Digitalisaatio järjestöissä

20.8.2014 12:25

Etäkokoukset - siunaus vai kirous?

Ovatko etäkokoukset toimiva vaihtoehto yhdistykselle? Ovat.  Koska niitä kannattaa käyttää?  Harvoin.

[caption id="attachment_7732" align="aligncenter" width="640"]kokous Nämä ihmiset luottavat perinteisen kokouksen voimaan.[/caption]

Etänä järjestettävät kokoukset ovat erityisen käypä ratkaisu silloin kun aikaa tiettyyn fyysiseen paikkaan siirtymiseen ei muutenkin kiireisessä aikataulussa oikein olisi. Oma näkemykseni kuitenkin on, että etäkokoukset ovat parhaimmillaan vain hyvä varavaihtoehto silloin, kun läsnäolo samassa paikassa olisi liian hankalaa joko ajan, tilan tai molempien puutteen takia. Perustelen väitteeni.

Eri vaihtoehtoja – samat periaatteet

Etäkokouksiin käyttökelpoisia ohjelmia on pilvin pimein. Ohjelmien hinnat ja ominaisuudet vaihtelevat jonkin verran, mutta kaikki tarjoavat melko samanlaiset ydinominaisuudet: mahdollisuuden yhden tai useamman henkilön keskusteluun kirjoittamalla tai puhumalla, mahdollisuuden jakaa PowerPoint-dioja ja muuta materiaalia ruudulla, äänestysominaisuuden ja tiedostojen lähettämisen. Muutamia maailmalla isoja nimiä ovat mm. Adobe Connect, AnyMeeting, WebEx ja Teamviewer. Yksinkertaisemmaksi ja käytännössä ilmaiseksi ratkaisuksi soveltuu esimerkiksi Skype – se mahdollistaa ilmaiset puhelut ja tekstipohjaisen chatin useammankin käyttäjän kesken.  Varsinaiset etäkokousohjelmat ovat vaihtelevasti maksullisia.

Hyvät käytännöt tärkeämpiä kuin koskaan

Jokin ohjelma on valittu, kaikki ovat tarvittaessa asentaneet sen ja oppineet puhumaan mikrofoniin. Tarkoittaako tämä, että kokousten kynnys on nyt madaltunut, kokouksia kannattaa tästä lähtien pitää spontaanisti ja vaikuttaminen nousee ihan uudelle tasolle? Ei valitettavasti ainakaan useimmilla ihmisillä. Koska etäkokouksissa itsessään on joukko ainutlaatuisia haasteita, ei kokouksia kannata pitää etänäkään silloin kun ei olla varmoja tarvitaanko kokousta ylipäätään.

Etäkokouksen valmistelu vie ainakin saman verran aikaa kuin tavallisen kokouksen, ensimmäisillä kerroilla luultavasti vielä enemmän. Jonkun, joka on luultavasti puheenjohtaja, on oltava vartti tai kymmenen minuuttia etukäteen varmistamassa, että tekniikka ainakin hänen osaltaan toimii. Harmillinen säätäminen kokousajalla turhauttaa jokaista osallistujaa, ja kuten minkä tahansa kokouksen, pitäisi etäkokouksenkin alkaa aina ajallaan. Pieneenkin joukkoon mahtuu ainakin yksi osallistuja, jonka koneen asetuksia joudutaan käymään läpi ennen kuin kokous päästään edes kunnolla aloittamaan.

Sen lisäksi, että vastuuhenkilön on pistettävä etäkokous pystyyn, on myös agendan oltava laadittu. Sen on vieläpä oltava laadittu rakenteellisesti siten, että se jaksaa kantaa ja pitää yllä osallistujien mielenkiintoa ilman katsekontaktia, eleitä tai muita nonverbaalisia viestintäkeinoja. Koska etäkokouksessa puheenvuorojen jakaminen on vaikeampaa, saattaa tämä jäykistää kokouksen puheenjohtajan yksinpuheluksi pitkiksi ajoiksi ellei ongelmaa pyritä aktiivisesti ehkäisemään etukäteen. Etäkokouksen tulisi siksi olla rakenteeltaan helposti seurattava ja osallistujia riittävästi aktivoiva.

Riittävä aktivoivuus oikeastaan edellyttää osallistujien selkeää osallistamista esimerkiksi erilaisten äänestysten ja kiertävien puheenvuorojen kautta jo pelkästään siksi, että osallistujien on vaikeampi tietää milloin puhua kun edessä on elävien ihmisten sijaan pelkkä monitori ja vähinten äänekkäät jäävät helposti pelkkään kuuntelijan rooliin.

Asiassa pysymistä ja selkeää etenemistä ei voi muutenkaan liiaksi korostaa - jos päämäärätön jutustelu on hieman rasittavaa kasvokkain tapahtuvassa kokouksessa, kokeilkaapa kerran samaa etäkokouksena. Lupaan, että kukaan ei sen jälkeen halua pitää ainuttakaan etäkokousta enää ikinä, ellei sitten ajattele pääsevänsä helpolla kirjoittaen välillä ”joo” ja selaten nettiä tai katsellen televisiota mikrofoni mykistettynä välittämättä tuon taivaallista siitä mitä kokouksessa tapahtuu.

Ainutlaatuisia hyötyjä

Toisaalta etäkokouksen pitäminen voi helpottaakin monia asioita, kuten kokouksen kulun ja päätösten hahmottamista ja yhteenvetoa jälkikäteen. Ohjelmasta ja asetuksista riippuen sessiosta tallentuvat kirjoitetut ja puhutut kommentit. Samalla voidaan tarkastella kokouksen onnistumista sen suhteen voisiko kokouksen rakenne olla seuraavalla kerralla parempi ja miten osallistujista saataisiin enemmän kätkettyä viisautta irti. Materiaaleja on myös helppo jakaa lennossa tilanteen niin vaatiessa.

Kaiken kaikkiaan en usko että etäkokoukset ovat mitään muuta kuin hyvä juttu silloin, kun niiden asettamat rajoitteet ja vaatimukset ymmärretään oikein. Minkään ohjelman käyttäminen ei ole kaksinen oikotie tehokkaampaan työskentelyyn, mutta pienen harjoittelun jälkeen se voi osoittautua toimivaksi menetelmäksi oikeassa yhteydessä.

Onko teillä löydetty toimiva käytäntö etäkokouksiin?

Kuva: Flickr - UL Digital Library


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!