Digitalisaatio järjestöissä

16.3.2015 14:45

Kuinka tehdä tapahtumasta menestys sosiaalisen median avulla

Sosiaalinen media tarjoaa tehokkaita mahdollisuuksia tapahtumien markkinointiin. Hyödyllisiä neuvoja aiheeseen tarjosi sosiaalisen median asiantuntija ja verkostojen yhteisömanageri Pauliina Mäkelä.

Kaiken markkinoinnin ja näkyvyyden tärkeä osa on oikea kohdeyleisö. Sosiaalisessa mediassa on mahdollista tavoittaa oikeat ihmiset perinteisiä kanavia tehokkaammin ja tapahtumien aikana voi myös tehdä arvokasta työtä tapahtuman näkyvyyden hyväksi.

Haaste kuitenkin on, että ihmiset eivät tarjoudu pyyteettömästi toimimaan mainosten kohdeyleisönä, olitpa sitten kuinka hyvällä asialla tahansa. Tämän takia tapahtumamainoksen on oltava osa hyvien, hyödyllisten julkaisujesi jatkumoa. Ihmisiä kannattaa lisäksi osallistaa laajemminkin tapahtuman suunnitteluun.

Ajoissa liikkeelle – markkinoi, aktivoi ja suunnittele ennen tapahtuman alkua

Esimerkiksi Facebook- tai Twitter-tilin perustaminen juuri tärkeän tapahtuman kynnyksellä on suhteellisen hyödytöntä.  Vaatii oman aikansa saada riittävä määrä seuraajia kuhunkin kanavaan.

Kun rummutat tapahtumaa sosiaalisessa mediassa tarpeeksi aikaisin, se ehtii tiedoksi monelle ennen sen alkua. Kun ollaan aikaisin liikkeellä, ehditään myös kokeilla erilaisia näkyvyyden muotoja jos alkuun valittu tapa ei jostain syystä toimikaan toivotulla tavalla. Liian tarkkoja yhden taktiikan suunnitelmia tai yhtä täydellistä mainosta on turha yrittää tehdä – ihmisten käyttäytymistä ei pysty koskaan täysin ennustamaan.

Esimerkiksi Facebookissa voit luoda tapahtumasivun, tehdä statuspäivityksiä ja hankkia niille maksullista näkyvyyttä sekä ostaa mainoksia uutisvirrassa näytettäväksi. Mitään tapaa markkinoida ei kannata täysin sulkea pois, etenkin kun kokeileminen on edullista tai ilmaista.

Helppo tapa kerätä seuraajia on linkittää hyödyllisiä, muiden käyttäjien julkaisemia sisältöjä ja rakentaa näin yleisöä omalle viestinnälle. Älä myöskään väheksy samankaltaisista asioista kiinnostuneiden muiden järjestöjen verkostojen tavoittavuutta – kannattaa kysyä rohkeasti, haluaisiko tietämäsi järjestö mainita tapahtumastanne jossakin kanavassaan.  

Valjasta yleisö osaksi suunnittelua

Sosiaalisessa mediassa ei tarvitse tyytyä pelkkään markkinointiin perinteisessä mielessä, vaan ihmisiä voi kerätä yleisöksi tekemällä heistä alusta alkaen osan tapahtumaa. 

”Sosiaalisessa mediassa voi myös ideoida esimerkiksi missä, koska, millaisilla puhujilla ja kohdeyleisöllä tapahtuma järjestetään”, Pauliina Mäkelä kertoo.

”Jos tapahtuma on avoin verkoston kanssa yhdessä luotaville ideoille, on sosiaalinen media hyvä tapa osallistaa ihmisiä.”

Mäkelä kuitenkin painottaa, että vaikka ideoita haettaisiinkin joukkoistamisesta, tarvitsee tapahtuman järjestäjän silti pitää ohjakset käsissään toimimalla keskustelun vetäjänä.  Järjestäjä ei tietenkään voi vain kysyä kysymyksiä ja jättää asiaa sitten sikseen - varmista, että järjestössä on joku, joka ehtii osallistua keskusteluun ja ohjata sitä tarvittaessa.

