Digitalisaatio järjestöissä

27.1.2015 10:58

Miten huomioida sekä hiljaiset pohtijat että ulospäin suuntautuneet aktiivikeskustelijat järjestöissä?

Ihmiset ovat erilaisia, mikä on sekä haaste että vahvuus. Tämänkertaiseen blogiteemaan liittyvässä keskustelussa oli mukana järjestöjen parissa pitkään toiminut kouluttaja ja fasilitaattori Lari Karreinen

Karkeasti jaoteltuna ihmisiä on kahta tyyppiä. Ensimmäinen tyyppi on asioita mieluiten itsekseen pohdiskeleva ja rasittuu liiallisesta ärsyketulvasta, myös liiallisesti muiden ihmisten kanssa tekemisissä ollessaan. Toinen ihmistyyppi taas on parhaimmillaan saadessaan vuorovaikuttaa muiden kanssa ja jäsentää informaatiota tehokkaimmin sosiaalisten tilanteiden kautta. Hän myös saa energiaa muista ihmisistä.

Tämä väljä määrittely vastaa suunnilleen introvertti/ekstrovertti-jaottelua, jolla on jo pitkään kuvattu kahta perustyyppiä. Introverttejä ja ekstroverttejä on väestössä suunnilleen yhtä paljon.  Käytännöllisesti katsoen kaikissa järjestöissä on mukana molempia kuvattuja ihmistyyppejä.  

Erilaisia tehtäviä saman asian hyväksi

Useimmat asiat voidaan toteuttaa muutenkin kuin yhdellä tavalla.  Työtapojen avoin pohdinta voi olla suureksi hyödyksi ajankäytön ja tehokkuudenkin näkökulmasta. Moni tehtävä voidaan toteuttaa ryhmätyönä tai yksin, eikä pitäisi tehdä hätiköityjä ratkaisuja kummankaan työtavan paremmuudesta. On kaikille edullista, että käytäntöjä voidaan tehtäväkohtaisesti muuttaa, kun henkilöt vaihtuvat.

Esimerkiksi jäsenhankinta on suuri kokonaisuus, johon kaikenlaiset ihmiset voivat osallistua omalla tavallaan. Jos jäsen on elementissään kohdatessaan uusia ihmisiä kasvotusten, kannattaa tämä hyödyntää esimerkiksi erilaisten tapahtumien yhteydessä varmistamalla, että hän on paikalla markkinoimassa järjestöänne. Toiset jäsenenne taas saattavat tietää paljonkin potentiaalisista kohderyhmistä, mutta eivät ehkä jaksa kohdata suurta määrää uusia ihmisiä jäsenhankinnan vauhdittamiseksi. He voivat kuitenkin auttaa suunnittelemaan jäsenhankinnan prosesseja ja esimerkiksi auttaa parantamaan järjestön näkyvyyttä verkossa. He myös saattavat tietää paljon järjestösi nykyisistä toimintatavoista ja auttaa tehostamaan jäsenhankintaa parantamalla olemassa olevia käytäntöjä.  

Osallistamalla kaikenlaisia jäseniä järjestö antaa itsestään monipuolisemman, realistisemman ja mielenkiintoisemman kuvan. Lopulta potentiaaliset jäsenetkin ovat kaikki omanlaisiaan ihmisiä, eivätkä täsmälleen samanlaiset keinot toimi yhtä hyvin kaikkien mukaan saamiseksi. Monipuolisuus lähestymistavoissa on siis valtti.

”Se, että ihmiset saavat tietää asioista, on iso juttu. Ekstrovertin puheliaisuus on vahvuus tiedottamisessa ja jäsenhankinnassa. Ja kun ekstrovertti tekee jotakin, yleensä kaikki saavat tietää siitä”, Karreinen sanoo. Toisaalta Karreinen tuo esille, että ihmiset usein samaistuvat helpommin oman tyyliseen kommunikointitapaan. Hän kertoo esimerkin introvertistä nuortenleirin ohjaajasta, jonka hyvä pärjääminen tehtävässään toimi ujolle nuorelle rohkaisevana esimerkkinä siitä, että myös muu kuin ulospäinsuuntautunut viestintätyyli voi olla hyväksyttävä ja toimiva. Karreinen painottaakin, että kaikki ihmiset eivät löydä samaistumiskohteita samasta viestintätavasta. Siksi sen kumpikaan tapa ei ole toista itseisarvoisesti parempi.

