Digitalisaatio järjestöissä

3.9.2014 11:41

Jäsenten osaaminen tehokkaasti käyttöön

Jäsenistön vahvuus piilee siinä, mitä jäsenet haluavat ja osaavat tehdä. Tällä ei silti ole mitään merkitystä niin kauan kun yhdistyksessä ei tunneta jäsenten taustoja tai kykyjä. Erityisen tärkeää on, että tehtäviä jakavat ihmiset ovat tietoisia jäsenten ominaisuuksista.

[caption id="attachment_7764" align="aligncenter" width="606"]Kysymysmerkki Mitkä ovat jäsenen kyvyt ja kiinnostuksenkohteet?[/caption]


Kun aloin kirjoittaa tätä blogikirjoitusta, mielessäni kummitteli absurdi mielikuva: yhdistykseen hankitaan pari muovisia jäniksenkorvia, jotka jokainen pistää päähänsä vuorotellen. Se, jonka päässä korvat ovat, nousee seisomaan ja huutaa nimensä sekä sen, mitä hän osaa tehdä. Huutaminen suoritetaan mahdollisimman kovalla äänellä mieluiten imitoiden vapaasti valittua julkisuuden henkilöä.

Typeryydestään huolimatta – ja ehkä juuri siksi - mielikuvan taustalla on merkityksellinen ajatus – miten voidaan kerätä tietoa jäsenten osaamisesta ja varmistaa, että tämä tieto ei unohdu. Esitän tässä kirjoituksessa muutaman idean, joista muissa kuin jo mainitussa ei käytetä muovikorvia.

Miksi jäsenistön osaaminen on kartoitettava

Asia on helppo hahmottaa etenkin käänteisesti. Jos jäsenistön osaamista ei pyritä kartoittamaan, ollaan äkkiä tilanteessa, jossa yhdistys ei tunne omia voimavarojaan eikä nykyisiä mahdollisuuksiaan. Kun näitä ei tunneta, ei myöskään voida tietää suuntaa, jonne pitäisi toiminnan kehittämiseksi kulkea. Tai mikä pahempaa – yhdistyksessä ei tiedetä, mihin suuntiin kulkeminen olisi ylipäätään mahdollista.

Monet jäsenet haluavat hyödyntää kykyjään yhdistystoiminnassa ja turhautuvat, mikäli eivät saa tähän mahdollisuutta. Silti kaikki jäsenet eivät mainosta omaa osaamistaan, vaan tämän tiedon kalastamiseksi on luotava sopivia tilanteita tietoisesti. Muussa tapauksessa seuraus voi olla ”kukaan ei kysynyt” -tilanne, jossa arvokasta osaamista on ollut, mutta siitä ei ole tiedetty mitään. Niinpä asiat on tehty vaikeammin kautta heikommilla taidoilla tai jätetty kokonaan tekemättä mahdottomina.

Tiedonkeruun menetelmät

Tietoa jäsenistön osaamisesta voi ja kannattaa kerätä jäsenyyden elinkaaren eri vaiheissa. Monesti itsestään selvin ja ensimmäinen ajankohta onkin hetki, jolloin jäsen liittyy yhdistykseen. Alustavia tietoja voi kerätä liittymislomakkeella, mutta on järkevää järjestää myös lyhyt uuden jäsenen haastattelu, jossa jäsenen osaamisalueista ja kiinnostuksista kysellään hieman tarkemmin.

On tärkeää, että jäsenet kertovat tiedoistaan ja osaamisestaan myös muille yhdistyksen jäsenille kasvokkain kun ensimmäistä kertaa tapaavat ryhmän muita jäseniä. Tällä tavoin voidaan saada arvokasta vuorovaikutusta ja lisäideoita sen suhteen, millaisissa tilanteissa tietyn jäsenen tiedoista voisi olla erityistä hyötyä ja kenen kanssa hänen erityisesti kannattaisi tehdä yhteistyötä.

Eräs menetelmä, jolla voidaan kartoittaa jäsenistön osaamista ja kiinnostusta relevantilla tavalla milloin tahansa, on yksinkertainen taulukko. Sen ideana on listata ne osaamisalueet joita yhdistyksessä tarvitaan. Tämän jälkeen jäsenet voivat kukin merkitä tietyn tehtävän kohdalla hallitsevansa siihen liittyviä taitoja.

Toisenlaisen merkin taulukkoon voi laittaa kuvaamaan kiinnostusta tiettyä aihepiiriä tai tekemistä kohtaan. Näin saadaan nopeasti kokonaiskuva siitä, mitä jäsenet osaavat ja haluavat tehdä. Tämä ei tietenkään tarkoita, että jokaisen kokouksen pitäisi alkaa tällaisella osaamistaulukolla, mutta menetelmää on hyvä käyttää sopivin aikavälein kun tilanteet, tavoitteet ja ihmiset muuttuvat.Onkin hyvä pysähtyä aika-ajoin miettimään, minkä tyylistä osaamista yhdistyksessä eniten kaivataan. Tarvittaessa jäsenet voivat myös kiinnostustensa mukaisesti toimia yhteistyössä ja opetella yhdessä yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia taitoja.

Osaamistietojen säilöminen ja etsiminen

Kerätyt tiedot jäsenten taipumuksista ja osaamisesta voi säilöä tiivistetyssä muodossa jäsenrekisteriin, josta ne voidaan helposti tarkistaa ja hakea. Fiksuinta on mahdollistaa kentän muokkaaminen jäsenelle itselleenkin, sillä tällöin tiedot pysyvät ajan tasalla. Yhdistysavaimessa jäsentietojen tarkistuspyyntö muistuttaa samalla tarpeesta pitää nämäkin tiedot ajan tasalla.

Jos jäseniä on paljon, voi osaamisalueista harkita tekevänsä myös jonkinlaisia eri jäsenten kentissä toistuvia asiasanoja, joiden perusteella ihmisiä voidaan etsiä silloin kun tarvetta on. Tällöin valinta on toteutettava erilaisilla rasti ruutuun -valinnoilla, mutta muutoin periaate on sama. Monessa jäsenrekisteriohjelmassa voidaan etsiä kenttien perusteella sopivia jäseniä tiettyyn tehtävään.

Taulukkomuotoisen ideoinnin tulokset voi myös julkaista jossakin yhdistyksen sisäisessä yhteydenpitokanavassa, kuten esimerkiksi yhdistyksen nettisivujen jäsensivuilla kirjautumisen takana. Tällä tavoin se ei jää pelkästään tiettyjen ihmisten tietoon ja muiden muistinvaraisesti tiedettäväksi asiaksi, vaan on tarvittaessa kaikkien jäsenten saatavilla toiminnan suunnittelua varten.

Keskeisintä on, että jäseniltä kysellään tarpeeksi usein heidän taidoistaan ja kiinnostuksestaan, ja että tiedot merkitään jonnekin ylös. Jäseniä on helppo aktivoida mukaan yhteiseen toimintaan kun heitä voidaan pyytää mukaan hoitamaan jotakin tiettyä tehtävää, johon heillä on erityistä osaamista.

Onko yhdistysten jäsenten taidoista vaikea pysyä kärryillä? Kommentoi alle!

Kuva: Flickr - db Photography

Näin Yhdistysavain Rekisteri auttaa saamaan jäsenten tiedoista ja taidoista enemmän irti

  • Tarkistuspyyntöjen avulla jäseniä voidaan aktivoida päivittämään omat tietonsa
  • Rekisterin kenttiä voi käyttää relevantin tiedon tallentamiseen halutulla tavalla

Yhdistysavain Rekisteri on kuin ahkera tiedottaja ja kokenut taloudenhoitaja yhdessä - viestitte tehokkaasti kirjein, sähköpostein sekä tekstarein ja pysytte kärryillä jäsenmaksuista. Liittykää yli 5000 suomalaisen edelläkävijäyhdistyksen joukkoon!

Lue lisää Yhdistysavaimesta | Katso yhdistysten kommentteja

Ota Yhdistysavain käyttöön ilmaiseksi »