Digitalisaatio järjestöissä

2.4.2013 08:56

Asiakasvinkki: helppo tapa lähettää tiedostoja sivustolle

Aina silloin tällöin asiakkaamme käyttävät Yhdistysavainta tavalla, joka saa meidät oivaltamaan "ai sitä voi käyttää myös näin!". Tämänkertainen vinkki mahdollistaa jäsenille helpon tavan lähettää tiedostoja sivustolle.

Normaalisti tiedoston voi tallentaa sivustolle vain käyttäjä, jolla on päivitysoikeudet (oletuksena pääkäyttäjät, päivittäjät tai hallituslaiset). Jäsenet voivat vain selailla sisältöä ja kirjoittaa esim. keskustelupalstalle eli heillä ei ole päivitysoikeuksia. Jos olisi kuitenkin tarve antaa jäsenelle oikeus tallentaa tiedostoja sivustolle (esim. kokouksen pöytäkirja), niin silloin voi käyttää hyödyksi tätä vinkkiä.

  1. Lisää sivulle Tiedosto-osio ja määrittele asetuksista, että siihen voi tuoda sisältöä sähköpostitse.
  2. Kopioi talteen Tiedosto-osion sähköpostiosoite.
  3. Lisää sivulle Lomake, jossa on vain liitetiedosto-tyyppinen kenttä.
  4. Aseta Lomakkeen asetuksista, että vastaukset lähetetään Tiedosto-osion sähköpostiin.

Tällöin jäsen voi lähettää Lomakkeen kautta liitetiedoston, joka tallentuu Tiedosto-osioon. Lomakkeen voi tietysti lisätä julkiselle puolelle, jolloin kuka tahansa voi lähettää tiedostoja sen kautta. Lomakkeeseen voi lisätä myös muita kenttiä (esim. sähköpostiosoite tai nimi); ne eivät haittaa Tiedosto-osioon tallentamista, mutta näkyvät silti Lomakkeen vastauksissa.

Muiden kenttien tiedot ovat luettavissa myös sähköpostiviestistä, jos vastaukset on laittanut kulkeutumaan Tiedosto-osion lisäksi toiseenkin (esim. sihteerin) osoitteeseen. Lomakkeeseen voi myös lisätä useamman liitetiedosto-kentän, jolloin lähettäjän ei tarvitse lähettää tiedostoja yksi kerrallaan.

Jos käytätkin Tiedosto-osion sijaan Kuvagalleriaa, niin lomakkeen kautta lähetetyt kuvat lisätään automaattisesti Kuvagalleriaan. Sisällön lähettäminen toimii tietysti myös niin, että jakaa Tiedosto-osion tai Kuvagallerian sähköpostiosoitteen jäsenille ja sisältöä lähetetään omasta sähköpostista.

Onko teidän sivustolla tullut keksittyä jokin elämää helpottava tapa, jonka voisitte jakaa myös muille? Kerro se kommenteissa!