Digitalisaatio järjestöissä

5.8.2014 09:42

Kenen näkökulmasta kommunikoitte?

Kuinka harkittua tiedottaminen yhdistyksessänne on? Onko vastaanottajan näkökulma luonnollinen ja itsestään selvä osa viestintäänne? Luvassa on neuvoja viestinnän tehokkaaseen kohdentamiseen.

12658849375_5a342c06df_z Ihmisiä ja näkökulmia on erilaisia.[/caption]


Viestintä yhdistyksissä voidaan jakaa perinteisesti ulkoiseen ja sisäiseen viestintään. Jako on helppo mieltää intuitiivisesti – on totta kai eri asia puhua yhdistyksen asioista omalle porukalle kuin ihmisille, jotka eivät (ainakaan vielä) ole yhdistyksen jäseniä. Yhdistyksen piirissä toimivat ihmiset tai jäsenet eivät kuitenkaan välttämättä muodosta yhtä eheää porukkaa, jossa kaikki katsoisivat asioita samasta näkökulmasta. Tämä kannattaa huomioida myös tiedottamisessa.

Kaikissa yhdistyksissä päätöksistä viestitään jäsenille (toivottavasti!). Viestintä on luonnollisesti informaation välittämistä, yksityiskohtien listaamista, perustelua ja taustojen ja tavoitteiden selvittämistä. Joka tapauksessa viestin puhdas tietosisältö on vain yksi puoli asiasta – viestiin itseensä on aina väistämättä rakennettu sisään erilaisia tavoitteita ja toiveita sen suhteen, miten viesti otetaan vastaan, mitä siitä ajatellaan ja millaiseen toimintaan se vastaanottajia ohjaa.

Milloin viesti epäonnistuu

Oletetaan, että yhdistyksessä tehdään tärkeä päätös, joka vaikuttaa paljon tulevaisuuden toimintatapoihin ja hallitus lähettää tästä tiedotteen koko jäsenistölle. Tiedote voi olla erinomaisesti kirjoitettu, siinä esiintyvät perustelut täysin järkeviä ja tiedon määrä riittävä. Silti vastaanotto voi olla valju. Ainoa todellinen vika, mitä viestinnälliseen epäonnistumiseen tarvitaan, on viestin kirjoittaminen väärästä näkökulmasta: tässä tapauksessa väärä näkökulma on vain hallitukselle tärkeiden seikkojen korostaminen muiden näkökulmien kustannuksella.

Tällainen tilanne on helposti vältettävissä, jos vain pysähdytään hetkeksi kunnolla miettimään, kenelle viestiä ollaan suuntaamassa. Millaisia erilaisia huolia jäsenillä voi olla? Miten tämä muuttaa jäsenten käytännön osallistumista? Mikä on tulevaisuudessa mahdollista? Mikä ei ole? Karkeasti ilmaistuna ainoa näkökulma jolla on väliä, on vastaanottajan näkökulma. Viesti tulisi kirjoittaa tämä jatkuvasti mielessä.

Jäsenistössä voi olla monenlaista porukkaa, joita kiinnostavat erilaiset painotukset, ja tästä syystä niistä kaikki keskeisimmät tulisi ottaa ainakin jollakin tasolla huomioon. Joskus tarve painottaa eri asioita voi olla niin suuri, että kokonaan eri viestin lähettäminen eri ryhmille voi olla perusteltua. Pienellä pohdinnalla ajatus jäsenistöstä yhtenä massana alkaa nopeasti kyseenalaistua.

Viestinnän eri tarkoitukset

Viestinnän lyhyen tähtäimen tavoite on tarjota tietoa, jonka perusteella vastaanottajat voivat toimia tietyllä tavalla. Viestinnällä yhdistyksessä on kuitenkin myös pitkän aikavälin tavoitteita. Eräs tärkeä ihmisten väliseen kommunikaatioon liittyvä merkitys on yhteisyyden luominen, jolla vahvistetaan ryhmän sisäistä yhteenkuuluvuutta.

Tämä viestinnän funktio toteutuu silloin, kun jäsenet tuntevat, että heidän näkemyksensä on todella yritetty ottaa huomioon. Vaikka oletukset paikoin suistuisivatkin sivuraiteille, avaa tämä uusia mahdollisuuksia keskusteluun ja parempaan keskinäiseen ymmärrykseen.

Kun viestintä toimii ihmisten välisenä yhdyssiteenä ja välittää puhtaan informaation lisäksi ymmärrystä ja viestiä siitä että jäseniä ymmärretään, on myös toivotunlaisen toimintavaikutuksen saaminen huomattavasti helpompaa. Tärkeää on, että aktiivisuuden asetelma on paras mahdollinen tehokasta yhteispeliä ajatellen, eikä näin voi olla, mikäli jäsenet eivät motivoidu omista lähtökohdistaan käsin.

Loppuun asti mietitty viestintä vaatii aikaa

Vaikka asioista tiedottaminen nopeasti onkin kiistaton hyve, saman asiasisällön sovittaminen eri vastaanottajille vaatii oman aikansa. Koska yhden asian voi viestiä maksimaalisen tehokkaasti vain ensimmäisellä yrityksellä ja kaikki sen jälkeen on enemmän tai vähemmän selittelyä, on järkevää panostaa kunnolla viestin muotoiluun. Samalla voidaan miettiä asianmukaiset viestintäkanavat kullekin ryhmälle.

Yhdistyksen eri toiminnoissa mukana olevat ihmiset muodostavat usein loogisesti erilaisia kohderyhmiä, ja hyvällä tuurilla nämä saattavat olla jäsenrekisteriohjelmassakin valmiiksi omina ryhminään. Tästä on helppo edetä kirjeiden, sähköpostien tai tekstiviestin lähettämiseen. Voi myös olla, että viestintä eri ryhmille kannattaa ajoittaa hieman eri ajankohtiin.

Tämä ei tietenkään tarkoita, että jäsenistön yletön ja keinotekoinen jaottelu olisi yhdistystä hyvin palveleva tapa toimia. Usein jäsenillä on enemmän yhteistä kuin erottavaa, mutta jäsenille kohdistetun viestinnän tulisi kuitenkin aina ytimeltään olla tätä – viestintää jäsenille.

Mitä ajatuksia tämä herättää? Onko vaikeaa varmistaa, että jäsenet ovat viestinnän keskiössä?

Kuva: Flickr - Iglesia en Valladolid

 


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!