toteutuksen jälkeen on tärkeää, että pääkäyttäjä osallistuu testaus- ja tarkistusprosessiin. On tavallista, että tässä vaiheessa tehdään vielä muutoksia erityisesti käyttöliittymään tai raporttien poimintaehtoihin. Kun pääkäyttäjä on tarkistanut, että toteutus on toivotunlainen ja laadukas, kuittaa hän kehitystyön hyväksytyksi.

Viestintä

Toteutuksen valmistuttua pääkäyttäjän on tärkeää viestiä muutoksista organisaation sisällä kaikille rekisterin käyttäjille. Viestintä voi tapahtua esimerkiksi sähköpostitse rekisterin loppukäyttäjille. Monet pääkäyttäjät käyttävät esimerkiksi Wiki-tyyppistä sivua tai Yammeria muutosten viestimiseen. Isommissa muutoksissa asiaan liittyä kannattaa järjestää koulutusta. Avoine voi tarvittaessa auttaa koulutuksen järjestämiseen liittyvissä asioissa.

Muutosten jälkeen on myös tärkeää kirjata muutokset rekisterin dokumentaatioon. Dokumentteja ovat esimerkiksi rekisterin käyttöohjeet, vuosikello ja prosessidokumentaatio.