Digitalisaatio järjestöissä

17.9.2014 14:39

Järkevistä rutiineista helpotusta jäsentietojen ylläpitoon

Jokainen yhdistys on törmännyt jossain vaiheessa vanhentuneiden jäsentietojen ongelmaan. Tilanne muuttuu yhä pahemmaksi jos selkeä toimintatapa jäsentietojen hallintaan puuttuu. Kokemus osoittaa, että selkeitä käytäntöjä tarvitaan jokaisessa yhdistyksessä, jos jäsentiedot halutaan pitää ajantasaisina.

Huonot käytännöt ovat resepti turhautumiseen.[/caption]

 

Säännöllisyys päivittämisessä kannattaa

Olennaisessa roolissa jäsentietojen hallinnassa on jäsenrekisterin käyttäminen fiksulla ja tehokkaalla tavalla.  Paperilla tai Excel-tiedostossa ylläpidetty jäsenrekisteri on käytettävyydeltään huono tai hyvin huono - niinpä lähden tässä kirjoituksessa siitä oletuksesta, että jokin jäsenrekisteriohjelma on käytössä. Tässä kirjoituksessa esitelty malli hyödyntää Yhdistysavainta - muidenkin järjestelmien käyttäjät hyötyvät samojen periaatteiden noudattamisesta.

Parasta on ottaa lähtökohdaksi, että jäseniä pyydetään päivittämään tietonsa tietyin aikavälein. Sopiva aikaväli voisi olla esimerkiksi puoli vuotta tai useammin – vuosikin on jo melko pitkä aika, jossa monen tiedot ehtivät vanhentua. On myös huomattavan paljon helpompaa huolehtia jäsentiedoista pitkin vuotta kuin alkaa selvittää vääriä osoitteita silloin kun olisi aika lähettää laskuja seuraavan vuoden jäsenmaksuista. Pahimmillaan väärät tiedot voivat siis johtaa myös jäsenkatoon.

Yhdistysavainta käytettäessä tietojen ajantasaisuudesta huolehditaan parhaiten jäsentietojen tarkistuspyynnön ahkeran käyttämisen avulla.  Suoraan Rekisteristä sähköpostina tai kirjeenä lähetettävän tarkistuspyynnön lähettämiseen itsessään ei mene paljoakaan aikaa, mutta siihen on oltava selkeä rutiini.

Tietojen päivittämisestä voi tehdä helppoa kaikille

On tärkeää, että omien tietojen päivittämiseen kehotetaan helpoimmalla mahdollisella tavalla. Käytännössä tämä tarkoittaa sähköpostittomien jäsenten lukumäärän pitämistä mahdollisimman pienenä, sillä sähköpostitse lähetetyn tarkistuspyynnön tapauksessa jäsen voi kuitata sekunnissa tietonsa oikeiksi tai muuttaa niitä itse. Tiedon lähettäminen muuta kautta on hitaampaa, vaivalloista jäsenelle itselleen ja tuottaa ylimääräistä työtä Rekisteriä hallinnoivalle pääkäyttäjälle.

Olettaen että useimmat yhdistyksen jäsenet omistavat tietokoneen, älypuhelimen tai muun internet-kelpoisen laitteen tai heillä on pääsy sellaisen ääreen, kannattaa heitä myös ohjata sähköpostitilin käyttöönottoon. Jos syynä sähköpostiosoitteen puuttumiselle on se, että henkilö ei vain ole tottunut käyttämään sähköpostia, voi ilmaisen sähköpostitilin perustamiseen hyvin antaa vauhtia seikkaperäisellä ohjeistuksella ja korostamalla sen hyötyjä. Ohjeistuksen kirjoittamiseen menee joka tapauksessa vähemmän aikaa kuin vanhentuneiden tietojen selvittelyyn pidemmän prosessin kautta. Ohjeet voi liittää sopivissa paikoissa paperisten viestien mukaan sanoman tehostamiseksi. Asiasta voi muutoinkin muistuttaa muutamalla sanalla monissa eri yhteyksissä.

On mahdollista, että jotkut jäsenet eivät sen helppoudesta huolimatta koskaan hanki sähköpostiosoitetta. Tämäkin tilanne joudutaan hyväksymään. Jos paperisiin tietojen tarkistuspyyntöihin ei reagoida, on kenties vielä viisasta ottaa yhteyttä puhelimitse. On silti fiksua pyrkiä minimoimaan tällaisten aikaa vievien yhteydenottojen määrä saamalla kaikki sähköpostin piiriin mahdollisimman nopeasti.

Silloin kun sähköpostiosoitetta ei ole käytettävissä sähköpostitarkistuspyyntöä varten, on paperisen tarkistuspyynnön saava jäsen ohjattava käyttämään tiettyä, tarkoitukseen tehtyä lomaketta yhdistyksen kotisivuilla. Kirje avataan lähest poikkeuksetta, joten viimeistään paperinne viesti aktivoi jäseniä tehokkaasti. Ideaalitapauksessa lomakkeeseen turvautuisivat vain hyvin harvat jäsenet eikä pääkäyttäjän tarvitsisi päivittää lomakkeella saapuvia tietoja jäsenrekisteriin manuaalisesti kovinkaan usein. Viimeisenä mahdollisena keinona jäsenellä on tietysti oltava mahdollisuus tietojensa toimittamiseen kirjeitse. Tätä vaihtoehtoa ei ole kuitenkaan toivottavasti hyödyntäisi käytännössä kukaan, eikä jäseniä tulisi kehottaa käyttämään tätä mahdollisuutta muuten kuin pakkotilanteissa.

Näin pysyt kärryillä päivityksistä

Sen, kenellä on tai ei ole sähköpostiosoitetta, näkee jäsenrekisterissä helposti. Yksi oleellinen tieto on kuitenkin ajankohta, jolloin jäsenen tiedot ovat viimeksi olleet ajan tasalla. Tämä auttaa hahmottamaan, millaisia toimenpiteitä tietojen viivästyneen päivityksen vuoksi pitäisi suorittaa.  Tämän voi toteuttaa rasti ruutuun -periaatteella: kun tarkistuspyynnöt on lähetetty, pääkäyttäjä katsoo tarkistuspyynnön tiedoista parin viikon päästä kuinka moni ei ole reagoinut lähetettyyn pyyntöön ja tekee tarvittavan merkinnän jäsenen tietoihin. Jos halutaan hakea esiin jäsenet, joiden tietoja ei ole päivitetty, voidaan se myöhemmin tehdä tarkistuspyynnön tietojen perusteella. Näin saadaan ajoissa kiinni mahdolliset ongelmatapaukset, joissa tiedot ovat vaarassa vanhentua.

Eräs esimerkkirutiini jäsentietojen ajan tasalla pitämiseksi

    • Jäsenten tietojen täydellisyys tarkistetaan heti jäsenhakemuksen saavuttua nettisivujen kautta
    • Jos tiedoissa on puutteita, lähetetään jäsenelle tarkistuspyyntö/viesti välittömästi
    • Jäsenen kohdalla merkitään tarpeelliset lisätiedot jos sellaisia on
    • Jäsentietoihin rasti tiedot oikein -kenttään  (tämä tehdään ensimmäisen kerran tietojen ilmestyessä Rekisteriin ensimmäistä kertaa)
    • Pääkäyttäjä lähettää tarkistuspyynnöt puolen vuoden välein sähköpostitse (jolloin jäsen päivittää tietonsa suoraan rekisteriin) ja toissijaisesti kirjeitse, jos sähköpostia ei ole (jolloin tiedot täytetään nettisivuilla lomakkeella tai lähetetään kirjeitse).
    • 15 päivän kuluttua pyynnön lähettämisestä pääkäyttäjä ottaa tiedot oikein -rastin pois kaikilta tietonsa päivittämättä jätteneiltä
    • Niille, jotka eivät päätetyn ajan kuluessa reagoi sähköpostiin tai kirjeeseen, soitetaan
    • Jos henkilö, jonka vastuulla tarkistuspyynnön lähettäminen on, vaihtuu, uudelle vastuuhenkilölle kerrotaan käytännöstä

Kuva - Flickr: Eric

Näin Yhdistysavain Rekisteri auttaa huolehtimaan jäsentiedoista

  • Tarkistuspyyntöjen avulla jäseniä voidaan aktivoida päivittämään omat tietonsa
  • Rekisteri auttaa sinua pysymään ajan tasalla jäsentietojen ajantasaisuudesta ja tarjoaa joustavat välineet eri tilanteisiin

 

Yhdistysavain Rekisteri on kuin ahkera tiedottaja ja kokenut taloudenhoitaja yhdessä - viestitte tehokkaasti kirjein, sähköpostein sekä tekstarein ja pysytte kärryillä jäsenmaksuista. Liittykää yli 5000 suomalaisen edelläkävijäyhdistyksen joukkoon!

Lue lisää Yhdistysavaimesta | Katso yhdistysten kommentteja