Digitalisaatio järjestöissä

21.5.2014 11:40

Kesälomakausi lähestyy, oletteko valmiit?

Vielä on muutama hetki aikaa kesään, joka tuo tullessaan toivotun katkoksen työelämän pyörteisiin. On kuitenkin muutama asia rekisterin ylläpitoon liittyen, jotka on hyvä pitää mielessä loma-aikaan valmistautumisessa:

Pääkäyttäjän sijainen

Kun pääkäyttäjä lomailee, saattaa kuitenkin liitossa, piireissä, osastoissa ja yhdistyksissä arki jatkaa kulkuaan. On tärkeää, että loppukäyttäjät tietävät kehen he voivat olla yhteydessä jos rekisterin käyttäjätunnus tai salasana unohtuu tai vastaan tulee jokin muu selvitettävä asia. Onkin siis tärkeää, että loppukäyttäjien käytöntuki on turvattu tarpeen mukaan. Näin ollen pääkäyttäjän sijainen (varapääkäyttäjä) on hyvä perehdyttää ainakin rekisterin perustoimintoihin arjen kiertokulun turvaamiseksi ja ilmoitella sijaisesta loppukäyttäjille.

Me täällä Avoinessa emme valitettavasti voi avustaa loppukäyttäjiänne tunnusasioissa, koska emme voi tietää mitä ongelmallisen käyttäjätunnuksen taakse kätkeytyy. Mikäli luovutamme salasanoja unohtuneiden tilalle, saatamme tietämättämme vaarantaa rekisterinne tietoturvallisuuden.

Vuosikellon ajastaminen loma-aikaan

Ennen lomia on hyvä vilkaista myös vuosikellon sisältämiä askareita ja ratkaista jo etukäteen miten pääkäyttäjän loma-aikaan sijoittuvat työt hoidetaan. Jos edessä on laskutusta, raportointia tai muuta kiinteästi aikaan sidottua tehtävää, kannattaa toimintasuunnitelma päivittää kuntoon jo hyvissä ajoin, jotta liiton arki ei pysähdy pääkäyttäjän lomaillessa.

Avoinen kesä

Pyrimme ajoittamaan oman loma-aikamme samaan sykliin asiakkaidemme kanssa eli heinäkuun tienoille, jolloin järjestömaailma hiljenee nauttimaan Suomen kesästä. Asiakaspalvelumme on kuitenkin avoinna läpi kesän järjestelmien pääkäyttäjille, mutta kuitenkin on hyvä huomioida, että asiantuntija-apua saattaa olla rajoitetummin saatavilla.