Digitalisaatio järjestöissä

16.11.2017 08:15

Vieraskirjoitus: Paperiarkistot ja tietosuoja-asetus

Kirjoittaja Mirja Kattilakoski on lakimies ja varatuomari Asianajotoimisto Fenno Oy:ssä. Asianajotoimisto Fenno on kokenut ja nuorekas, uudelta pohjalta rakennettu yritys, joka tuo jämäkän, modernin ja innovatiivisen otteen lakiasioiden hoitoon. Fennon asiantuntijat avustavat muun muassa yhdistyksiä ja yrityksiä työsuhteiden ja sopimusten lainmukaisuuden varmistamisessa, hallinnossa ja päätöksenteossa. Osana hallinnollista tukea Fennon asiantuntijat avustavat henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisessa, rekisterinpitäjän velvollisuuksien selventämisessä sekä käsittelijä – rekisterinpitäjä suhteeseen liittyvien sopimusten laatimisessa.


Yritysten ja yhdistysten valmistautuessa tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamiseen, havahdutaan organisaatioissa usein siihen, kuinka paljon henkilötietoja vuosien aikana eri paikkoihin on kertynyt. Henkilötietoja säilytetään sähköisisissä järjestelmissä ja paperisina arkistoina. Vaikka tietosuoja-asetus liittyykin ensisijaisesti sähköisesti käsiteltäviin henkilötietoihin, koskee se myös paperisena kerättäviä ja säilytettäviä henkilötietoja.

Paperiset arkistot on käytävä läpi ja siivottava osana organisaation selvitysprosessia. Niiden osalta on tehtävä samaa arviointia ja harkintaa kuin sähköistenkin aineistojen kanssa. Myös paperisen aineiston osalta on muun muassa mietittävä käsittelyn perusteet, määriteltävä säilytysaika ja tuhottava tarpeeton tieto. Tiedon tarpeellisuuden arvioinnissa tulee huomiota kiinnittää siihen perusteeseen, miksi tietoja on tarpeellista säilyttää. Jos säilyttämisperustetta ei voida määritellä, tulee tieto hävittää. Joskus peruste tiedon säilyttämiselle saattaa olla myös tietystä lainsäädännöstä johtuvaa. Paperisten aineiston tuhoamisessa on tärkeää kiinnittää huomiota turvalliseen tuhoamistapaan. Henkilötietoja sisältävää materiaalia ei esimerkiksi voida hävittää viemällä niitä paperinkeräykseen.

Kun rekisterinpitäjä käy läpi sekä sähköisiä että paperisia tietokantoja ja arkistoja, syntyy usein myös kokonaiskuva siitä mitä tietoja toiminnassa kerätään. Jos rekisterinpitäjä ei ennen kyseisen selvitystyön tekemistä ole esimerkiksi määritellyt eri tietoryhmille säilytysajan kestoa, on sen toteuttaminen osana selvitystyötä tehokasta ja asetuksen mukaan välttämätöntäkin.

Paperisen aineiston läpikäyminen on osaltaan välttämätöntä myös asetuksen mukanaan tuoman uuden oikeuden toteuttamiseksi. Asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Käytännössä, jos rekisteröity ei halua että hänen tietojaan käsitellään, tiedot tulee poistaa. Tällaisessa tapauksessa poistamisvelvollisuus koskee myös paperilla olevaa aineistoa. Tietoja ei tarvitse poistaa, jos niiden säilyttämiselle on olemassa laillinen peruste. Rekisterinpitäjän on siis oltava tietoinen lainsäädännön vaikutuksista tietojen säilyttämisen osalta. Tarpeettomalle, niin sanotulle ”varmuuden vuoksi” tiedon keräämiselle ei ole olemassa perustetta.

Paperiarkistojen läpi käymisen yhteydessä voi olla hyvä miettiä olisiko säilytettävä aineistoa syytä esimerkiksi skannata ja siirtää osaksi sähköisiä järjestelmiä. Mikäli aineisto edelleen halutaan säilyttää paperisessa muodossa, tulee myös sen asianmukaisesta suojaamisesta huolehtia riittävällä tavalla. Asiattomilta pääsy sellaisiin tiloihin, joissa henkilötietoja säilytetään, on estettävä.

Selvitystyö ja siihen liittyvät vaiheet tulee kirjata ja dokumentoida osana rekisterinpitäjän tilivelvollisuutta. Tiedon hallinnan selkeytymisen lisäksi selvitystyön hyötynä voi olla yllättäen vapautuvaa tilaa vanhojen ja tarpeettomien paperiarkistojen hävittämisen jälkeen.

Tietosuojaan liittyvissä asioissa ota yhteyttä:
Asianajotoimisto Fenno Oy
Mirja Kattilakoski, lakimies, varatuomari
Puhelin: 0400 254 704
Sähköposti: mirja.kattilakoski@fennolaw.fi


kuva: Flickr - Isaac Bowen