Digitalisaatio järjestöissä

15.8.2014 13:25

Kuinka kehittää yhdistyksen tapahtumatoimintaa

Yhdistysten keskeistä toimintaa ovat erilaiset tapahtumat, olivatpa ne sitten arkisia ja usein toistuvia tai suurempia juttuja, joihin panostetaan kerralla paljon resursseja. Tapahtumatarjonnan kehittämistä voi miettiä monesta näkökulmasta, tässä muutama ajatus.

3326203787_cb98e21776_z Tapahtumatarjontaa on kehitettävä osallistujamäärien maksimoimiseksi.[/caption]

Selvittäkää yhteistyömahdollisuutenne

Jos mahdollista, yhdistyksen kannattaa aktiivisesti hakeutua yhteistyöhön sopivien tahojen kanssa. Joskus nämä voivat olla muita yhdistyksiä, mutta myös yritykset ja muut organisaatiot saattavat olla hyödyllisiä yhteistyökumppaneita - esimerkiksi eläintenruokia tai lemmikkitarvikkeita myyvä yritys voi olla kiinnostunut sponsoroimaan koiraharrastajien yhdistystä. Yhteistyöstä voi syntyä paitsi käytännön mahdollisuuksia, myös kokonaan uusia ideoita toimintaan.

Tiedostakaa omat vahvuutenne

Millä tavalla juuri teidän yhdistyksenne on ainutlaatuinen? Jos olette ainoa yhdistys, joka järjestää latinaksi käytäviä paneelikeskusteluja tai miekannielentää, on tapahtumiinne osallistuminen monelle itsestään selvyys. Jos taas samalla kentällä on monia muitakin toimijoita, kannattaa pysähtyä pohtimaan, kuinka yhdistyksenne tapahtumat voivat erottua edukseen suuremmasta joukosta.

Tunnistakaa jäsenistönne koostumus

Tiedättekö, keitä jäsenenne ovat ja mistä he ovat kiinnostuneita? Jotta tapahtumatarjontaa voidaan johdonmukaisesti kehittää, on syytä tiedostaa mitä jäsenet odottavat – millaisia tapahtumia he toivovat ja toisaalta mihin he ovat valmiit sitoutumaan.  Kannattaa keskittyä järjestämään ennen kaikkea tapahtumia, jotka palvelevat mahdollisimman suurta osaa jäsenistöstä, ja joista löytyy monelle mielekästä tekemistä. Kuinka paljon jäsenenne ovat valmiita panostamaan tapahtumien toteutukseen?

Kerätkää tietoa menneistä tapahtumista

Etenkin suurempien tapahtumien yhteydessä on hyvä idea haastatella mukana tapahtuman organisoinnissa olleita henkilöitä ja hyödyntää heidän kokemuksiaan tapahtumien järjestämisestä. Käytännön tiedon lisäksi he luultavasti osaavat myös kertoa näkemyksensä siitä, miksi tietty tapahtuma menestyi tai ei menestynyt sekä keitä ja millaisissa tilaisuuksissa on käynyt.

Pitäkää mielessä nykyhetki ja tulevaisuus

Vaikka tapahtumien onkin palveltava nykyistä jäsenistöä, pitäisi tapahtumien toisaalta olla myös sellaisia, että ne vetäisivät mukaan uusia kiinnostuneita. Ovatko järjestämänne tapahtumat mielenkiintoisia myös muille kuin nykyisille jäsenille? Parhaassa mahdollisessa tilanteessa tapahtumat vastaavat nykyisten jäsenten odotuksiin, mutta samalla herättävät positiivista huomiota ulospäinkin. Tämä vaatii myös oikeanlaista sisäistä ja ulkoista viestintää.

 

Mitkä ovat teidän keinonne tapahtumatarjonnan kehittämiseen? Onko uudistuminen tällä osa-alueella vaikeaa, vai tuntuuko toiminta välillä polkevan paikallaan? Jaa ajatuksesi.

 

Kuva: Flickr - National Library NZ