Ajatuksia järjestömaailmasta ja sähköisistä palveluista

2.12.2014 15:14

Muistilista: Näin jäsenmaksujen laskutus sujuu onnistuneesti!

Jotta jäsenmaksujen vuosilaskutus sujuisi mahdollisimman helposti, kannattaa siihen valmistautua hyvissä ajoin. Katso alla olevalta listalta, mitkä asioita vähintään täytyisi ottaa huomioon ennen laskujen lähettämispäivää ja mitä huomioida lähettämisen yhteydessä ja sen jälkeen. Tämä lista on hyvä käydä läpi muutama viikko ennen kuin ajattelit lähettää laskut jäsenistölle. Linkeistä pääset kutakin aihetta koskevaan ohjeartikkeliin.

Muistilista

Noin kolme viikkoa ennen laskujen lähettämistä tarkista, että…

1. … kaikkien jäsenten tiedot ovat jäsenrekisterissä

  • Onko jäsenet lisätty Rekisteriin? Voit tuoda kaikkien jäsenten jäsentiedot Rekisteriin suoraan Excelistä.
  • Näyttääkö Rekisterin Hallinnassa näkyvä jäsenmäärä oikealta? Jos muutama jäsen puuttuu Rekisteristä, voit lisätä heidät yksitellen.
  • Ovatko jäsenten sähköpostiosoitteet kunnossa? Jäsenlistan suodatuksella voit katsoa, keneltä puuttuu sähköpostiosoite ja kenen sähköpostiosoite on merkitty virheelliseksi. Käytä hakuehtona Sähköpostiosoitteen tila! Korjaa virheelliset osoitteet – kysy oikeat tiedot jäseniltä.

2. … jäsentiedot ovat ajan tasalla

  • Lähetä sähköpostitse Jäsentietojen tarkistuspyyntö ja pyydä siinä erityisesti varmistamaan, että osoitetiedot ovat kunnossa, mikäli aiotte laskuttaa kirjeitse.
  • Muista varmistaa vielä viikko ennen laskutusta, että kaikki ovat päivittäneet tietonsa – tämä näkyy tarkistuspyynnön yksilönäkymässä.
  • Varmista tietojen ajantasaisuus henkilöiltä, jotka eivät ole reagoineet tarkistuspyyntöön tai joilla ei ole sähköpostiosoitetta, vaikkapa soittamalla heille.

3. … yhdistyksen tiedot ovat kunnossa
Rekisterin Asetukset-valikon kautta löydät Yhdistyksen tiedot -näkymän:

  • Tarkista, että sähköpostiosoite on se, jonka haluatte näkyvän lähettäjänä, kun lähetätte laskuja sähköpostitse.
  • Tarkista myös, että nimi on se, jonka pitäisi näkyä laskulla maksun saajana.
  • Tarkista, että tilinumero on oikein.


4. … yhdistyksen tiliin voi kytkeä viitemaksuseurannan (mikäli tätä haluatte käyttää)

  • Varmista, että yhdistyksellä on tili sellaisessa pankissa, joka löytyy tuettujen pankkien listalta.
  • Jos laskutatte myös muulla tavoin viitteellisiä laskuja (esim. pankkisiirtolomakkeet, joissa on viitenumero valmiina tai jokin muu laskutusohjelma) kannattaa Rekisterin laskuja varten luoda oma tili.

5. … viitemaksujen seurantaa varten olet tehnyt sopimuksen pankkisi kanssa

  • Jos sopimus on tehty jo, voit halutessasi varmistaa pankilta kytkennän ja sopimuksen yksityiskohtia (kuinka usein esimerkiksi viitetietoja toimitetaan).
  • Jos sopimus on tekemättä, mene Yhdistyksen/Seuran tiedot -näkymään, tulosta valtakirja ja vie se pankkiin.

Viikko ennen laskutusta varmista, että …

6. … henkilöllä, joka suorittaa laskutuksen, on tarvittava maksumahdollisuus
Laskujen lähettämisestä maksatte lähettämisen yhteydessä – muuten laskut eivät lähde!

  • Voitte etukäteen hankkia saldoa, jota voi käyttää maksamiseen.
  • Mikäli laskun lähettäjällä on lähettämishetkellä yhdistyksen tilin verkkopankkitunnukset tai luottokortti, voi hän suorittaa maksun verkkomaksuna.

7. … löydät jäsenet, joille laskuja pitäisi lähettää, helposti Rekisterin hakuehtojen avulla

  • Mikäli teillä on erisuuruisia jäsenmaksuja, niin löytyvätkö samaa maksua maksavat jäsenet hakuehdoilla?
  • Luo tarvittaessa ryhmät (esimerkiksi juniorit, seniorit tms.), johon liität ne jäsenet, jotka maksavat poikkeavan jäsenmaksun. Voit vaihtoehtoisesti myös käyttää erillistä jäsenmaksu-kenttää kuten pudotusvalikkoa, josta jäsenelle voi valita oikean jäsenmaksun.

8. … on selkeä, millä tavalla laskutat jäsenistöä – sähköpostitse, kirjeitse tai molempia

  • Pitääkö kaikille tai osalle lähettää kirjelasku vai riittääkö laskutus sähköpostitse?
  • Jos aiot lähettää sähköpostilaskuja, tarkista hakuehtojen avulla vielä keneltä puuttuu sähköpostiosoite tai löytyykö virheellisiä - Hakuehto: Sähköpostiosoitteen tila.
  • Jos aiot lähettää kirjelaskuja, tarkista hakuehtojen avulla vielä keneltä puuttuu osoitetiedot - Hakuehdot: Lähiosoite on tyhjä / Postinumero on tyhjä / Postitoimipaikka on tyhjä.
  • Kysy tarvittaessa jäseniltä puuttuvat tiedot, jotta laskut voidaan toimittaa perille.

