Ajatuksia järjestömaailmasta ja sähköisistä palveluista

8.6.2016 15:03

Uudelle Yhdistysavain-pääkäyttäjälle – näin varmistat onnistumisen

 

9027029071_cd951d5299_z

Pääkäyttäjällä on henkilötietojen käsittelijänä suuri vastuu. Tämän vuoksi vastuullisen pääkäyttäjän ensimmäinen tehtävä pitäisi olla ainakin suurpiirteinen perehtyminen henkilötietolakiin ja sen soveltamiseen.

Hyvän, tiiviin esityksen voi lukea esimerkiksi tämän linkin takaa. Kyseinen Tietosuojavaltuutetun toimiston dokumentti selittää keskeiset tietojen tallentamisen ja käsittelyn periaatteet. Linkki samaan dokumenttiin löytyy aina myös Yhdistysavaimen näkymästä, jossa voit muokata Rekisterin kenttiä.

Käyttäjätunnukset kuntoon

Kun perusasiat ovat hallussa, on aika tarkistaa Rekisterin käyttöoikeuksien nykytilanne.  Yhteiskäyttötunnuksiin liittyy tietoturvaongelmia ja monenlaista vaivaa, joka vältetään helposti käyttämällä vain yhtä käyttäjätunnusta per henkilö ja pitämällä rekisterin käyttöoikeudet ajan tasalla.

Kannattaa katsoa huolellisesti, että Rekisteriin pääseviä käyttäjiä (=pääkäyttäjiä) on vain tarvittava määrä, eikä esimerkiksi edellisen toimikauden ihmisillä ole tunnuksia Rekisteriin kun he eivät niitä enää roolinsa puolesta tarvitse.  Tämän teet helposti avaamalla Rekisterin Jäsenet-näkymän ja laittamalla suodattimeksi ”Jäsen kuuluu johonkin näistä ryhmistä” ”pääkäyttäjät”.  Muun kuin ajantasainen pääkäyttäjän tapauksessa avaa yksittäisen jäsenen tiedot klikkaamalla hänen nimeään ja poista rasti pääkäyttäjät-ryhmän ruudusta jäsenen tietojen oikealta puolelta.

Samalla on hyvä tilaisuus varmistaa, että kaikilla nykyisillä pääkäyttäjillä on käyttäjätunnus ja tarvittavat käyttöoikeudet Rekisteriin – oikeudet voi vastaavasti antaa laittamalla rastin ruutuun jäsenille, joista halutaan tehdä pääkäyttäjiä. Tarkempia asiaan liittyviä ohjeita näet Yhdistysavaimen ohjeistosta.

Jos pääkäyttäjäoikeuksien kanssa on epäselvyyttä tai ongelmia, saat aina apua asiakaspalvelusta osoitteesta asiakaspalvelu@yhdistysavain.fi.  Toivotamme menestystä pääkäyttäjän tehtävään!

 

Kuva: Flickr - Jason Baker

 


Yhdistysavain - digitaalinen toimintaympäristö yhdistyksille. Tutustu!