Digitalisaatio järjestöissä

28.1.2014 16:58

Kannattaako pienen yhdistyksen automatisoida jäsenmaksuseuranta?

Yhdistyksen on fiksua käyttää aikaa toiminnan kehittämiseen eikä jäsenmaksujen metsästämiseen. Maksuseurannan automatisoinnin kustannukset eivät kuitenkaan ole täysin merkityksettömiä ainakaan pienelle yhdistykselle. Ja vielä kun kukaan ei oikein selvästi kerro, mitä homma oikeasti maksaa. Ainakaan ennen tätä kirjoitusta.

Huom.! Tämä kirjoitus on suuntaa antava ja mainitut hinnat ovat omaan kokemukseen perustuvia esimerkkejä. Kannattaa käydä yksityiskohtaisemmat neuvottelut aina oman pankkinne asiantuntijan kanssa, jotta saatte konttorikohtaista ja varmasti tarkkaa tietoa.

Monisäikeinen asia

Suoran vastauksen antaminen otsikon kysymykseen on haasteellista. Hintalappu maksuseurannalle muodostuu monista toisiinsa kytkeytyvistä asioista. Taloudenhoitajan aika, hankalasti selvitettävät pankkikustannukset, huomaamatta maksamatta jäävät jäsenmaksut, viitteellisten vai viitteettömien laskujen käyttäminen ja niin edelleen. Lisäksi asiaan vaikuttavat yhdistyksen toiminnan tyyppi (tavaanko usein kasvotusten tai asutaanko lähekkäin) ja laajuus (jäsenien määrä). Lykätään tähän päälle vielä se tosiasia, että moni pankki ei ole kovin halukas esittämään hinnastojaan julkisesti, ja soppa alkaa olla valmis.

Käytän laskelmissa esimerkkinä tyypillistä Yhdistysavain-käyttäjäyhdistystä, jossa on 300 jäsentä, vuosittainen jäsenmaksu on 50 € ja laskutus hoidetaan osin sähköpostilla ja osin kirjeinä.

Maksuseurannan automatisoinnin hyvät puolet

  • Jäsenmaksut tulevat varmemmin maksetuiksi
  • Aikaa säästyy (ja taloudenhoitajan hermot säästyvät)
  • Sama taloudenhoitaja saattaa jatkaa hallituksessa ensi vuonnakin

Maksuseurannan automatisoinnin huonot puolet

  • Se maksaa

Lisäksi maksuseurannan automatsiointi vaatii fiksun jäsenrekisterituotteen. Joillain tuotteilla (kuten Yhdistysavain Rekisterillä) koko homma on mahdollista automatisoida, mutta monessa muussa jäsenrekisterissä viiteaineistojen synkkaamiseksi joutuu tekemään käsityötä (lataamaan tietoa verkkopankista ja lähettämään sitä taas jäsenrekisteripalveluun), eli toisin sanoen käyttämään enemmän taloudenhoitajan aikaa. Tämän kirjoituksen laskelmissa oletetaan yhdistyksen käyttävän Yhdistysavain Rekisteriä.

Automatisoinnin kustannukset

Pankkikustannukset

Valtakirja pankkipalveluiden avaamiseen

Pankkikustannkset riippuvat voimakkaasti käytettävästä pankista. Jäsenmaksuseurannan automatisointi vaatii yhdistyksen pankkitilin ja käytetyn jäsenrekisteripalvelun välille yhteyskanavan (esim. Web services -kanava). Yhdistyksen tulee siis liittää oma pankkitilinsä palveluntarjoajan yhteyskanavaan, jotta viitemaksuaineistot pystytään noutamaan.

Lisäksi jäsenmaksuseurannan automatisointi vaatii maksuliikennepalvelun avaamisen (tässä tapauksessa Saapuvat viitemaksut -palvelu), jotta sopivanmuotoinen aineisto muodostetaan tililtä halutulla tiheydellä ja voidaan noutaa jäsenrekisteriin. Yhteyskanavan ja maksuliikennepalvelun avulla oikea tieto saadaan välitettyä jäsenrekisteripalveluun.

Jotkin pankit veloittavat palveluntarjoajan yhteyskanavan käyttämisestä kuukausimaksun (esim. 7 € / kk), jotkin pankit ovat yhdistysystävällisempiä, eivätkä veloita tästä mitään. Viitemaksuaineiston muodostamisen kustannus on yleensä 0,5 € / aineisto. Aineisto muodostetaan yhdistyksen ja pankin sopimalla tiheydellä (esim. päivittäin / viikottain), ja hinta veloitetaan niinä kertoina, jolloin tilille on edellisen aineistomuodostuksen jälkeen saapunut uusia viitemaksuja.

