Digitalisaatio järjestöissä

16.2.2017 11:55

Sähköisestä ilmoitustaulusta jäseniä palvelevaan toimintaan

Yhdistyksen verkkosivuihin on helppo suhtautua suullisen ja paperisen viestinnän jatkeena, jolla ei ole paremman saavutettavuuden lisäksi mitään erityisluonnetta.  Siis alustana, joka on olemassa ennen kaikkea siksi, että tietoon pääsee käsiksi mistä ja milloin tahansa.

On tietysti tärkeää, että jäsenet saavat kaipaamansa tiedot vaivattomasti ja ovat perillä esimerkiksi yhdistyksen tapahtumista ja uutisista. Myös toiminnan esittely uusille ihmisille on merkityksellistä. Yhdistystoiminnan verkossa ei pitäisi silti olla pelkästään yhdensuuntainen prosessi, jossa tieto kulkee yhdistykseltä selaajille.

Miksi yhdistys palvelisi jäseniään verkossa?

Yhdistys voi luoda jäsenilleen mahdollisuuksia osallistumiseen ja arkiseen toimintaan sähköisesti. Tähän ei useinkaan tarvita uutta, mullistavaa toimintastrategiaa tai jyrkkiä ajattelutapojen muutoksia, vaan ainoastaan halua valita mielekkäimmät tavat ja tehdä niistä yhdistyksen oletuskäytäntöjä. Monet prosessit siirtyvät verkkoon lopulta todella helposti.  

Esimerkkejä tällaisista sähköistettävistä rutiineista löytyy roppakaupalla - yhdistykseen liittyminen tai yhdistyksestä eroaminen voidaan hoitaa verkkolomakkeella ja samalla vähentää jäsenrekisterin pitäjän työtaakkaa.  Kulukorvausten yhteydessä ei tarvitse käsitellä paperikuitteja, vaan jäsen voi kuvata kuitit ja lähettää ne eteenpäin mobiilisovelluksesta, jota hän joka tapauksessa käyttäisi ilmoittautuakseen tapahtumiin.  Keskustelut, mielipidekyselyt ja kaikki viestintä (mukaan lukien paperikirjeet) voidaan toteuttaa verkossa jäsenrekisterin ja kotisivujen yhdistelmällä.

Yhdistystoiminnan ydin on sama, hoidettiinpa käytännön asiat millä tahansa tavalla. Tästä syystä Yhdistysavaimen kaltaisia verkkopohjaisia työkaluja voitu kehittää toimiviksi kokonaisuuksiksi. Käytännössä jokaisella antiikkisimmallakin yhdistyksellä on valmiiksi olemassa se tieto, mitä tarvitaan jäsenten osallistamiseen ja palvelemiseen verkossa: yhdistykset joutuvat jo pelkästään lakisääteisestä syystä ylläpitämään jäsenrekisteriä. Sähköinen jäsenrekisteri yhdessä verkkosivujen ja mobiilisovelluksen kanssa muodostaa pohjan yhdistyksen viestinnän toteuttamiselle. Erilaiset toiminnot, kuten jäsentietojen ylläpito, laskutus ja tapahtumatoiminta yhdistyvät mielekkäimmin juuri verkossa niin jäsenen kuin yhdistyksen toimihenkilönkin näkökulmasta.

Mitä palvelujen tarjoaminen verkossa vaatii yhdistyksiltä?

Yksinkertaisimmillaan siirtyminen verkkoon vaatii päätöksen, hieman vastuunjakoa ja ehkä vartin verran aikaa. Entä sitten kustannukset, uuden oppimisen työläys tai riskit?

Kustannuskysymykset puoltavat siirtymistä nykyaikaisiin tapoihin, sillä käsityömenetelmillä harvoin saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä missään toiminnoissa. Vaikka työajalle ei laskettaisi mitään arvoa ja katsottaisiin pelkkiä suoria rahallisia kustannuksia suurimmista kulueristä, on esimerkiksi Excel-rekisteri ja laskujen postitus käsin -yhdistelmä silti ainoastaan vähän edullisempi kuin täysin automatisoitu laskujen lähetys maksuseurannalla.

Se, että jäsenet ovat tottuneet tekemään asioita tietyllä tavalla ei myöskään ole kestävä peruste olla siirtymättä verkkoon; useimmat jäsenet suorastaan vaatisivat asioiden tekemistä helpommin, jos he tietäisivät, kuinka tarkalleen se on mahdollista. Kukaan ei todellisuudessa halua tarkoituksellisesti elää menneisyydessä, vaan välttää pettymyksiä ja vaivaa uusien järjestelmien kanssa.  

Riskien osalta on luontevaa todeta, että esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpitäminen verkossa on riskien minimointia monestakin syystä.  Vaikeasti jäljitettävät muutokset, tietojen tuhoutumisen vaara, käytännön ongelmat vastuun jakamisessa ja epäammattimainen tietoturva ovat vain jäävuoren huippu esim. Excel-jäsenrekisterin tietoturvaongelmista.

Lukija, haastan sinut kertomaan, miksi yllä kirjoitettu ei pitäisi paikkaansa. Kommentoi Yhdistysavaimen Facebook-sivulle!

Kuva: Flickr - https://www.flickr.com/photos/hanuska/

 


Yhdistysavain - digitaalinen toimintaympäristö yhdistyksille. Tutustu!