Digitalisaatio järjestöissä

23.8.2013 14:01

Koditon tieto ja tiedon koti

Usein organisaatioiden sisällä olevat osastot kokevat omalla vastuullaan olevan median ylläpidon prioriteetiksi ja työhön käytettävää aikaa ei kyseenalaisteta. Rekisteriosasto, viestintäosasto, palkkakonttori, lakiosasto jne. tekevät saman työn ja käytetyn työajan kerroin on organisaatiossa sama osastojen lukumäärän kanssa.

Tiedonhallinta on terminä laajentanut merkitystään viimevuosina. Vielä muutamia vuosia sitten kysyttiin "voiko tuohon järjestelmään tallentaa myös 2. sähköpostiosoitteen" Tänä päivänä vaatimuksena esim. verkkopalveluita rakennettaessa on kertaalleen tallennetun tiedon julkaiseminen myös muissa medioissa.

Perinteisellä mallilla rekisterin ylläpitäjä (CRM, jäsenrekisteri jne.) on tallentanut uuden tiedon tietokantaan, jonka jälkeen sama tieto on tallennettu verkkosivuilla oleviin tietoihin manuaalisesti. Parhaimmillaan otetaan vielä tulosteet henkilökunnalle ilmoitustaululle liitettäväksi.

Tiedolla tulee olla oma koti ja eri mediat noutavat tuon tiedon esim. internet-sivun latauksen yhteydessä. Helppo esimerkki on yhteystiedot. Yhteystiedot tallennetaan tietokantaan. Verkkosivustoilla on erilaisia tarpeita tuon yhteystiedon julkaisulle esim. uutisen perässä lisätietoja-linkki, yhteystietolista tai tuotteen perässä yhteys-/ vastuuhenkilön tiedot. Kun julkaisuun liitetyn yhteyshenkilön yhteystieto muuttuu, tulee päivityksen olla mahdollista keskitetysti, jotta organisaation kaikki mediat ovat ajan tasalla. Monessa organisaatiossa myös kaikille yhteisiä yhteystietoja hallitaan keskitetystä (esim. Exchange), jossa käyttäjä olettaa tietojen olevan ajan tasalla ilman, että käyttäjä kyseenalaistaa sen tai manuaalisesti tallentaa tietoja.

Useissa tapauksissa tietokantaan tallennettava tieto liittää henkilön tai organisaation johonkin ryhmään tai antaa sille roolin. Roolin perusteella henkilölle tai organisaatiolle voidaan antaa pääsy suljetuille sivustoille tai jopa kulkulupa fyysiseen liiketilaan.

Nykyaikainen katsontakanta lähtee siitä, että organisaatiolla on yhtyeenvetävä tietohallinto, joka ymmärtää eri osastojen ja sidosryhmien tietotarpeet ja riippuvuudet. Tiedolle määritellään ylläpitopaikka ja sitä jaetaan eri medioiden välillä tarpeen mukaan. Luonnollisesti teknisten välineiden tulee omata nykyaikaiset rajapinnat, jotta eri järjestelmiä voidaan liittää reaaliaikaisesti toisiinsa.

On hyvin harvinaista, että organisaatio on perustettu sitä varten, että he ylläpitävät toimintaansa varten tarvittavia tietoja. On siis tärkeää, että tiedonhallinta suunnitellaan organisaatiossa tehokkaaksi, jotta vähenevää aikaa saadaan vapautettua toiminnan todelliseen tarkoitukseen.

”Puuttuva tieto on parempi, kuin virheellinen tieto” –Anonyymi asiakas 2011-

Liittyvät kirjoitukset: