Digitalisaatio järjestöissä

18.3.2013 15:25

Jäsentiedot ajan tasalle

Yksi haastavimmista tehtävistä yhdistyksissä on jäsentietojen pitäminen ajantasaisena. Yhdistysavaimen Jäsentietojen tarkistussähköposti tekee tästä tehtävästä hieman helpompaa.

Toimintakausi alkaa olla jälleen pulkassa ja on aika lähettää kirjeitä jäsenille. Jäsenluettelosta saa osoitetiedot Exceliin ja sieltä yhdistyksen Excel/Word-velho tulostaa osoitetarrat valmiiksi. Mutta hetkinen - eihän Merja asu enää Humppilassa. Ja Einokin on muuttanut Ikaalisiin. Milläs ihmeellä nämä osoitteet saadaan nyt ajan tasalle?

Apuun tulee Jäsentietojen tarkistussähköposti. Se on nimensä mukaisesti sähköposti, joka lähtee kaikille yhdistyksen jäsenille. Sähköpostissa näkyy jäsenen senhetkiset tiedot ja jos hän näkee niissä korjattavaa, pääsee hän linkkiä klikkaamalla tekemään tarvittavat muutokset - ja vieläpä ilman kirjautumista.

Mitäs jos jäsenen tietoihin on jäänyt oleskelemaan toimimaton sähköpostiosoite? Tällöin pääkäyttäjät voivat käyttää hyödyksi Verkkotyöpöydän Viimeksi tapahtunutta -listausta. Listauksesta näkee, jos tarkistussähköpostia ei ole saatu toimitettua johonkin osoitteeseen. Samoin listauksessa näkyy, kun jäsen on päivittänyt omia tietojansa.

Miten teidän yhdistyksessä on jäsentiedot saatu pysymään ajantasaisena?

Kuva: quinn.anya