Digitalisaatio järjestöissä

26.11.2018 15:03

Lajiliitot sähköistivät edustusoikeuksien siirrot integroidun web-sovelluksen avulla

Avoine panostaa paljon yleiseen tuotekehitykseen, jotta jokaisessa projektissa vältettäisiin samojen asioiden ohjelmoiminen kerta toisensa jälkeen. Joskus kuitenkin oma tarkasti tiettyyn prosessiin suunniteltu sovellus ratkaisee haastavan ongelman nopeasti ja kustannustehokkaasti. Tätä varten Avoine tarjoaa asiakkailleen myös asiakaskohtaista sovelluskehitystä.

Pitkästä ja monimutkaisesta prosessista näppäräksi ja yksinkertaiseksi toiminnoksi 

Asiakaskohtainen sovelluskehitys mahdollistaa pitkien ja monimutkaisten prosessien muuntamisen näppäriksi ja yksinkertaisiksi. Yksi hieno esimerkki asiakaskohtaisesta sovelluskehityksestä valmistui juuri Koripalloliitolle ja Uimaliitolle, joiden jäsenrekisterin rajapintaa vasten rakennettiin edustusoikeuksien siirrot hoitava palvelu. Lisäksi kun kaksi asiakasta tarvitsi samaa työkalua, projekti saatiin toteutettua varsin kustannustehokkaasti.

Kun Koripalloliittoon tai Uimaliittoon kuuluvat urheilijat haluavat vaihtaa edustamaansa seuraa, he voivat nykyään hoitaa asian itse verkossa. Aikaisemmin seurasiirtoja varten jouduttiin postittamaan papereita ympäri Suomen useita allekirjoituksia varten. Nyt sama postitusrumba onnistuu pienellä näppäimistön naputtelulla ja muutamalla hiiren klikkauksella. 

Kun pelaaja on täyttänyt siirtotiedot, käynnistetään seurasiirtoprosessi ja tiedot välitetään vanhalle ja uudelle seuralle. Siirron yhteydessä voi maksaa siirtomaksun verkossa sekä vahvistaa seurasiirron sähköpostiin lähetettävän vahvistuslinkin kautta. Kun molemmat seurat ja urheilija ovat käyneet vahvistamassa siirron ja siirtymismaksu on maksettu, seurasiirto tulee automaattisesti voimaan.

Alkuvaikeuksien kautta kohti sujuvampaa arkea

Koripalloliiton kenttäpäällikkö Tiina Karvonen on ollut tyytyväinen muutokseen. Seurasiirtoja tehdään vuodessa noin tuhat, joten tämä uusi prosessi säästää paitsi jokaisen osapuolen aikaa, myös suuren määrän paperia. Projektin aikana ei kuitenkaan vältytty vastoinkäymisiltä.

"Toimitus viivästyi Avoinen puolelta sairaspoissaolojen ja lomien takia. Korvauksena viivästyksestä Avoinelta tarjottiin ylimääräisiä tunteja sovelluskehitystä varten. Aluksi työkalun toiminta hieman takkuili ja vahvistussähköpostit jäivät palvelimelle jumiin, joten ylimääräiset työtunnit tulivat ehdottomasti tarpeeseen.", Tiina kertoo projektin vaiheista.

Uusi seurasiirtotyökalu on ollut käytössä vasta pari kuukautta, mutta Tiina on huomannut sen työaikaa säästävät vaikutukset jo nyt. Myös seurat ja pelaajat ovat olleet tyytyväisiä uuteen työkaluun.

"Kun alkukankeuksista ja bugeista päästiin, kaikki on toiminut oikein näppärästi ja seurasiirtotyökalu on saanut paljon spontaania, positiivista palautetta seuroilta ja pelaajilta. Kaikki näkemäni vaiva maksaa varmasti itsensä takaisin, sillä työaikaa säästyy jatkossa niin huomattava määrä, kun papereita ei tarvitse enää pyöritellä!", Tiina iloitsee.

Avoinen tuotantopäällikkö Antti Peisa harmittelee aikataulun viivästymistä.

"Meille aikataulujen pitäminen on hyvin tärkeää ja viiveet aidosti enemmän poikkeus kuin sääntö, joten sikäli on harmillista, että tämän projektin kohdalla tuli viiveitä. Tämän vuoksi oli selvää, että halusimme tilanteen hyvittää jollain tapaa. Ilmaiset lisäkehityspäivät olivat tässä projektissa enemmän kuin tarpeen. Jos vertaa alkuperäistä speksiä ja lopullista tuotetta, niin voi suoraan sanoa, että palvelusta tuli selvästi suunniteltua parempi." 

"Tällaisia sovelluksia on erittäin mukava toteuttaa, kun pystyy suoraan näkemään kuinka paljon tämä säästää niin vapaaehtoisten seuraktiivien kuin liiton työntekijöiden aikaa. Palveluiden kehittäminen on parhaillaan juuri näin palkitsevaa!", Antti kertoo.

Kiinnostuitko asiakaskohtaisen sovelluskehityksen tarjoamista mahdollisuuksista?

Ota meihin yhteyttä: asiakaspalvelu@avoine.fi tai myynti@avoine.fi