Digitalisaatio järjestöissä

28.2.2013 12:16

Jäsenhallintakyselyssä korostuivat helppokäyttöisyys, laskutus ja nopea viestintä

Toteutimme viime viikolla kyselyn, jolla kartoitimme tarpeita uudelle jäsenhallintatuotteellemme. Tulokset ovat saapuneet ja tästä on erinomaisen hyvä jatkaa. Kiitos kuuluu teille!

Saimme ilahduttavan suuren määrän hyödyllisiä vastauksia käyttäjäkyselyymme. Vastauksissa oli monia pieniä ja suuria hyviä huomioita - olemme nyt lukeneet ne kaikki. Opimme erittäin paljon; valitettavasti tähän blogikirjoitukseen mahtuivat mukaan vaan kaikken korostuneimmat tarpeet ja toiveet. :)

Alla mainitut asiat tulemme erityisesti huomioimaan uuden jäsenhallintatuotteen kehitystyön edetessä. Lisäksi saimme vahvistusta ajatukselle, että tekemällä aivan uuden tuotteen vastaamme todellisiin tarpeisiin. Tiedämme nyt olevamme oikealla tiellä!

Tarve: Jäsenmaksut ja muu laskutus hoitumaan helposti jäsenrekisterin kautta

Jäsenhallintatuotteeseen tarvitaan ehdottomasti toimintoja, joiden avulla yhdistys saa hoidettua jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskutusta helposti. Tämä seikka korostui monissa vastauksissa, ja tätä mieltä mekin olemme. Tulemme tutkimaan parhaita tapoja, joilla tähän keskeiseen tarpeeseen voitaisiin vastata pitämällä huolta helppokäyttöisyydestä.

Tarve: Jäsentiedot hallintaan isoissakin yhdistyksissä

Käyttäjät

Käyttäjämme tarvitsevat jäsentietojen hallintaan tuotteen, joka voi palvella myös yli tuhannen jäsenen yhdistyksiä. Tämä tarve on meille Yhdistysavaimen parista tuttu. :)

Tavoitteemme on toteuttaa jäsenhallintatuote, joka soveltuu erinomaisesti myös yhdistyksille, joiden jäsenmäärä ylittää Yhdistysavaimen jäsenluettelon tämänhetkisen maksimin. Kuvassa näemme minkälaisia olivat jäsenmäärät kyselyyn vastanneiden yhdistysaktiivien yhdistyksissä.

Toive: Pitäkää huolta helppokäyttöisyydestä!

Yhdistyksissä toimivat ovat usein kiireisiä ihmisiä joilla on paljon tekemistä. Tästä syystä harvalla on aikaa perinpohjaiseen uusien asioiden opetteluun. Vaikka toimintoja uudessa tuotteessa tuleekin olemaan monipuolisesti, teemme tuotteesta silti niin helppokäyttöisen ja selkeän kuin vain mahdollista. Viimeinen asia mitä haluamme on tehdä käyttäjien elämästä tarpeettoman vaikeaa monimutkaisten käyttöliittymien ja vaikean tietojen hallinnan kanssa.

Toive: Sopivia rooleja ja joustavia käyttäjäryhmiä

Yhdistyksissä voi olla monenlaisia eri rooleja, joita on tarve määritellä jäsenluettelossa. Aktiivinen jäsen, passiivinen jäsen, hallituksen jäsen, maksaja, tilaaja, valmentaja, vanhempi ja niin eteenpäin. Käyttäjien roolittelu nousi siis vastauksissa tärkeäksi seikaksi. Myös joustava käyttäjäryhmien hallinta nähtiin tärkeänä, esimerkiksi nopeaa viestintää kohdistettaessa. Meidän tehtäväksemme jää nyt pohtia, kuinka voimme parhaiten taata, että järjestelmä palvelee joustavasti eri tilanteissa.

Tarve: Helppoa ja nopeaa viestintää

Sähköposti korostui merkittävimpänä yhdistysten viestintätyökaluna, ja sopivien ryhmäpostipalveluiden saatavuudella on merkitystä. Lisäksi monet vastaajat kokivat, että tekstiviestit olisivat hyödyllinen keino nopeaan viestintään ja esimerkiksi jäsenien muistuttamiseen lähestyvistä tapahtumista. Viestintä on näkemyksemme mukaan hyvin keskeinen osa-alue hyvässä jäsenhallintatuotteessa, ja tulemme jatkamaan myös uuden tuotteen parissa tämänkaltaisten toimintojen kehittämistä.

Tarve: Tapahtumailmoittautumisia

Tapahtumailmoittautumiset nousivat kyselyn perusteella keskeiseksi toiminnoksi. Kun halutaan järjestää tapahtuma ja tietää ketkä saapuvat paikalle, mikä olisikaan parempi kuin näiden toimintojen kanssa yhteen toimiva jäsenluettelo?

Aktiivinen yhdistys tarvitsee tällaisia työkaluja. Tapahtumailmoittautumisten ihmeelliseen maailmaan aiomme sukeltaa kehitystyömme toisessa vaihessa tulevana syksynä.

Mitä seuraavaksi?

Seuraava askeleemme tulee olemaan varsinaisen suunnittelu- ja kehitystyön aloittaminen. Lähtökohtamme kyselyn pohjalta on kehittää helppokäyttöinen jäsenhallintatuote, joka taklaa yhdistysten tyypilliset laskutustarpeet. Lisäksi huomiota tullaan kiinnittämään erityisesti jäsentietojen mutkattomaan hallintaan - jäsentietojen pitäminen ajan tasalla ei saa olla vaikeaa! Kun tähän lisätään vielä jäsenten nopea tavoittaminen tekstiviestein tai sähköpostein, alkaa tämä kuulostaa mukavalta keväthaasteelta tiimillemme. :)

Emme aio viivytellä näihin haasteisiin tarttumisessa, vaan päämääränämme on saada tuote ensimmäisten käyttäjien kokeiltavaksi jo ennen kesää. Tulemme jatkossakin pitämään käyttäjämme ajan tasalla kehitystyön etenemisestä julkaisemalla kirjoituksia blogissamme. Uskomme, että meillä on pian jotakin uutta kerrottavaa!