Digitalisaatio järjestöissä

19.4.2013 09:12

Asiakastarve: helpotusta talkoiden järjestelyihin

Tytärtuote Sporttisaitin Ideafoorumilla toivottiin työkalua talkoiden järjestelyihin. Pitkän pohdinnan ja ajatustenvaihdon jälkeen ratkaisu löydettiin Sporttisaitin ulkopuolelta. Google Docs näyttää tarjoavan parhaan avun ja vieläpä ilmaiseksi.

Ideafoorumilla ehdotettiin ideaa, joka auttaisi talkoiden järjestelyssä. Talkoohenkilökunnan ilmoittautuminen sähköpostitse eri tehtäviin koettiin hankalaksi, koska tällöin tehtävätaulukkoa ei voida pitää ajantasaisena. Sopiva työkalu näyttää siis senhetkisen tiedon varattavista tehtävistä ja kun henkilö on varannut tietyn tehtävän itselleen, näkyy se heti kaikille. Varaamiseen ei vaadita kirjautumista, jotta mukaan saadaan myös muut kuin seuran jäsenet. Lopuksi henkilöltä pitää pystyä kysymään yhteystiedot sekä muut talkoon kannalta tärkeät tiedot.

Palveluntarjoajana pyrimme auttamaan asiakkaitamme mahdollisimman paljon ja koska idealle näytti olevan tosissaan tarvetta, emme halunneet tuottaa pettymystä. Uuden työkalun rakentaminen olisi kuitenkin ollut iso työ, eikä sen tekemiseen ollut nyt aikaa (uusi jäsenhallintatyökalu on tällä hetkellä ykkösenä työlistalla). Niinpä lähdimme tutkimaan löytyykö verkosta jotain muuta työkalua, jota voimme suositella tähän tarpeeseen. "Pyörää ei kannata keksiä uudelleen", niin kuin sitä sanotaan. Samoin yksi tuote ei voi eikä sen kannata olla ratkaisu kaikkiin tarpeisiin.

Kommenteissa mainittiin ilmainen osallistumispalvelu Doodle, joka näytti sopivan pienimuotoisiin talkoisiin. Isommissa tapahtumissa sen käyttö koettiin silti liian raskaaksi. Palvelua kannattaa kuitenkin kokeilla, jos on tarve saada sovittua  ajankohta esim. hallituksen kokoukselle tai seuran saunaillalle.

Idean ehdottaja oli aikaisemmin kokeillut Google Docs -palvelua, mutta silloin se ei taipunut tehtävään tarpeeksi hyvin. Kokeilusta oli kuitenkin jo aikaa, joten päätimme tarkistaa tämänhetkisen tilanteen. Pikaisella kokeilulla rakensimme pystyyn esimerkin ja kysyimme idean äänestäjiltä sekä kommentoijilta miten se sopii talkoiden järjestelyyn. Saimmekin pian vastauksen, että se sopii vallan mainiosti, joten päätimme nyt kertoa siitä laajemmalti.

Katso tästä esimerkkitaulukko.

Taulukossa on neljä talkoopäivää ja jokaiselle päivälle on tehtäviä, joihin tarvitaan henkilöitä (tässä mallissa yksi henkilö yhteen tehtävään). Joinakin päivinä ei tarvita tiettyjä tehtäviä ja ne on harmaannettu. Taulukkoon voi kirjoittaa kuka tahansa ilman kirjautumista; vain taulukon luoja tarvitsee Google-tilin. Taulukosta voi lukita osan tiedoista,  ettei niitä voi muokata; esim. jos tietyt tehtävät on jo varattu, voi ne lukita. Luojalla on myös mahdollisuus palauttaa tiedot, jos joku sattuu tyhjentämään ne taulukosta.

Lopuksi kehoitetaan täyttämään kyselylomake seuran omalla sivustolla; sen voi tehdä Yhdistysavaimessa Lomake-työkalulla. Lomakkeessa kysytään tarvittavat tiedot vapaaehtoiselta, mitä talkoojärjestäjä tarvitsee (esim. ruoka-allergiat, mahdolliset käydyt kurssit ensiavusta ja järjestyksenvalvonnasta jne.). Lomakkeen tiedot voi lopuksi napata Excel-tiedostoksi, jolloin käsissä on lista talkoohenkilökunnasta.

Päivitys 31.5.2013

Jälkeenpäin on kysytty voiko taulukon liittää omalle sivustolle taulukkona, eikä linkkinä erilliselle sivustolle. Sivustolle upottaminen onnistuu seuraavasti:

  • Avaa taulukko Google Docsiin.
  • Valitse File-valikosta "Publish to the web...".
  • Tee haluamasi muutokset "Sheets to publish" -kohtaan ja klikkaa "Start publishing".
  • "Get a link to the published data" -kohdasta klikkaa "Web page" ja valitse "HTML to embed in a page".
  • Kopioi HTML-koodi ja liitä se sivustollesi.

Tarvittaessa joudut hieman muokkaamaan koodissa olevia "width" ja "height" arvoja. Jos käytät Yhdistysavainta, niin katso ohjeistosta mikä on minkin palstan maksimileveys. Esim. jos asetat sivun täysilevyiseksi, niin voit upottaa sivulle 940 px levyisen upotuksen. Voit tietysti upottaa jättileveän taulukon kapeaan palstaankin; tällöin taulukkoon tulee vaakavierityspalkki. Taulukkoa ei voi muokata omalla sivustolla eli tällöin kannattaa laittaa linkki Google Docs (tai itse asiassa Google Drive) -sivulle; siellä tehdyt muutokset näkyvät suoraan omalla sivustolla.

Jos olet saanut tutustua talkoojärjestelyiden ihanaan maailmaan, niin koetko tästä mallista olevan hyötyä jatkossa? Mitä muita vinkkejä voit tarjota samojen tehtävien kanssa parissa työskenteleville?