Digitalisaatio järjestöissä

17.6.2014 13:50

Kolme mukavaa tapaa toivottaa uudet jäsenet tervetulleiksi

Uudet jäsenet ovat yhdistykselle arvokkaita, joten yhdistyksen kannattaa tehdä parhaansa varmistaakseen, että uusi jäsen kokee itsensä tervetulleeksi ja pääsee nopeasti mukaan toimintaan. Tämä ei lopulta ole vaikeaa, kun on etukäteen mietitty, miten uusien jäsenten kanssa toimitaan. Tässä kolme askelta, joiden kautta yhdistys voi varmistaa uusien jäsentensä viihtyvyyden. 

4551538712_bd6f882e2b_o Lähestyttekö uusia jäseniä vanhanaikaisin tavoin?[/caption]

1. Olkaa lähestyttävä ja elävä yhdistys - ottakaa jäsenet vastaan verkossa uusien jäsenten alueella

Jäsenet voi imaista mukaan toimintaan verkossa - tällöin vältytään tilanteelta, jossa paperiset jäsenmateriaalit jäisivät pöydälle pölyttymään ilman, että uusi jäsen tietää mitä hänen pitäisi tehdä seuraavaksi tai mihin osallistua.

Rakentakaa nimenomaan uusille jäsenille tarkoitettu sivuhaara nettisivuillenne.  Luonnollisesti sivuhaara voi sisältää esimerkiksi esitteitä, kuvia menneistä tapahtumista ja erilaisia toimintakertomuksia, mutta se voi olla myös paljon muuta.

Virittämällä käyttöön uusien jäsenten keskustelupalstan voitte tuoda yhteen sekä uudet jäsenet että yhdistyksen vanhat konkarit. Jäsenet saavat näin myös mahdollisuuden kysyä mieltään askarruttavista asioista ja tutustua aktiiveihin. Näin sivustolle luomanne uuden jäsenen tietopakettikin saa aivan uudenlaista arvoa, kun aloittelijan ei tarvitse kahlata sitä läpi pelkästään itsekseen ja pohtia, viitsisikö jollekin soittaa ja kysyä tarkennuksia.

Ei ole ollenkaan hullumpi idea lisätä jäsenten sivuhaaraan vaikkapa video-esittelyt yhdistyksen aktiivisimmasta porukasta – näin nimet ja kasvot jäävät mieleen ja uusien jäsenten on helpompi lähestyä heitä.

Jos julkinen sivuhaara uusille jäsenille tuntuu hieman arveluttavalta, on hyvä idea rajata pääsy pelkästään kirjautuneille käyttäjille. Uudet jäsenet voitte hyväksyä käyttäjiksi jäsenmaksun maksamisen jälkeen.

 2. Lähestykää uusia jäseniä aikaisin - lähettäkää huolellisesti mietitty ensimmäinen viesti

Kun jäsen on maksanut jäsenmaksunsa, on häntä syytä lähestyä sopivalla viestillä mahdollisimman pian tämän jälkeen. Esimerkiksi henkilökohtainen soitto puheenjohtajalta on hyvä tapa toivottaa jäsen tervetulleeksi, mutta useinkaan tähän ei ole mahdollisuutta.  Onneksi viestintää voi hoitaa hyvin myös sähköpostitse tai kirjeellä. Paperinen kirje tuntuu monesti henkilökohtaisemmalta, ja sellainen on helppo lähettää suoraan monista jäsenrekisteriohjelmista. Jäsenen ensimmäiseksi saamassa viestissä on joka tapauksessa tärkeää kertoa, mitä jäsenen kannattaa ihan ensimmäiseksi tehdä ja minne hän voi suunnata saadakseen lisätietoa yhdistyksen toiminnasta.

On siis fiksua pitää kirjaa jäsenten liittymisajankohdista jäsenrekisterissä ja lähettää tervetuloa-viesti jokaiselle jäsenelle ajallaan.  Uuden jäsenen tiedotteessa on syytä olla linkki uusien jäsenten sivuille ja yhdistyksen sähköisiin materiaaleihin.

3. Rohkaiskaa jäseniä tulemaan tapaamisiin - antakaa esimerkkejä tulevista tapahtumista

Äskettäin mukaan tulleita jäseniä kannattaa aktivoida alusta alkaen myös konkreettiseen toimintaan. Pitäkää selkeästi näkyvillä tietoa siitä, millaisia tulevia tapahtumia yhdistyksellä on luvassa ja miten niihin voi osallistua.

Tapahtumista kannattaa kertoa riittävän kattavasti ja tiedottaa vaikka erikseenkin uusien jäsenten osiossa uusille jäsenille suunnatulla viestillä – tällä tavoin osallistumiskynnys voidaan painaa mahdollisimman matalaksi.

Tapoja ottaa uudet jäsenet vastaan on siis monia, mutta tärkeintä on, että asiaan todella panostetaan. Tarkat toimintamallit riippuvat toki yhdistyksestä, mutta yhdelläkään yhdistyksellä ei ole varaa jättää uusia jäseniä oman onnensa nojaan.

Onko uusien jäsenten aktivoiminen  yleisesti ottaen hankalaa? Kuinka olette onnistuneet siinä?

 

Kuva:Flickr - Steven Depolo


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!