Esimerkki: Viikottainen viitemaksusynkkaus Nordeassa
0 € / kk + 0,5 € / aineiston muodostus = n. 24 € / vuosi

Esimerkki: Viikottainen viitemaksusynkkaus Aito Säästöpankissa
3,5 € / kk + 1,0 € / aineiston muodostus = n. 90 € / vuosi

Hinnat ovat voineet muuttua kirjoituksen tekemisen jälkeen!

Käytetyn jäsenrekisterituotteen kustannukset

Monessa tuotteessa maksu voi tulla niiltäkin kuilta, joilla ei mitään tehdä! Yhdistyksissä laskutuskuorma saattaa kuitenkin painottua esimerkiksi tammi-helmikuulle, jolloin suoritetaan kerralla koko jäsenlaskutus, ja muille kuukausille jakautuu pienempi määrä tapahtuma- tai muita osallistumismaksuja. Tällaiseen toimintaan soveltuu kuukausimaksullista jäsenrekisteriä paremmin palvelu, joka on yhdistysystävällisesti hinnoiteltu varsinaisen käytön ja hyödyn mukaan.

Esimerkki: Jäsenlaskutuksen vuosikustannukset Yhdistysavain Rekisterillä
1,48 € / jäsen * 150 jäsentä + 0,49 € / jäsen * 150 jäsentä = n. 295 € / vuosi

Huom.! Sisältää kirjeiden lähetyskustannukset (kuoritukseen ja lähetykseen kuluva aika, kuoren ja postimerkin hinta, jne.)

Esimerkki: Jäsenlaskutuksen vuosikustannukset kilpailevalla jäsenrekisterituotteella
380 € / vuosi (käyttömaksu 300 jäsenelle) + 150 jäsentä * 1,5 € / kirje (arvio yhden kirjeen lähetyskustannuksista) = n. 605 € / vuosi

Ilman automatisoitua maksuseurantaa hukkaan valuva aika / raha

"Time is money", sanovat. Mutta vielä selvemmin rahaa valuu hukkaan, jos usea jäsen joka vuosi unohtaa, onko oma jäsenmaksu jo maksettu vai ei. Jos maksuja ei seurata ja oikeita jäseniä muistuteta, jää takuulla joka vuosi useita jäsenmaksuja tahtomatta unholaan. Sen sijaan maksutilanteen tarkka seuraaminen tiliotteelta ja maksumuistutusten hoitaminen manuaalisesti voi olla hyvinkin työlästä puuhaa.

Esimerkki: Maksuja ei seurata, joten 5 % jäsenistöstä unohtaa maksaa
0,05 * 300 jäsentä * 50 € / jäsen = n. 750 € / vuosi

Esimerkki: Taloudenhoitaja hoitaa maksuseurannan ja muistutukset joka jäsenelle. Taloudenhoitajan aika maksaa 20 € tunnilta.
300 maksua * 0,1 h / maksu * 20 € / h = n. 600 € / vuosi

Viitteellisten laskujen lähettämiskustannus vs. viitteettömien maksujen vastaanottaminen

Yhdistykselle muodostuu pankkikustannuksia myös maksujen vastaanottamisesta. Viitteellisten maksujen vastaanottaminen on yleensä selkeästi halvempaa kuin viitteettömien (esim. 0,11 € / maksu vs. 0,50 € / maksu), joten esimerkiksi ilmoittamalla koko jäsenistölle "Maksakaa 20€ tilille FI12345" saattaa säästää laskutuskustannuksissa mutta hävitä pankkikustannuksissa. :) Viitenumeroiden jäsenkohtainen generointi ja lähettäminen käsipelillä on puolestaan hankalaa ja hyötyä tulee ainoastaan pienentyneinä kustannuksina, ei niinkään seurannan helpottumisena.

Loppuyhteenveto

Yksiselitteisen vastauksen antamisen tekee hankalaksi pankkien selkeästi toisistaan eroavat hinnoittelutavat, etenkin Web Services -rajapinnan käytön suhteen. Lisäksi taloudenhoitajan omalle ajalleen asettama hinta on hyvin yksilöllinen, onko se intohimoisen vapaaehtoistoimijan 0 € / h, hierojatyylinen 40 € / h vai konsultin 200 € / h?

Kukin voi hienosäätää hintaan vaikuttavia tekijöitä pohdinnoissaan, mutta itse tiivistäisin asian näin: Vähänkin isommassa yhdistyksessä oikea pankki- ja jäsenrekisterivalinta tekevät maksuseurannan automatisoinnista erittäin järkevää. Muutamien eurojen kuukausittaisella kustannuksella voi samalla säästää tuntitolkulla aikaa ja varmistaa kaikkien jäsenmaksujen tulevan maksetuksi.

Toivottavasti pystyin auttamaan teitä omissa pohdinnoissanne.

Ystävällisin terveisin,
Aleksi

--

Aleksi Pulkkanen
johtaja, yhdistysliiketoiminta
Avoine Oy

Kuva: Flickr - Quazie