Digitalisaatio järjestöissä

27.3.2015 14:53

Jos avainhenkilö eroaa yhdistyksestä riitaisesti – mitä tehdä ja miten varautua ennakolta?

Kaikessa inhimillisessä toiminnassa on olemassa mahdollisuus, että eriävät mielipiteet räjähtävät avoimeksi riidaksi. On tapauksia, joissa joku yhdistyksessä lähtee porukasta ovet paukkuen. Entä jos lähtijä on puheenjohtaja? Mieliharmin lisäksi käytännön asioiden hoitaminen voi tuottaa suurta päänvaivaa.

Yleisimmin puheenjohtaja päättää kautensa yhteistyössä ja toimittaa tarvittavat asiakirjat kuten kokouspöytäkirjat ja taloudelliset dokumentit hallitukselle. Jos näin ei tapahdu, riippuu luvassa olevan vaivan määrä osaltaan järjestössä ennen puheenjohtajan lähtöä vallinneista käytännöistä.

Suomen Syöpäpotilaat ry:n suunnittelijana ja yhdistysten hallituksissa toiminut Mika Peltovaara korostaa tehtävien hajauttamisen merkitystä riippumatta siitä, onko järjestössä aistittavissa riita- tai muun erotilanteen vaaraa.

­”Delegoiminen ja vastuun jakaminen hallituksessa on tärkeää. Esim. toimintasuunnitelman ja yhdistyksen strategian tekeminen yhdessä vaikkapa yhdistyksen johtoryhmän ja hallituksen kanssa auttaa muita hallituksen jäseniä pysymään ajan tasalla siitä mitä yhdistyksessä tapahtuu", Peltovaara sanoo.

”Puheenjohtajan tehtävä on myös miettiä asioita pitkällä aikavälillä ja päättää mitä asioita tuoda hallituksen käsiteltäväksi” Peltovaara toteaa. Tästä syystä puheenjohtajan ei pitäisi edes yrittää hoitaa kaikkea itse.

Tilanteet, joissa puheenjohtaja on ainoa yhdistyksen toiminnasta todella kiinnostunut henkilö, on ongelmallinen. Rooli hallituksessa ei koskaan saisi olla pelkkä muodollisuus, vaan sen menestyksekäs hoitaminen vaatii oman panoksensa.  

”Hallituksen jäsenen itse on oltava aidosti kiinnostunut – hän on velvollinen ottamaan asioista selvää ja olemaan toiminnassa mukana.”

Aktiivisesta osallistumisesta hyötyvät kaikki – erityisesti puheenjohtaja. ”Esimerkiksi varapuheenjohtajan tärkein tehtävä on puheenjohtajan taakan keventäminen”, Peltovaara sanoo.  Tehtävien jakamatta jättäminen on toimintakulttuurin ongelma, johon pitäisi joka tapauksessa puuttua.  

Mitkä sitten ovat hyviä konkreettisia käytäntöjä ja kuinka toimia puheenjohtajan lähdön jälkeen?

Varmistakaa asiakirjojen saatavuus

Koska yhdistyksillä ei useinkaan ole fyysisiä toimitiloja, tapaavat kokouspöytäkirjat ja muut dokumentit jäädä puheenjohtajan kotiin pyörimään. Riitatilanteessa niiden haltuun saaminen voi olla mahdotonta. On järkevää järjestellä asiat alun perinkin niin, että kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy dokumentteihin.

Skannatut, verkossa salasanojen takana säilytettävät kopiot ovat ehkä paras vaihtoehto – myös paperikopioiden säilyttäminen useammassa paikassa on mahdollista. Tämä helpottaa toimintaa muutenkin, joten käytäntö ei ole epäluottamuslause puheenjohtajaa kohtaan. Vastaan voi tulla monia erilaisia tilanteita, joissa puheenjohtaja on estynyt hoitamaan tehtäväänsä.

Hajauttakaa tunnukset sähköisiin palveluihin

Käyttäjätunnukset yhdistykselle keskeisiin palveluihin – etenkin jäsenrekisteriin ja kotisivuille – kannattaa aina pitää hyvin hajautettuna. Ongelma ei tavallisesti ole se, että avainhenkilö poistaa lähtiessään muiden hallitusjäsenten tunnukset, vaan tunnusten puuttuminen alun perinkin. Useammat käyttäjätunnukset tarkoittavat myös sujuvampaa työskentelyä ja pienempää kuormaa yksittäiselle ihmiselle. 

Jos järjestö ei ole hajauttanut käyttäjätunnuksiaan, palveluihin pääsee käsiksi mahdollisesti vasta sen jälkeen, kun uusi puheenjohtaja on valittu. Tällä välin yhdistyksen nettisivut ja jäsenrekisteri ovat poissa käytöstä.

Laittakaa hallinnolliset asiat kuntoon puheenjohtajan lähdön jälkeen

Puheenjohtajan kiukkuinenkin eroilmoitus on pahassa riitatapauksessa vähiten vaivalloinen vaihtoehto yhdistyksen kannalta. Normaalissa eroamistapauksessa varapuheenjohtaja voi hoitaa kauden loppuun ilman, että uutta puheenjohtajaa tarvitsee valita kesken kautta – tämä luonnollisesti vaatii kohtuullista tietoa ja perillä olemista asioista.

Jos puheenjohtaja joudutaan erottamaan, on tilanne toinen.

Erottaminen tapahtuu erikseen yhdistyksen sääntöjen mukaan koolle kutsutussa yleiskokouksessa. Kutsussa on ilmoitettava koolle kutsumisen syy – puheenjohtajan erottaminen ja uuden puheenjohtajan valinta. Puheenjohtajan vaihdoksesta on ilmoitettava myös Patentti- ja rekisterihallitukselle.

On erittäin tärkeää, että vanhan puheenjohtajan nimenkirjoitusoikeus siirretään uudelle puheenjohtajalle niin pian kuin mahdollista. Kun tämä käy ilmi kokouspöytäkirjasta, helpottuu asioiden hoitaminen moneen suuntaan.

Onko sinun yhdistyksessäsi ollut hankalia tilanteita, joissa avainhenkilö on lähtenyt äkkiä tai muuten ollut estynyt hoitamaan tehtäviään? Kuinka tilanteen ratkaisitte ja miten olisitte toivoneet, että olisitte varautuneet?

Kuva: Flickr - Philip Lachowski


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!