Digitalisaatio järjestöissä

12.9.2014 12:00

Asiakirjojen jakaminen ja tallennus yhdistyksissä

Jokainen yhdistys tuottaa ainakin jonkin verran asiakirjoja, jos ei muuta niin pakolliset kokouspöytäkirjansa.  Käytettävät välineet riippuvat siitä, millaisia tarpeita yhdistyksellä on: joillekin voi riittää muutaman asiakirjan tallentaminen tietyn porukan tai kaikkien saataville, toisten on pystyttävä muokkaamaan dokumentteja verkossa. Kaikkiin näihin tilanteisiin löytyy monia työkaluja ja ratkaisuja.

[caption id="attachment_7795" align="aligncenter" width="640"]pilvet Pilvipalvelut ovat kätevä tapa jakaa tiedostoja.[/caption]

Muokkaaminen verkossa

Jos yhdistyksessä halutaan jakaa jonkin asian kirjalliseen valmisteluun liittyvää vastuuta, on hyvä ottaa käyttöön jokin palvelu, jossa asiakirjoja voidaan muokata reaaliajassa useamman käyttäjän toimesta. Näitä on sekä ilmaisia että maksullisia.

Google Docs on ominaisuuksiltaan samankaltainen kuin mikä tahansa yleinen tekstinkäsittelyohjelma ja sisältää kaikki tekstin muotoilussa tavallisesti tarvittavat ominaisuudet. Se on ilmainen, mutta vaatii sisäänkirjautumisen Google-tilillä. Google Docs tallentaa työstettävää tiedostoa automaattisesti käyttäjän Google Drive -tallennuspalveluun. Muokkausoikeuden voi jakaa muille käyttäjille sähköpostiosoitteen perusteella.

Google Docs on erityisesti kätevä silloin, kun asiakirjoja halutaan antaa tarkistettavaksi ja korjattavaksi jollekin toiselle ilman, että tiedostoa tarvitsee lähetellä edestakaisin sähköpostitse. Google Docs tallentaa tiedon siitä, kuka on muokannut mitäkin kohtaa asiakirjassa. Tekstiasiakirjojen lisäksi palvelussa voi muokata ja luoda myös taulukoita. Keskeisenä etuna on, että palvelun käyttö ei edellytä minkään ohjelman asentamista koneelle ja sitä voi käyttää mistä tahansa. Haittapuolena on, että asiakirjaa ei saa tallennettua aivan kaikissa mahdollisissa muodoissa palvelusta omalle koneelle (tuettuja ovat odt, rtf, docx, pdf. txt ja html), Omalla koneella olevaa asiakirjaa muotoiluineen ole helppo siirtää palveluun muiden muokattavaksi, sillä Google Docs ei tue tiedostojen avaamista muokattavaksi suoraan kovalevyltä tavallisen tekstinkäsittelyohjelman tapaan.

Perinteisiin (ja maksullisiin) Microsoft Office -ohjelmiin tottuneet voivat myös käyttää Office.com -palvelua. Perusidea on sama kuin edellä mainitussa Google Docs -palvelussa. Tämän lisäksi Office.com on yhteydessä käyttäjän koneella oleviin Microsoftin toimisto-ohjelmiin, joten tiedostoja voi muokata sekä verkossa että paikallisesti omalle koneella asennetuilla Office-ohjelmilla tarpeen mukaan. Tiedostot voi tallentaa OneDrive-tallennuspalveluun tai kovalevylle. Kaikilla ei kuitenkaan ole käytössään Office-ohjelmia tai halua niiden käyttöönottoon, joten yhteisten työtapojen muodostaminen voi olla haastavaa. Ilmaisista vaihtoehdoista OpenOffice ja LibreOffice ovat paikallisesti  käytettäviä toimisto-ohjelmistoja. Niiden käyttöön voi kuitenkin saada uudenlaista notkeutta tallentamalla tiedostot suoraan sopivaan jakokansioon esim. Dropbox- ja Box.com-palveluilla, joista lisää seuraavaksi.

Jakaminen eri alustoilla

Kovalevyllä tallessa olevien asiakirjojen jakamisen kaksi tärkeintä kriteeriä ovat helppous ja turvallisuus. Klassinen liitetiedosto salaamattomana sähköpostiviestinä on kohtalaisen helppo ja useimmiten riittävän turvallinen, muttei välttämättä kovin kätevä viestien kasaantuessa. Sen vuoksi voikin ennemmin suositella tietyn asiakirjan jatkuvaa päivittämistä kuin monien kopioiden viljelemistä sinne tänne.

Edellä mainitut OneDrive ja Google Drive -verkkolevyasemat toimivat myös siten, että palvelusta jaetaan julkinen tai vain tiettyjen sähköpostiosoitteiden kanssa toimiva jakolinkki, jonka kautta tiedoston voi tallentaa omalle koneelleen. Asiakirjojen lisäksi niissä voi jakaa mitä tahansa muitakin tiedostoja.