Laskujen lähettämisessä ja sen jälkeen huomioitavaa

9. Jäsenlaskujen lähettäminen

  • Lähetä erisuuruiset jäsenmaksulaskut erikseen ja anna niille kuvaavat otsikot.
  • Jos laskutat sekä sähköpostitse että kirjeitse, lähetä vaikka ensin sähköpostilaskut ja sen jälkeen erillisenä laskuna kirjelaskut niille, joilla ei sähköpostiosoitetta ole.
  • Voit myös lähettää laskuja sähköpostitse ja muistutukset myöhemmin kirjeitse.
  • Voit tarkemmin katsoa kenelle olet lähettämässä laskua laskun luontinäkymän Näytä vastaanottajat-painikkeesta.

10. Tarkista sähköpostilaskujen perillemeno seuraavana päivänä

  • Laskun yksilönäkymässä näet listan vasemmassa sarakkeessa sähköpostiviestien mahdolliset toimitusvirheet. Sähköpostia yritetään toimittaa useamman kerran. Voit lukea virheilmoituksen klikkaamalla punaista kuvaketta. Selvitä kyseessä olevalta jäseneltä oikea sähköpostiosoite ja korjaa se jäsenen tietoihin.
  • Tämän jälkeen lähetä heille lasku uudelleen käyttämällä muistutustoimintoa: Klikkaa Lähetä muistutus ja valitse lisähakuehdoksi ”Sähköpostiosoitteen tila” > on jokin näistä > ”Käyttämätön”. Näin voit lähettää sähköpostilaskuja uudelleen jäsenille, joiden sähköpostiosoitteita juuri korjasit, ilmaisina ”muistutuksina”.

11. Tulosta kuitti kirjanpitoa varten jokaisesta laskuerästä, ellet käytä saldoa.

  • Kuitit Rekisterin toimintoja koskevista maksusuorituksista löydät Rekisterin Historia-näkymästä.
  • Jos käytät saldoa, niin saat sen ostosta kuitin.
  • Kaikki kuitit ovat kuitenkin tallessa Rekisterissäsi myös jatkossa.

12. Laskujen seuranta
Viitemaksujen seuranta käytössä:

  • Viitetiedot haetaan niin usein kuin olet pankkisi kanssa sopinut.
  • Muista, että yleensä kestää 2-3 pankkipäivää ennen kuin maksusuoritus näkyy tilillä. (Jos esimerkiksi tietoja haetaan kerran kuukaudessa ja suoritus oli tilillä päivä sen jälkeen, näkyy tämä Rekisterissä vasta kuukauden päästä.)
  • Jokaisen jäsenen kohdalla voi laskun yksilönäkymässä katsoa tarkempia tietoja: esimerkiksi milloin suoritus on tullut ja kuinka paljon jäsen on maksanut viitenumerolla.
  • Jos jäsen maksaa väärällä viitenumerolla, niin löydät suorituksen tiliotteeltanne ja voit käsin merkitä laskun maksetuksi.
  • Jos jäsen on maksanut liian vähän, niin jäsen voi maksaa lopun summan samalla viitenumerolla. Tässä tapauksessa ei kannata merkitä maksua maksetuksi käsin, jottei se muutu ylisuoritukseksi, kun jäsen sitten oikeasti maksaa.
  • Omia merkintöjä maksusuorituksista kannattaa tehdä vain, kun jäsen on todetusti maksanut väärällä viitenumerolla.

Viitemaksujen seuranta ei ole käytössä:

  • Kun saat tilinne tiliotteen, käy ruksimassa suoritukset hakemalla jokaisen jäsenen tiedot yksitellen laskun yksilönäkymässä.
  • Maksujen seuranta onnistuu hyvin käsin ja kun se hoidetaan huolella, voi helposti lähettää muistutuksia ja tiedot jäsenmaksusuorituksista jäävät talteen Rekisteriin.

Mitkä ovat viitemaksujen automaattisen seurannan hyödyt?

  • Seuranta ja selvittely onnistuvat paljon nopeammin ja helpommin, kun maksusuoritukset merkitään Rekisteriin automaattisesti.
  • Viitemaksujen seuranta kohdentaa maksajan nimestä huolimatta laskun oikealle henkilölle.

13. Laskun eräpäivä on ohi

  • Käy tarkistamassa laskun yksilönäkymässä onko laskuja avoinna.
  • Lähetä tarvittaessa muistutukset jokaisesta laskuerästä. Sähköpostimuistutukset ovat ilmaisia, kirjemuistutukset kustantavat vain kirjeiden lähetysmaksun. Halutessasi voit tietenkin lähettää muistutuksia myös jo ennen eräpäivää.

14. Jatkotoimenpiteet – raportti poistuneista jäsenistä

  • Merkkaa poistuneet jäsenet Rekisterissä ei-aktiiviseen tilaan tai poista heidät.
  • Saat tiedon siitä, ketkä eivät ole maksaneet, laskun yksilönäkymästä tai käyttämällä jäsenlistalla hakuehtona Laskun tila. Valitse siinä ensin yksi tai useampi lasku ja sitten tilaksi Odottaa. Näin näet kaikki jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jotakin valitsemistasi laskuista ja voit massatoiminnolla joko merkata heidät ei-aktiiviseksi, poistaa heidät Rekisteristä tai viedä heidän tietonsa Exceliin.

15. Jäsenmaksut ovat kasassa ja voit keskittyä yhdistyksen toimintaan.

Kuva: Flickr - Oliver Tacke
 


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!