Digitalisaatio järjestöissä

1.3.2016 15:36

Onnistuneen pääkäyttäjätoiminnan aakkosia

Onnistunut pääkäyttäjyys lähtee toiminnan perusedellytyksistä. Näitä edellytyksiä ovat ympäristön tarjoamat mahdollisuudet, kyvykkyys ja halukkuus toimia sekä tietoisuus omista vastuista ja velvollisuuksista. Pääkäyttäjän on hyvä tiedostaa omaan toimintaansa vaikuttavia tekijöitä. Tässä tekstissä pohditaan toiminnan lähtökohtia Avoinen järjestelmien pääkäyttäjätyön kannalta.

Pääkäyttäjän toimintamahdollisuudet ja kokemus pystyvyydestä

Avoinen järjestelmien pääkäyttäjiksi nimetyillä henkilöillä on laajemmat toiminnan mahdollisuudet kuin järjestelmien muilla käyttäjillä. Tämä luo lähtökohtia järjestelmän ylläpito- ja kehittämistyölle. Pääkäyttäjät voivat vaikuttaa järjestelmään esimerkiksi lisäämällä kenttiä lomake-editorissa, luomalla ja tallentamalla raporttihakuja sekä hallinnoimalla käyttäjäoikeuksia ja laskutusprosessia. Kun pääkäyttäjä ymmärtää omat toimintamahdollisuutensa kartuttaa hän ymmärrystä siitä miten järjestelmän eri osa-alueet vaikuttavat toisiinsa. Lisäosaamista pääkäyttäjät voivat kerryttää Avoinen työpajoissa ja kysymällä neuvoa Avoinen asiakaspalvelusta.

Toimintamahdollisuuksien lisäksi onnistuneen pääkäyttäjätyön toteutumiseen vaikuttaa kokemus siitä, että voi ja osaa toimia mahdollisuuksien sisällä. Välillä organisaatioiden pääkäyttäjät vaihtuvat tai vakituiselle pääkäyttäjälle palkataan sijainen. Mikäli uusi pääkäyttäjä ei koe saaneensa riittävää perehdytystä, voi toiminta alussa yskähdellä. Pääkäyttäjän tunne pystyvyydestä ja osaamisesta on tärkeä tekijä toiminnan onnistumisen kannalta. Pääkäyttäjän vastuulla on varmistaa, että häntä seuraavilla henkilöillä on perustieto järjestelmän toiminnasta ja käsitys mistä hän voi hakea lisätietoa. Myös Avoinen asiakaspalvelu auttaa parhaansa mukaan uusia pääkäyttäjiä pääsemään kärryille oman järjestelmän toimintalogiikasta. Onkin tärkeä muistaa ilmoittaa pääkäyttäjävaihdoksista Avoinen asiakaspalvelulle.

Pääkäyttäjän motivaatio ja päätösvaltuudet

Mahdollisuuksien ja pystyvyyden lisäksi halukkuus ja päätöksenteko ovat tärkeitä tekijöitä onnistuneen pääkäyttäjyyden toteutumiseksi. Joskus pääkäyttäjäksi nimetään henkilö, jolle on osoitettu muitakin tärkeitä tehtäviä organisaatiossa. Silloin saattaa käydä niin, että henkilöä enemmän motivoivat tehtävät jättävät pääkäyttäjyyden vähemmälle huomiolle. Poissaoleva pääkäyttäjä voi aiheuttaa hankaluuksia varsinkin organisaatioissa, joissa järjestelmä on aktiivisessa käytössä ja/tai järjestelmällä on useita loppukäyttäjiä. Osa pääkäyttäjän työtä on tuntea tehtävään sisältyvät velvollisuudet organisaatiota kohtaan. Avoine edellyttää, että organisaation palvelupyynnöt tulevat asiakaspalvelulle pääkäyttäjien kautta. Tällöin tieto järjestelmän kokonaisuudesta pysyy kootusti yhden henkilön tiedossa.

Pääkäyttäjyyttä voivat motivoida useat asiat. Tavoitteena voi olla esimerkiksi hoitaa työnsä hyvin, tulla aikanaan järjestelmäasiantuntijaksi tai sujuvoittaa järjestelmäkehityksellä organisaation toimintaa. Tavoitteiden asettaminen voi edellyttää myös päätöksentekoa. Pääkäyttäjälle voi tulla esimerkiksi organisaation sisäisten käyttäjäoikeuksien jakamistehtäviä. Pääkäyttäjän vastuulla voi olla päättää miten hän kenttä- välilehti- ja käyttäjäoikeustasoilla määrittelee näkyvyyksiä ja muokkausoikeuksia eri ryhmille. Pääkäyttäjä voi joutua myös miettimään prosessin, jolla hän vastaanottaa käyttäjäoikeuksia koskevia muutospyyntöjä organisaatiossa.

Kaikki päätökset eivät ole pääkäyttäjän käsissä, sillä organisaatioiden päätöksenteko on kerrostettua. Tärkeä osa pääkäyttäjän työtä onkin tulla tietoiseksi omista valtuuksista ja velvollisuuksista. Kun rekisterin toimintaa kehitetään organisaation kokonaistarpeista käsin toimii pääkäyttäjä avainroolissa järjestelmän parhaiten tuntevana henkilönä. Pääkäyttäjän vastuuna on pohtia järjestelmävaikutuksia ennen kuin päätös on tehty. Päätöksenteon jälkeen pääkäyttäjä toteuttaa sen mukaisia toimenpiteitä järjestelmässä yksin tai yhdessä Avoinen kanssa. Toteutuksen jälkeen uusien toimintojen testaaminen on pääkäyttäjän vastuulla. Pääkäyttäjä on myös keskeinen henkilö, kun organisaatiossa myöhemmin arvioidaan muutosten toimivuutta ja tarpeita lisämukautuksille. 

Avoinen asiakaspalvelu ottaa pääkäyttäjiltä kysymyksiä ja palvelupyyntöjä vastaan osoitteessa asiakaspalvelu(at)avoine.fi. Avoinesta palataan pyyntöihin kahden päivän kuluessa. Odotamme yhteydenottoasi!

Kuva - jakobsdream