Jotkut kuitenkin pitävät enemmän ajatuksesta, että tiedostoja voisi käyttää ikään kuin kaikki istuisivat saman tietokoneen äärellä. Tällöin kannattaa valjastaa käyttöön jokin soveltuva, kaiken tyyppisiä tiedostoja kansionäkymässä jakamaan pystyvä palvelu. Tällaisista voidaan mainita ainakin kaksi suurta palvelua: Box.com ja Dropbox. Molempien palvelujen avulla tiedostot voi synkronoida siten, että ne ovat saatavilla kenelle tahansa, jolla on käyttöoikeus palvelun tiliin. Käytännössä siis jokaisella ryhmän jäsenellä on omalla koneellaan muiden käyttäjien kanssa yhteinen kansio, jonka sisältöä kaikki halutut käyttäjät voivat muokata, ja kansion tiedot päivittyvät jokaisen koneelle automaattisesti ilman latauslinkkien klikkailua.

Sen lisäksi, että tiedostoja voi käyttää pöytäkoneella, tarjoavat molemmat mainitut palvelut lisäksi sovelluksia mobiililaitteille, joten tiedostoihin pääsee käsiksi mistä tahansa vaikka puhelimella. Tarvittaessa tiedostoja voi linkkien kautta jakaa palveluista myös ulkopuolisille ilman, että he pääsevät muokkaamaan tiedostoja. Box.comissa myös tiedostojen reaaliaikainen muokkaaminen verkossa on mahdollista. Molemmat palvelut tarjoavat ilmaista käyttömahdollisuutta.

Varjopuolena näissä vaihtoehdoissa voidaan nähdä tietty ylimääräinen hankaluus, joka minkä tahansa uuden palvelun käyttöönotosta ja mahdollisesta koneelle asentamisesta koituu. Monet ovat myös olleet huolissaan ulkomaisten palvelujen tietoturvasta niihin kohdistuvan viranomaisvalvonnan vuoksi.  Jos tiedostot pitää lähinnä vain saada tietyn porukan saataville mahdollisimman helposti ilman kommervenkkejä, tiedostojen tallentaminen yhdistyksen nettisivuille on hyvä vaihtoehto. Yhdistysavain-käyttäjät tekevät tämän sopivan ryhmän yksityisillä tai julkisilla sivuilla tiedosto-osiossa.

Asiakirjojen pitkäaikaistallennus

Tallennustilan suhteen useimmat yhdistyskäyttäjät voivat olla varsin huoletta – käytännössä kaikki ilmaisetkin palvelut tarjoavat useamman gigan verran tallennustilaa. Vaikka palvelut toimivatkin erinomaisesti niin kauan kuin käyttäjät ovat tarkkoja siitä mitä ja kenelle jakavat ja salasanat pysyvät tallessa, soveltuvat ne ominaisuuksiensa puolesta heikohkosti arkistointiin. Syynä tähän on pääasiassa se, että mukaan tulevat uudet aktiivit joutuvat ainakin jonkin verran opettelemaan palvelun käyttöä. Lisäksi erilaisten dokumenttisäiliöiden läpikäyminen voi olla ikävystyttävää puuhaa jos etsijä ei ole ajan tasalla siitä mikä tiedosto on missäkin.

Jos asiakirjat tallennetaan yhdistyksen nettisivuille, voidaan ne lisäksi asettaa sopiviin asiayhteyksiin ja niitä koskevaa keskustelua voidaan hoitaa samassa paikassa sijaitsevan keskustelufoorumin avulla. Näin myös uudet toimijat pääsevät nopeasti mukaan kun kaikki tärkeä on saman kirjautumisen takana. Tällä tavalla voidaan myös erotella erilaiset tarpeet, joita yhdistyksessä esiintyy asiakirjojen käytön suhteen. Toisin kuin yhdistyksen hallituksen jäsenten, rivijäsenten tarvitsee useimmiten vain lukea asiakirjoja, joten olisi tarpeetonta ja jäsenen kannalta turhauttavaa jaella hänelle tunnuksia johonkin pilvipalveluun ja ohjeita siitä mistä asiakirjat löytyvät, kun pelkkä tarpeelliset tiedostot sisältävään jäsenhuoneeseen kirjautuminen riittää hyvin.

Asiakirjojen muokkaamiseen, jakamiseen ja tallentamiseen ei ole yhtä, ylivertaista tapaa. Tärkeintä kuitenkin on, että asiat sujuvat mahdollisimman helposti että ja kaikki pääsevät nopeasti kiinni yhteisiin toimintatapoihin. Palvelujen käyttöä on onneksi mahdollista yhdistellä tilanteen mukaan, eikä ole mikään pakko luottaa pelkästään tiettyyn palveluun. Etenkin tiedostojen jakamisen ja tallennuksen suhteen kyse on kuitenkin lähinnä mieltymyseroista - nykyisin samoja asioita hieman eri tavalla tekeviä palveluita on suuri joukko.

Mitkä ovat osoittautuneet teidän yhdistyksessänne parhaiksi käytännöiksi?

 

Kuva: Flickr - Daniel Spiess