Digitalisaatio järjestöissä

25.9.2013 10:49

Kätevää jäsenten tuontia Rekisterissä

Yhdistysavain Rekisterin kehitys jatkuu edelleen intensiivisesti. Nyt Rekisteriin on saapunut yksi ominaisuus lisää. Kyse on tietysti jäsenten tuomisesta Excel-tiedostosta, ja olemme kiinnittäneet huomiota yksityiskohtiin tehdäksemme ominaisuudesta kätevän.

Beta-vaiheessa olevaan Rekisteriin saattoi aiemmin tuoda jäseniä ainoastaan yhden kerrallaan, mikä pistikin muutamat ennakkokäyttäjät jo kysymään, koska saataisiin jokin kätevä jäsententuontitoiminto suurempien jäsenmäärien lisäämistä ajatellen. Tällainen oli toki suunnitelmissa alusta saakka, mutta halusimme tehdä toiminnosta huippuhyvän ennen sen julkaisua.

Oletetaan, että haluat tuoda Rekisteriin suuremman joukon jäseniä. Excel-tiedostojen kanssa kikkailu on suurin piirtein yhtä mukavaa kuin veroilmoituksen täyttäminen, joten toivottavaa olisi, että homma olisi nopeasti ohi.  Rekisterin avulla näin onkin.

Voi olla, että Excel-tiedostosi sisältää esimerkiksi sarakkeen jäsenen liittymisvuodesta. Jos Rekisterisi ei kuitenkaan sisällä tällaista kenttää mutta tieto pitäisi saada tallennettua, tämän tiedon voit helposti lisätä uudeksi kentäksi Rekisteriin samalla, kun tuot jäsenet.

[caption id="attachment_3507" align="aligncenter" width="620" caption="Saisiko olla lisää kenttiä?"][/caption]

[caption id="attachment_3512" align="aligncenter" width="620" caption="Lisätty kenttä valmiina käyttöön."][/caption]

Enemmän joustavuutta, vähemmän kikkailua

Hieno juttu jäsenten tuonnissa on myös se, että voit joustavasti määritellä Excel-tiedoston sarakkeen vastaavuudet Rekisterin kenttiin. Kenttien nimeämisen kanssa ei siis tarvitse olla turhan tarkka, eikä Excel-sarakkeiden ja kenttien nimien tarvitse olla saman nimisiä.  Tämä mahdollistaa myös Rekisterin kenttien uudelleennimeämisen - eikä sinun silti tarvitse tehdä toisenlaista Excel-tiedostoa kun haluat tuoda tietoja Rekisteriin. Samaten voit Excel-tiedostoa tuodessasi nimetä uudelleen aiemmin luomasi Rekisterin kentät, jos mieleen juolahtaa kuvaavampi nimi.

[caption id="attachment_3522" align="aligncenter" width="620" caption="Mihin kenttään pistetään?"][/caption]

Tuo Excel-tiedostosta vain tarvitsemanne sisältö

Entä jos Excel-tiedostosi sisältää enimmäkseen vanhentunutta tai epäoleellista tietoa, mutta haluat kuitenkin tuoda sieltä nimet ja sähköpostiosoitteet lähettääksesi sitten jäsenille tietojen päivityspyynnön Rekisteristä? Ei ongelmaa, sillä voit myös valita, ettei tiettyjä sarakkeita tuoda Rekisteriin ollenkaan. Toisin sanoen voit tuoda Excel-tiedostosta kaikki tiedot tai osan tiedoista ja tallentaa ne Rekisteriin millä tahansa kentän nimellä. Mahdollisuudet ovat hyvin joustavat.

[caption id="attachment_3531" align="aligncenter" width="620" caption="Tarpeeton sarake Excel-tiedostossa? Sen ei tarvitse päätyä Rekisteriin asti."][/caption]

 

Jatkamme väsymättömästi Rekisterin kehitystyötä, ja kerromme pian seuraavista julkaisemistamme ominaisuuksista. Liity ihmeessä postituslistalle ja pysyt kuulolla uusien juttujen suhteen!