Yleisö ei voi tehdä varsinaista työtä puolestasi, mutta yleisön apu helpottaa järjestäjän hommaa ja auttaa varmistamaan, että tapahtuma todella kiinnostaa kohdeyleisöä.

Julkisuutta tapahtumalle sen aikana ja jälkeen 

Tapahtumasta tiedottaminen on vasta alussa kun tapahtuma alkaa. Kun hankit tapahtumalle julkisuutta sen aikana, tarjoutuu mahdollisuus hyödyntää laajaa joukkoa sosiaalisen median kanavia.

”Kaikki eivät pääse paikalle, mutta monet haluavat kuitenkin tietää tapahtuman sisällöstä. Siksi tekstiä, kuvia ja muuta materiaalia kannattaa jakaa. Kuva- ja tekstivirta Facebookiin ovat ehdottomasti paikallaan, etenkin jos tapahtumalla on oma tapahtumasivu Facebookissa”, Mäkelä sanoo.

Paikan päältä tapahtuvaa live-raportointia Mäkelä pitää myös erityisen tärkeänä.

”Twitter soveltuu tähän nopeana kanavana parhaiten ja hashtagit toimivat tässä hyvin. Järjestäjien puolesta pitäisi olla ainakin yksi henkilö raportoimassa.”

Twitter-viestien ongelmana voi kuitenkin olla lyhytaikainen näkyvyys.

”Hyvä apu tähän on Storify – sen avulla tapahtumasta Twitteriin tehdyn liveraportoinnin voi tallentaa koosteeksi ja jakaa edelleen muualla”.  

Kuvien osalta nykyaikana suosituksi työkaluksi on noussut Instragram, jota Mäkelä suosittelee käyttämään tapahtuman aikanakin kuvien jakamiseen.

”Instagramista löytyvää kuvasatoa voi myöhemmin koota vaikka Pinterestiin”, Mäkelä huomauttaa.

Mäkelä katsoo, että blogikirjoittaminen on suositeltavaa ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Perinteisen blogin rinnalle uudeksi ja etenkin nuorempia ihmisiä puhuttelevaksi vaihtoehdoksi on noussut videobloggaus tapahtumista, mikä muodostaa tyylikkään vaihtoehdon vähänkään kokeilunhaluisemmille tapahtumanjärjestäjille.

”Osallistuja voi tehdä esimerkiksi kolme erillistä videobloggausta: ensimmäisen odotuksistaan ennen tapahtumaa, toisen esimerkiksi tapahtuman alkutunnelmista ja saamistaan oivalluksista tapahtuman aikana ja kolmannen yhteenvedoksi näkemästään ja kokemastaan.”  Nämä sisällöt ovat hyvää mainosta tapahtumalle, olivatpa ne sitten järjestäjätahon tai jonkun muun tekemiä.

”Kun tapahtumajärjestäjä itse tuottaa sisältöä esim. tapahtuman Youtube-kanavalle jo ennen tapahtumaa ja julkaisee laadukasta sisältöä kanavalla tapahtuman jälkeen, se toimii hyvänä ennakkomarkkinointina saman tahon järjestämille tulevillekin tapahtumille”.

Neljä Pauliina Mäkelän ehdottamaa tärkeää viestintäkanavaa tapahtumalle:

Facebook. Tapahtumasivu auttaa hahmottamaan alustavia osallistujamääriä ja ilmoittautumista ja sieltä voi myös linkittää järjestön Facebook-sivuille. Facebook sisältää luultavasti myös ryhmiä, joissa voitte kertoa tapahtumasta.

Twitter. Hyödyllinen tapahtumasta tiedottamiseen, ihmisten mukaan kutsumiseen ja live-raportointiin paikan päältä.  

Blogi. Blogissa kannattaa tapahtumaan liittyvän sisällön lisäksi kertoa, mitä tapahtumaan liittyvää Facebookista ja Twitteristä löytyy.

Instagram. Toimii tapahtuman kuvien tallennuspaikkana. Blogissa kannattaa muistaa kertoa, että tapahtumakuvia löytyy Instragramista tietyllä tunnisteella.

Mitkä ovat olleet teille parhaita onnistumisia tapahtumamarkkinoinnissa ja miksi? 

Kuva - Flickr: Rosaura  Ochoa


Liittyvät kirjoitukset: