Digitalisaatio järjestöissä

3.2.2016 17:00

Järjestön digikarikot - Top 5

Mitkä ovat tyypillisimmät haasteet järjestön digihankkeissa? Miten välttää pahimmat karikot? Kartoitimme asiantuntijoidemme kanssa viisi tyypillisintä ongelmakohtaa sekä keinot niiden välttämiseen. 

1. Organisaatio- tai teknologiakeskeinen suunnittelu

Tyypillisin esimerkki on järjestön verkkopalvelu, joka esittelee vuolaasti oman organisaation rakenteet ja sisällöt, mutta piilottaa jäsenille tarpeelliset palvelut. Ainut tapa löytää aidosti jäsentä palveleva sisältö on aloittaa palveluiden suunnittelu käyttäjien tarpeista. Käyttäjäkeskeinen lähestyminen auttaa myös hahmottamaan esimerkiksi oman verkkopalvelun roolia suhteessa sosiaalisen median alustoihin. 

Digitaalisen palvelun suunnittelu ei ole pelkästään viestinnällinen kysymys. Se nivoutuu osaksi järjestön strategiaa eli sitä millaisia palveluita järjestö jäsenilleen tuottaa. Palvelumuotoilun menetelmät voivat olla erinomainen apu käyttäjätarpeiden ymmärtämisessä ja näiden muuntamisessa digitaalisiksi palveluiksi.

Teknologia edellä puuhun -lähestyminen näkyy usein siten, että toteutusteknologia on valittu ennen kuin todelliset tarpeet ovat selvillä. Tähän lääke on keskittyä ymmärtämään prosessi ja ongelmat, jotka hankittavalla järjestelmällä on tarkoitus ratkaista. Teknologia kannattaa jättää ratkaisutoimittajan huoleksi. Pahimmillaan teknologiakeskeisyys rajaa perusteettomasti pois ratkaisuja, jotka saattaisivat tarjota optimaalisen ratkaisun todelliseen tarpeeseen.

2. Järjestelmän uudistaminen koskematta prosesseihin

Järjestelmäuudistus on erinomainen tilaisuus tarkastella nykyisten toimintamallien ajantasaisuutta. Hyvä nyrkkisääntö on, että kaikki monimutkaisuus, joka ei tuota arvoa jäsenelle, tulee karsia pois. Järjestökontekstissa tämä edellyttää johdon sitoutumista kriittisiä järjestelmiä uudistettaessa (esim. jäsenrekisteri) sekä valmiutta keskustella asioista myös jäsenyhdistysten kanssa. Tiedän, että tämä on huomattavasti helpommin sanottu kuin tehty.

Pahimmillaan nykyiset prosessit toteutetaan uuteen järjestelmään kyseenalaistamatta niiden ajantasaisuutta. Usein tämä johtaa siihen, että tavoiteltuja hyötyjä esimerkiksi tiedon ylläpidettävyyden tai työn sujuvuuden kannalta ei saavuteta. Haluttomuus tai kyvyttömyys prosessien uudistamiseen voi myös johtaa tarpeettomaan ajautumiseen räätälöityyn ohjelmistoprojektiin (katso karikko #4). Parhaimmillaan ymmärrys nykyisistä prosesseista toimii perustana toiminnan kehittämiselle ja digitalisoinnille.

3. Massiivinen projekti tai hajanaiset järjestelmät

Massiiviseen projektiin tai hajanaisiin järjestelmiin päädyttäessä pinnan alta löytyy usein huono integroitavuus. Ei ole ongelma, että järjestön palvelukokonaisuus toteutetaan useilla eri järjestelmillä ja palveluilla. On täysin luonnollista, että vaikkapa taloushallinnon asiat hoidetaan eri ympäristössä kuin verkkojulkaisu tai tapahtumanhallinta. Pohjakosketus syntyy siitä, että samaa tietoa ylläpidetään manuaalisesti eri järjestelmissä. Massiiviset "kaikkien prosessien tukijärjestelmät" ovat äärimmäisen hankalia ja riskialttiita ottaa käyttöön. Megajärjestelmät johtavat helposti myös "järjestelmälukkoon", jossa palveluiden uudistamisesta tai vaiheittaisesta kehittämisestä tulee mahdotonta.
Ratkaisu on panostaa järjestelmiin, jotka ovat joustavasti integroitavissa avoimin rajapinnoin. Lähestyminen mahdollistaa kuhunkin prosessikokonaisuuteen parhaiden mahdollisten sovellusten käytön sekä projektien vaiheistamisen.

4. Ajautuminen ohjelmistoprojektiin

Pitkäjänteisen ohjelmistokehityksen hallitseminen on haastava laji. Lähtökohtaisesti oman "koodaajan" palkkaaminen tai ohjelmistotiimin rakentaminen ei ole järjestön toiminnan kannalta fiksua. Pitkäjänteinen ohjelmistotuotanto vaatii kovaa osaamista: epäonnistuminen johtaa todella hankalasti hallittaviin henkilöriippuvuuksiin sekä vaikeasti ylläpidettäviin järjestelmiin. 

Myös toimittajan kanssa ohjelmistoprojektiin ajautumista kannattaa välttää kustannusten ja riskien minimoimiseksi. Kunhan teknologian joustavuus (konfiguroitavuus) on riittävä ja valmiutta omien prosessien uudistamiseen löytyy, tarpeettomat ohjelmistokehitysprojektit voidaan välttää.

5. Ei aikaa, valtuuksia tai osaamista projektiin

Oli kyse sitten verkkopalvelun, jäsenrekisterin tai muun kriittisen järjestelmän kehittämisestä, järjestön on varmistettava, että kyseisestä prosessista vastaavilla henkilöillä on käytettävissään riittävästi aikaa käyttöönottoprojektiin. Järjestön ei tarvitse murehtia teknologia- tai projektiosaamisestaan - tärkeintä on ymmärrys omasta toiminnasta. Joskus ajanpuutteeseen reagoidaan palkkaamalla ulkopuolinen projektipäällikkö vetämään digiprojektia. Lähtökohtaisesti projektit ovat kuitenkin niin pieniä, että hallinnollista projektipäällikköä ei todellisuudessa tarvita. Näppituntumalla sanoisin, että suomalaisessa järjestömarkkinassa tehdään vuosittain korkeintaan pari digiprojektia, joissa hallinnollisesta ulkopuolisesta projektipäälliköstä voisi olla hyötyä. 

Ajan riittävyyden varmistamiseksi avainhenkilöiden työtehtäviä voidaan järjestellä projektin ajaksi ja käyttöönotot voidaan rytmittää hallittavuuden parantamiseksi. On parempi saattaa useita pienempiä projekteja peräkkäin maaliin kuin tukehtua liian suureen projektiin tai rinnakkaisuuteen. Hyvä toimittaja osaa auttaa asiakasta tunnistamaan eri projektien riippuvuudet sekä hahmottamaan käyttöönottoon tarvittavat resurssit.

Kuten kohdassa #2 todettiin, erityisesti järjestössä on tärkeä varmistaa, että asiakkaan projektitiimillä on riittävästi valtuuksia myös prosessikysymyksiin. Johdon tuella varmistetaan, että myös suurempia päätöksiä voidaan viedä läpi organisaatiossa.