Digitalisaatio järjestöissä

18.11.2013 13:53

Onko sinulla sijaista lomasi ajaksi?

Joululoman lähestyessä haluaisimme muistuttaa teitä rekisterin pääkäyttäjän sijaisesta eli varakäyttäjästä. Selkeä sijaiskäytäntö on liiton etu, jotta arki jatkaa normaalia kulkuaan myös lomien aikana eivätkä rekisteriin liittyvät toimet keskeydy pidemmäksi aikaa kerrallaan. Loppukäyttäjien on tunnettava pääkäyttäjän loma-ajat ja tiedettävä, kehen he voivat olla yhteydessä pääkäyttäjän poissa ollessa. Pääkäyttäjän lomat kannattaa lisäksi suunnitella niin, etteivät ne vaaranna liiton vuosikellon mukaisia tehtäviä.

Rekisterien loppukäyttäjät ovat usein loma-aikoina yhteydessä Avoinen asiakaspalveluun. Tyypillisesti tukipyyntö koskee esimerkiksi unohdettua käyttäjätunnusta tai salasanaa. Valitettavasti emme voi tietää keillä henkilöillä on pääsy rekisteriin ja onko kirjautumisongelmien taustalla jotain muuta kuin unohtunut salasana. Emme siis voi päästää henkilöitä rekisteriinne ilman pääkäyttäjän varmistusta ja tämän vuoksi on tärkeää, että järjestöstänne löytyy henkilö joka avustaa kirjautumisongelmissa.

Saamme ajoittain myös tukipyyntöjä selkeästi rekisterin käyttöön liittyen. Useasti tukipyyntöihin liittyy organisaatiokohtaisia toimintatapoja, joihin emme osaa ottaa kantaa. Yleisen käytännön mukaisesti loppukäyttäjät ovat yhteydessä pääkäyttäjään ja pääkäyttäjä tarpeen mukaan on yhteydessä asiakaspalveluumme. Vaikka pääkäyttäjä on lomalla, on tärkeää että liitto tarjoaa tukea loppukäyttäjille myös tällöin. Tämänkin vuoksi on tärkeää turvata loppukäyttäjien tuki, jotta heidän oma arki ei pysähdy lomien ajaksi.

On tärkeää, että ratkaisu pääkäyttäjän loma-aikoihin löytyy järjestön sisältä, sillä Avoinella ei ole mahdollisuuksia toimia pääkäyttäjän sijaisena.  Pääkäyttäjän sijaisen ei tarvitse olla kaiken oppinut vaan hänen on hyvä hallita rekisterinne päätoiminnallisuudet. Tarvittaessa hän voi olla yhteydessä asiakaspalveluumme ja me toimimme hänen tukenaan kun oma tietämys ei riitä tai epävarmuus iskee.

Mikäli teistä tuntuu, ettei teiltä löydy resursseja sijaisen kouluttamiseen, avustamme teitä mielellämme asian tiimoilta. Koulutusvalikoimastamme löytyy ilmaisia opastustunteja ja maksullisia koulutuksia. Voimme myös räätälöidä koulutuksen juuri teidän tarpeidenne mukaisesti.  Lisätietoja pääkäyttäjän vastuista sekä koulutusmahdollisuuksista voi tiedustella Sanna Rintamäeltä, sanna.rintamaki@avoine.fi.