Karreinen varoittaa liian yksipuolisista näkökulmista. ”Jos hallituksessa on pelkkiä introverttejä, toiminnan mainostaminen ja ihmisten mukaan saaminen voi olla todella hankalaa. ”Hän myös korostaa, että vaikka ihmiset ovatkin taipuvaisia valitsemaan ympärilleen samankaltaisia persoonia, tarvitaan tehokkaassa yhteistoiminnassa kaikenlaisia ihmisiä. ”Kannattaa esim. valinnoissa mahdollisuuksien mukaan huomioida myös ne, joiden kanssa ei ole täysin samalla aaltopituudella”, Karreinen huomauttaa.                                          

Kaikkien ideat kuuluville

Erilaiset tavat tuottaa uusia ajatuksia toimivat erilaisille ihmisille. Ulospäinsuuntautuneet ihmiset ovat usein parhaimmillaan eläväisessä keskustelussa, jossa siirrytään nopeasti asiasta toiseen. Tämä synnyttää uusia ideoita, näkökulmia ja ratkaisuja. Hiljaisemmat jäsenesi saattavat kuitenkin näissä tilanteissa jäädä sivusta seuraajan rooliin. Syynä tähän on usein se, että he haluavat pohtia asiaa rauhassa ennen keskusteluun osallistumista.  

Optimaalisessa tilanteessa keskustelu etenee riittävän nopeasti, mutta kuitenkin niin, että myös introvertit jäsenet saavat suunvuoron. Pienet tauot ja keskustelun rytmittäminen riittävän rauhalliseksi usein tuottaa enemmän näkemyksiä näennäisesti passiivisilta jäseniltä. Lisäksi jäseniltä, jotka eivät muutoin sano mielipidettään, kannattaa kysyä sitä suoraan. Monesti ihmisillä on jokin mielipide, vaikka he eivät sitä oma-aloitteisesti kaikissa tilanteissa esittäisikään.

Kun asioista päätetään kokouksissa, voi eroja keskustelu- ja työskentelymieltymysten välillä tasoittaa etukäteisvalmistelulla. Lähettämällä kattavaa ennakkomateriaalia käsiteltävistä asioista introvertit ehtivät pohtia keskeisiä kysymyksiä etukäteen, mutta keskustelu voidaan silti pitää riittävän dynaamisena ekstrovertteja ajatellen. Varmista siis, että kokousten esityslistat tavoittavat aina vastaanottajat ennen kokouksia. Karreinen ehdottaa erääksi käytännön ratkaisuksi hyväksi havaitsemaansa tapaa, jossa käsiteltävää asiaa pohditaan monessa eri vaiheessa: ensin yksin, sitten pareittain ja lopuksi koko ryhmän kesken. Tämä tarjoaa kaikille mahdollisuuden päästä mukaan omalla tyylillään.  

Lisäksi on muistettava, että sekä sisäänpäinkääntyneet pohtijat että puheliaat, ulospäin suuntautuneet ihmiset voivat toimia hetkellisesti hyvinkin menestyksekkäästi rooleissa, jotka eivät vastaa heidän luonnollisinta vuorovaikutustapaansa. ”On mahdollista käydä oman persoonallisuustyylin ulkopuolella, mutta se vie energiaa”, Karreinen muistuttaa.

Palautetta useammasta kanavasta

Jotkut ihmiset sanovat mielipiteensä suoraan heti kun siihen tulee tilaisuus. Jotkut haluavat punnita asiaa pidempään ennen kuin kertovat mielipiteensä – joskus liian pitkään, jos tilanne on ohi menevä. Kun mietitään erityisesti suurempia linjoja joihin halutaan monipuolisia näkökulmia, on aiheellista avata riittävän monta palautekanavaa. Sekä kirjallisen että suullisen palautteen ja ideoiden vastaanottaminen palvelee järjestöä. Muistakaa myös selvästi kertoa, mitä kautta ajatuksiaan voi tuoda julki ja kenen kanssa asioista voi keskustella.  Karreinen toteaa, että sosiaalinen media voi olla erinomainen tapa luoda vuorovaikutteinen keskusteluyhteys järjestöön perinteisen suullisen ja kirjallisen palautteen ulkopuolella.  

Ei liian tiukkoja rooleja

Käytännön elämässä vain harvat ihmiset edustavat täysin kumpaakaan kuvattua ääripäätä. Mielekkäämpää onkin ajatella, että jokainen ihminen nojaa enemmän jompaankumpaan laitaan. Kannattaa pitää myös mielessä, että kumpaankaan kategoriaan näennäisesti kuuluminen ei sinällään poissulje mitään työmalleja: introvertin oloinen tyyppi voi haluta tehdä ryhmätyötä ja puheliaaksi mielletty ihminen joskus työskennellä yksin ilman häiriöitä. 

Myös Karreinen on  vahvasti sitä mieltä, että kiveen hakattuja arvioita ihmisistä tulisi välttää. ”Eri persoonallisuuspiirteet voivat vaihdella tilanteittain. Riippuu hyvin paljon porukasta, millaista taipumusta ihminen kulloinkin ilmentää.”

Parasta on siis olla olettamatta liian paljon osallistujien persoonallisuuksista ja mieltymyksistä, ja tämän sijaan esittää suoria kysymyksiä: ”Miten sinä tämän hoitaisit” tai ”Mikä on teidän mielestänne paras tapa tämän asian edistämiseen?” 

 

Kuva: Flickr - Aban Nesta