Digitalisaatio järjestöissä

21.3.2014 13:05

Lait ja säädökset ovat osa rekisterin ylläpitoa

Saamme usein kysymyksiä asiakkailtamme, joissa tiedustellaan rekisteriselosteen ja – otteen sisältöä tai pyydetään ohjeistusta miten eronneiden jäsenten tietoja on hyvä käsitellä. Myös rekisteriin tallettavien tietojen tarpeellisuuteen pyydetään ottamaan kantaa. Yksiselitteisiä vastauksia ei meiltä välttämättä löydy. Tässä kirjoituksessa kerromme teille laista ja säädöksistä, joista jokaisen pääkäyttäjän tulisi tietää.

Yhdistyksen toimintaa ohjaa niin yhdistyksen oma toimintakulttuuri mutta voimakkaasti arjessa on läsnä Yhdistyslaki (503/1989). Muita keskeisiä lakeja rekisterin ylläpitoon ovat:

Henkilörekisterin ylläpitäjän, eli pääkäyttäjän, on hyvä tutustua keskeisiin lakeihin, jotka on huomioitava myös yhtälailla omassa toiminnassaan kuin yhdistyksen tai liiton arjessa. On totta, että lakeihin tutustuminen edellyttää useampaa kahvikuppia sekä reilummin aikaa, mutta se kannattaa.

Hyvänä tietolähteenä toimii myös Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka kotisivuilta löytyy runsaasti lakitekstiä helpommin sisäistettävää tietoa. Jos olette rekisteriselostetta tai rekisteriotetta vailla, löytyy näiltä sivuilta toimivia pohjia joiden avulla omat lakisääteiset dokumentit saa hoidettua kuntoon.

Lakiteksteihin ja lain tuomiin velvollisuuksiin sekä muihin huomioitaviin seikkoihin pääsee sujuvasti tutustumaan varsin tiiviin tietopaketin kautta: Yhdistyksen jäsenluettelo ja henkilötietolaki. Opas on ladattavissa pdf-muodossa myös Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.