Digitalisaatio järjestöissä

13.8.2014 14:17

Kuinka pysäyttää jäsenkato yhdistyksessä?

Joskus yhdistys saattaa kärsiä vähenevästä väestä. Vaikka ongelma ei koskettaisikaan yhdistystäsi tällä hetkellä, voit silti tehdä paljon sen eteen, ettei jäsenkato pääse koskaan alkamaankaan. Huolehtimalla ainakin näistä seikoista teet jo paljon yhdistyksesi jäsenten mukana pitämiseksi.

 

54069752_feab7e4bcc_z Harvassa yhdistyksessä tilanne on aivan näin äärimmäinen.[/caption]

Tarjotkaa hyvää ”asiakaspalvelua”

Asiakaspalvelun konsepti voi tuntua jokseenkin vieraalta tavalta hahmottaa toimintaa vapaaehtoisvoimin pyörivässä yhdistyksessä. Hieman hätkähdyttävä käsite on kuitenkin hyvä tähän yhteyteen, sillä juuri tästä on usein kysymys.

Jäsenet lähestyvät yhdistyksen edustajia monessa mielessä samalla tavalla kuin asiakkaat lähestyvät yritystä: he haluavat nopeita ja täsmällisiä vastauksia, tietoa siitä, mitä vastinetta heidän jäsenmaksunsa heille voi tarjota ja niin edelleen. Parasta onkin jakaa tehtävät siten, että on olemassa riittävästi ihmisiä jotka osaavat vastata jäsenten tyypillisiin kysymyksiin. Tärkeintä silti on, että joku vastaa yhteydenottoihin riittävän nopeasti!

Kiinnittäkää huomiota myös henkilösuhteisiin

Henkilösuhteet tai niiden puuttuminen voivat joskus olla ongelma kaikkialla, missä on ihmisiä. Jos halutaan välttää jäsenkatoa erityisesti uusien jäsenten parissa, on kaikkien tehtävä parhaansa uusien ihmisten viihtyvyyden takaamiseksi. Liiallinen klikkiytyminen ja yhteishengen puute voivat vaivata ihmisiä niin, että he päättävät lähteä. Varmistakaa,  että uudet ja vanhat jäsenet saavat mahdollisuuden toimia yhdessä alusta alkaen. On hyvä, jos jäsenet voivat tarvittaessa keskustella näistä kysymyksistä jonkun kanssa.

Muistuttakaa jäsenmaksun maksamisesta ja jäsenyyden uusimisesta

Jos jäsenet eivät maksa jäsenmaksujaan, siihen on kaksi mahdollista syytä – he eivät muista/pysty tai he eivät halua. Ensiksi on varmistettava, että tieto jäsenmaksusta on varmasti kulkenut perille. Laskut voi lähettää sähköpostitse tai paperikirjeenä, miten kullekin vastaanottajalle sopii. Jos ensimmäinen lasku kullekin jäsenelle oikealla tavalla toimitettuna ei tuota tulosta,  lähetä muistutuslasku. Nämä asiat teet helpoiten suoraan jäsenrekisteriohjelmastasi.

Soittakaa perään

Jos joku on jäämässä pois toiminnasta, ei se tarkoita että jäsen on lopullisesti menetetty. Hänet ehkä voidaan hyvinkin saada takaisin mukaan, mutta tämä edellyttää toimintaa ennen kuin on liian myöhäistä. Joka tapauksessa entisen jäsenen uudelleenaktivointi on usein helpompaa kuin kokonaan uusien jäsenten hankkiminen. Tehkää siis lista katoamisvaarassa olevista ihmisistä ja soittakaa heille!

On tietysti tapauksia, joissa jäsen vain saa syystä tai toisesta tarpeekseen yhdistyksestä. Yhteydenotto ei ole tällöinkään vailla arvoa, sillä se tarjoaa mahdollisuuden kerätä tietoa lopettamisen syistä. Toistuuko jokin tietty syy useammin? Kerätkää tietoa, pohtikaa sitä yhdessä ja korjatkaa asia!

Miettikää, onko jäsenkatoa enemmän jossakin tietyssä jäsenryhmässä

Voi myös olla niin, että useimmilla yhdistyksestänne lähtevillä on jotakin yhteistä. Eivätkö nuoret tule toimintaan mukaan? Lähtevätkö monet 35-40 -vuotiaat naiset pois tyypillisesti vajaan vuoden jälkeen? Kaikkeen on syynsä, ja usein jäsenkatoa on helpompi lähteä korjaamaan kun tiedetään, miksi asiat tapahtuvat kuten tapahtuvat. Tilanteen onnistunut ratkaisu voi vaatia parannusta viestintään tai suurempia toimintatapojen muutoksia. Tähän kannattaa kiinnittää erityistä huomiota silloin, kun jäsenkato on suurta erityisesti sellaisessa porukassa, joita tavoittelette jäseniksi.

Tarjotkaa se lisäarvo, jonka jäsenet haluavat

Vaikka yhdistys olisi perustettu ajamaan jotakin laajempaa asiaa, kulminoituu kysymys jäsenyydestä usein konkreettiseen henkilökohtaiseen hyötyyn. Vaikka jäsenet usein ajatuksen ja sanojen tasolla sitoutuvat hyvin voimakkaasti esimerkiksi tietyn aatteen tai ammattialan yleisten etujen ajamiseen, haluavat he silti jotain henkilökohtaista hyötyä jäsenyydestä. Ilman tämän tarjoamista laajemmatkaan yhdistyksen hyödyt eivät pääse täyteen kukoistukseensa, joten yhdistyksen on palveltava jäseniään. Tarjotkaa siis jäsenille sitä mitä he haluavat. Jos ette ole varmoja mitä se on, kysyminen toimii aina.

Kuva: Flickr - Andrew Morrell

Näin Yhdistysavain Rekisteri auttaa ehkäisemään jäsenkatoa

 

  • Laskujen ja muistutusten lähettäminen sähköisesti ja paperilla on vaivatonta
  • Tarkistuspyyntöjen avulla jäseniä voidaan aktivoida päivittämään omat tietonsa
  • Pikakyselyt ja keskustelupalsta auttavat pysymään kärryillä jäsenten näkemyksistä
  • Vastuuhenkilöiden tiedot nettisivuilla ja jäsenten tiedot rekisterissä ovat aina ajan tasalla

Yhdistysavain Rekisteri on kuin ahkera tiedottaja ja kokenut taloudenhoitaja yhdessä - viestitte tehokkaasti kirjein, sähköpostein sekä tekstarein ja pysytte kärryillä jäsenmaksuista. Liittykää yli 5000 suomalaisen edelläkävijäyhdistyksen joukkoon!

 Ota Yhdistysavain käyttöön ilmaiseksi »