Ajatuksia järjestömaailmasta ja sähköisistä palveluista

30.3.2016 10:36

Parempaa jäsenpalvelua Yhdistysavaimella - Pietarsaaren seudun Kennelseura ry

Yhdistysavain tekee jäsenten palvelemisesta helpompaa. Lue kuinka monijaostoinen kennelseura hyötyy Yhdistysavaimesta.

IMG_2616
Pietarsaaren seudun Kennelseura on perinteikäs vuonna 1950 perustettu yhdistys, jonka toiminta on organisoitu viiden jaoston pohjalle. Vaikka jaostoilla on ollut omia kotisivuja ja Facebook-ryhmiä, ei itse emoyhdistyksellä ollut kotisivuja tai keskitettyä jäsenrekisteriä ennen Yhdistysavaimen käyttöönottoa. Puheenjohtaja May Nyman toteaa, että oli luonnollista valita alustaksi nimenomaan yhdistyksille suunnattu palvelu.

Siirtyminen Yhdistysavain Rekisterin käyttöön on ollut helppoa, vaikka monilla olikin alussa epäilyksensä järjestelmän vaivattomuuden suhteen.  Rekisteri on kuitenkin avautunut uusille käyttäjille nopeasti ja Nyman sanookin, että Rekisteristä on saatu poikkeuksetta positiivisia kokemuksia toimihenkilöiden aloittaessa käytön. Hän toteaa, että arkea helpottavat suuresti esimerkiksi mahdollisuus etsiä ja suodattaa jäsentietoja tai tarkastella jäsentietojen muokkaushistoriaa.  Hankalilta tilanteilta pyritään välttymään sopimalla yhdessä säännöistä, joiden puitteissa toimitaan.

Nyman kertoo, että jaostoille on aikaisemmin ollut haasteellista ylläpitää ajantasaista jäsenrekisteriä muun toimintansa ohella. Suuri harppaus toiminnassa eteenpäin onkin ollut, että verkossa ylläpidettävän rekisterin avulla myös jaostoilla on luotettavat ja ajantasaiset tiedot omista jäsenistään.  ”Jaostot eivät tarvitse enää omia erillisiä ja hankalasti ylläpidettäviä jäsenluetteloita”, Nyman sanoo. ”Kullakin jaostolla on Rekisterissä oma ryhmänsä”. Lisäksi Ryhmäposti-toiminto on yhdistyksessä puheenjohtajien, sihteerien ja rahastoinhoitajien aktiivisessa käytössä.

Rekisterin käyttöönoton jälkeen yhdistys on onnistunut keräämään hyvin jäsenten sähköpostiosoitteita, mikä puolestaan on auttanut toteuttamaan parempaa jäsenviestintää. Nyt jäsenille voidaan helposti lähettää jäsenkirjeitä useamman kerran vuodessa, mikä pelkän kirjepostin varassa toimittaessa ei toteutunut.

Erityistä kiitosta saa myös Yhdistysavaimen asiakaspalvelu, johon Nyman kertoo olevansa ylettömän tyytyväinen.

Kuva: Jukka Pätynen, Koirakuvat.