Digitalisaatio järjestöissä

2.6.2015 11:20

Kuinka järjestö voi onnistua monikielisessä viestinnässä?

Kuinka järjestö voi onnistua monikielisessä viestinnässä?

Monikielinen ympäristö asettaa haasteita organisaation viestinnälle ja pakottaa tarkastelemaan prioriteetteja huolellisesti. Milla Hokkila Suomen Ammattiliittojen Solidaarisuuskeskuksesta (SASK) kertoi oman organisaationsa toiminnasta ja auttoi kirjoittajaa kokoamaan hyödyllisiä vinkkejä.

1. Määritelkää sisältötyypit, dokumenttiluokat ja tarpeelliset käännökset

Kaikki järjestön tuottama materiaali ei voi olla samalla viivalla kun päätetään mitä käännetään. Kaikkien organisaatioiden viestinnästä voidaan tunnistaa usein toistuvia sisältöjä, joiden hahmottaminen auttaa prioriteettien asettamisessa.

Vaikka asiakirjatyyppejä ja niiden jakoja voi olla lukemattomia, on tärkeää huomata kaksi pääkategoriaa: toteutuneesta tai suunnitellusta toiminnasta kertovat ja toimintaa ohjaavat dokumentit. Jälkimmäiset ovat usein verraten muuttumattomia ja samalla niin yleistasoisia, että niistä on tehtävä kunnolliset käännökset ainakin sisäiseen käyttöön.

”Esimerkiksi strategiat, ohjesäännöt ja vastaavat dokumentit ovat meillä sekä englanniksi ja suomeksi. Organisaation toimintaa ohjaavat asiakirjat käännetään aina myös englanniksi”, Hokkila kertoo.

Omat luokkansa muodostavat siten esimerkiksi materiaalipankit, organisaation toiminnan esittely ja muut monikieliset materiaalit, joiden päivittymisväli voi olla pitkä. Näihin on syytä panostaa riittävästi, sillä ne toimivat organisaation käyntikorttina.

Tilanteittain vaihtuvat sisällöt taas usein hyötyvät tiiviistä, vain pääkohdat selittävästä kääntämisestä: ”Ohjelmasuunnittelijat tekevät usein suomenkielisiä tiivistelmiä projekteja rahoittaville jäsenliitoille”, Hokkila sanoo.

Käännökselläkin voi siis olla monenlaisia rooleja – tiivistelmä on täysin oma dokumenttinsa, jota voidaan käyttää eri tavalla eri yhteyksissä kuin tiivistelmän lähdemateriaalia.

2. Huomioikaa epävirallinen viestintä organisaatiossa

Organisaation erikielisten jäsenten osallistaminen kaikkiin kysymyksiin ei ole usein mahdollista tai kustannustehokasta.  Paljon virallisten dokumenttien ulkopuolista keskustelua käydään vain tietyllä kielellä ilman, että on välttämättä edes aikomusta tehdä mitään päätöksiä.

Jotta organisaatio voisi toimia mahdollisimman osallistavasti, on keskustelijoiden pidettävä mielessä monikielisyys ja huomattava milloin keskustelu liukuu alueelle, jossa asioista tulee yhteisiä ja laajemmista näkökulmista on hyötyä. Tällöin on tunnistettava tilanne ja jaettava informaatiota meneillään olevasta keskustelusta myös muilla kielillä. Myös Hokkila tunnistaa tämän haasteen omassa järjestössään. ”Rajan vetäminen voi olla haastavaa”, hän sanoo. ”Kaikki oleelliset näkökulmat kuitenkin haluttaisiin mukaan”.  

Tasapainoa tämän kaltaisiin tilanteisiin voi etsiä vaikkapa pitämällä käytäntönä lyhyen muunkielisen yhteenvedon tekemistä jokaisesta keskustelusta, jota pidetään edes potentiaalisesti tärkeänä. Asianomaiset voivat palata asiaan ja kysyä lisätietoja, mikäli heillä on annettavaa keskusteluun – ennakoiva kääntäminen ei ole aina kannattavaa ajankäyttöä.

Hokkila kertoo, että SASKin tapauksessa kuukausittain tehtävä tiivistelmä hallinnossa ja toimistossa käsitellyistä aiheista on muodostunut rutiiniksi, jolla pyritään varmistamaan tiedonkulku kaikille asianosaisille.

3. Antakaa aikaa toimivien käytäntöjen muodostumiselle

Jos organisaatio on ollut yksikielinen ennen toiminnan muuttumista monikieliseksi, voi muutokseen tottuminen viedä jonkin verran aikaa. Käytäntöjä voi olla hankala suunnitella etukäteen, sillä viestintätilanteet tulevat monesti ilmeisiksi vasta sitten ensimmäisten ongelmien ilmaannuttua.

SASK on ollut käytännössä alusta alkaen monikielinen. ”Nykyään monikielinen viestintä on arkipäiväistä ja kuuluu normaaliin toimintaan”, Hokkila toteaa. 

Käytäntöjä on helppo kehittää paperilla, mutta niiden täytäntöön paneminen on lopulta kiinni ihmisistä. Ihmiset taas usein tarvitsevat aikaa, jotta uudenlaisista viestintäkäytännöistä tulee luonteva osa organisaation arkea.  

Oletko ollut mukana monikielisessä organisaatiossa? Millaisia kokemuksia sinulla on jaettavana?

Kuva: Flickr - Kenneth Lu


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!